Hvordan samarbeide i sanntid på et Word-dokument

Å jobbe med andre mennesker på et Word-dokument kan være en reell utfordring. Selv erfarne Microsoft 365-brukere kan finne det utfordrende å redigere og se gjennom delte dokumenter.

Du kan imidlertid enkelt samarbeide i sanntid om et Word-dokument mens du holder styr på eventuelle endringer og godkjenner eller avviser dem. Vi tar en titt på de nødvendige verktøyene og hvordan du kan bruke dem for det mest effektive samarbeidet.

Hva trenger du for å samarbeide om et Word-dokument?

Hvis du ønsker å samarbeide i sanntid om et Word-dokument, må du lagre det på OneDrive-kontoen din. For å gjøre det, åpne dokumentet, gå til Fil > Lagre som, og lagre den i OneDrive.

I tillegg anbefaler vi å bruke en nyere versjon av Microsoft 365 og ha et aktivt abonnement. I følge Microsoft, kan du fortsatt redigere dokumentet samtidig med andre, men du vil ikke ha funksjonen for sanntidssamarbeid.

For å se andres endringer, må du oppdatere dokumentet med jevne mellomrom. Hvis abonnementet ditt er utløpt, er det flere måter å gjøre det på få rabatt på et nytt Microsoft 365-abonnement.

Hvordan dele et Word-dokument

Nå som du vet hva du trenger for å jobbe med andre mennesker på det samme Word-dokumentet, la oss ta en titt på hvordan du kan dele det. Det første alternativet er å dele det fra Word. Åpne Fil menyen og velg Dele.

Du vil legge merke til at det er to forskjellige alternativer:

• Del med e-post. Du må skrive inn e-postadressene til personene du vil dele dokumentet med.
• Del med lenke. På denne måten kan alle som har lenken få tilgang til dokumentet. Hvis du må dele dokumentet med mange mennesker, kan dette alternativet være mer effektivt. Men hvis du jobber med noe konfidensielt, kan det være bedre å legge til hver enkelt bidragsyter manuelt.

Uansett hvilken metode du bruker, ta deg tid og angi de riktige tillatelsene. Klikk på Redigere og velg om personene du deler dokumentet med bare kan se eller redigere det.

Klikk deretter på Delingsinnstillinger alternativ. Der kan du angi en utløpsdato for dokumentet og til og med angi et passord for å holde informasjonen sikker. Når du er fornøyd med delingsinnstillingene dine, klikker du Søke om.

Alternativt kan du dele Word-dokumentet gjennom OneDrive ved å høyreklikke på filen og velge OneDrive > Del. Deretter må du angi delingsinnstillingene som vist ovenfor.

Hvordan spore og gjennomgå endringer i Microsoft Word

Avhengig av den angitte tillatelsen, kan personer du har delt dokumentet med, redigere dokumentet. For å holde øye med endringene som gjøres av alle, bør du slå på Spor endringer trekk.

For å gjøre det, åpne Anmeldelse fanen, og gå til Sporing Meny. Der, åpne Spor endringer menyen og velg For alle. Når funksjonen er aktivert, vil Word understreke lagt til tekst mens fjernet tekst markeres med gjennomstreking.

Nå, hvis du vil forhindre at noen andre ved et uhell slår av denne funksjonen, klikker du på Lås sporing alternativet og konfigurer et passord. På denne måten kan du sørge for at du ikke går glipp av endringer som er gjort i dokumentet.

Velg Hvordan Microsoft Word-visning endres

For mer effektivitet lar Word deg velge hvordan det skal vise endringene som er gjort i dokumentet. I Anmeldelse fanen, åpne rullegardinmenyen ved siden av Vis for gjennomgang ikon. Der velger du ett av følgende alternativer:

• Opprinnelig. Viser deg originaldokumentet. Den vil imidlertid ikke fjerne kommentarer eller endringer gjort av andre.
• Ingen markering. Fjerner markeringen og viser dokumentet med endringene du allerede har godkjent.
• Alle markeringer. Viser eventuelle endringer med en annen farge for hver samarbeidspartner.
• Enkel markering. Markerer endringer med rød linje.

Hvordan godta eller avvise endringer i Microsoft Word

For å godta eller avvise endringer, høyreklikk på den sporede endringen og velg enten Godta innsetting eller Avvis innsetting, avhengig av om noen har lagt til eller slettet tekst. Hvis noen andre har slettet en del av dokumentet, vil du se Godta sletting og Avvis sletting alternativer.

Selv om prosessen er enkel, kan du gå glipp av noen endringer hvis det er mange bidragsytere som jobber med det samme dokumentet. Hvis du vil være sikker på at du ikke går glipp av noe, bruk Endringer delen i stedet for å gå gjennom dokumentet manuelt. Der, bruk Tidligere og Neste knapper for å navigere gjennom endringene.

Det er flere måter å administrere sporede endringer på. Du kan for eksempel klikke Godta > Godta og gå til neste. Hvis du allerede har diskutert med kollegene dine om redigeringene, kan du bruke Godta alle endringer alternativ.

På samme måte kan du avvise endringer ved å klikke på Avvis knapp eller Avvis > Avvis og gå til neste. For å slette alle endringer, gå til Review-fanen, klikk på pilen nedenfor Avvis, og velg Avvis alle endringer. Dette kan være veldig nyttig hvis noen importerte store mengder data i Word uten å konsultere deg først.

Bruk gjennomgangsruten til å spore endringer i Microsoft Word

En annen effektiv måte å holde styr på eventuelle modifikasjoner på er å bruke gjennomgangsruten. Dette verktøyet vil vise deg antall synlige sporede endringer og kommentarer i dokumentet ditt.

For å få tilgang til den, gå til Gjennomgang > Sporing og klikk på Gjennomgangsrute. Deretter velger du en av Gjennomgangsrute vertikal eller Gjennomgangsrute Horisontal alternativer.

Hvordan spore endringer gjort av bestemte personer i Microsoft Word

Det kan være mer effektivt å sortere endringer etter forfatter. For å gjøre det i Microsoft Word, gå til Gjennomgang > Sporing og forlenge Vis markering Meny. Der, velg Spesifikke personer og fjern merket for alle boksene bortsett fra de som tilsvarer forfatterne hvis endringer du vil gjennomgå.

Hvordan slutte å dele dokumentet eller endre tillatelser i Microsoft Word

Hvis du vil slutte å dele dokumentet med spesifikke bidragsytere, åpner du dokumentet og går til Dele Meny. Der, velg Administrer tilgang.

For å fjerne tilgangen til en av bidragsyterne, velg brukernavnet deres. Klikk deretter Direkte adgang og åpne rullegardinmenyen. Plukke ut Fjern tilgang og bekrefte handlingen. Alternativt kan du bruke den samme menyen for å endre hvordan de får tilgang til det delte dokumentet.

Samarbeid enkelt i Microsoft Word

Bruk av Microsoft Words samarbeidsverktøy kan spare deg for mye tid, siden du ikke trenger å sende e-post til teammedlemmene dine om endringer som er gjort i dokumentet. I tillegg til samarbeidskapasiteten har Microsoft Word mange funksjoner og verktøy, så du trenger ikke en annen tekstbehandler for å fullføre prosjektene dine. Du kan for eksempel konvertere tabeller til grafer eller oversette språk mens du er på farten.