Har du noen gang mottatt en dårlig skrevet e-post i innboksen din? Du har kanskje lurt på hva den e-posten handlet om og hvordan du skulle svare. For å unngå å sende en elendig e-post selv, gå gjennom denne listen over vanlige feil i jobb-e-poster.
1. Manglende emnelinje
En av de vanlige feilene ved å skrive jobbe-poster er å ikke inkludere en emnelinje. En liste over emnelinjer er det første folk ser når de åpner e-postkontoene sine. Hvis noen mottar massevis av e-poster, vil en e-post uten en beskrivende og passende emnelinje sannsynligvis bli ignorert.
HubSpot Blog Research viser at effektive emnelinjer skal vekke nysgjerrighet og tilpasses. Fortell mottakeren din hvorfor e-posten din er viktig gjennom emnelinjen. Emnelinjen "Nyhetsbrev 1" er vag og engasjerer ingens interesse. Men "Newsletter 1: This Month's Top Performers" vil sannsynligvis få flere visninger.
2. Bruker feil tone
Tonen i en e-post kan gjenspeile hvordan du ønsker å bli oppfattet. Ordvalget ditt gjenspeiler enten en positiv eller negativ tone. For eksempel, å kommentere at noens idé er "rar" har en annen konnotasjon enn å si at ideen er "unik". Lær å skille mellom nyanser av betydning og velg de riktige ordene.
Arbeids-e-poster skal høres profesjonelle ut. Graden av formalitet avhenger av din arbeidskultur og faglige forhold til mottakeren. Hvis arbeidskulturen er vennlig, eller du har vært kollega med noen i lang tid, kan du starte jobbe-e-posten med "Hei John." Men hvis du henvender deg til noen du ikke kjenner i et annet selskap, er det tryggere å henvende deg til dem ved å bruke formatet "Dear Mr. Smith."
Når du tviler på ordvalget ditt, kan du konsultere en tesaurus eller ordbok på nettet. Den elektroniske skriveassistenten Grammarly inkluderer også en skrivetonedetektor i sine funksjoner. Du kan endre tonen i innstillingene til å høres selvsikker og profesjonell ut.
3. Manglende detaljer og vedlegg
Det er irriterende å motta en jobb-e-post med ufullstendige detaljer. Å sende e-post frem og tilbake for å få informasjon er en enorm tidsbruk. For å unngå dette, skisser alt det grunnleggende: hvem, hva, når, hvor, hvorfor og hvordan. Du kan følge følgende format:
- Første ledd: Hilsen og hovedpoenget i e-posten.
- Andre ledd: Alle relevante detaljer mottakeren trenger å vite om emnet.
- Tredje avsnitt: Oppfordring til handling (f.eks. trenger de å svare, oppnå en kobling osv.).
- Fjerde avsnitt: Takk.
Husk å legge ved eventuelle andre filer som mottakeren trenger. En vanlig feil er å si at du har lagt ved en fil uten å gjøre det! Du kan unngå dette ved å lese e-posten din før du sender den.
4. Forsømmer å redigere og korrekturlese
En e-post fylt med grammatiske feil og setningsfeil høres uprofesjonell ut. Mottakeren din tror kanskje du ikke har tenkt nøye over kommunikasjonen din. Feil skjer vanligvis når du har det travelt eller tenker raskere enn du skriver. Men det finnes måter du kan unngå eller redusere dette på.
Du kan starte med en disposisjon før du fyller ut alle detaljene. Etter at du har utarbeidet e-posten din, ta deg tid til å gjennomgå den før du trykker på send. Siden det er vanskeligere å fange feil når du er forfatteren, bruk nettbaserte verktøy. Hvis du ikke liker å laste ned apper og utvidelser, søk etter beste nedlastingsfrie stave- og grammatikkkontroller.
5. Uprofesjonell e-postadresse
Tenk deg hvordan en klient eller kollega ville reagert hvis de mottok en e-post fra [email protected]. Uprofesjonelle e-postadresser får deg til å se, vel, uprofesjonell ut. For å unngå denne grufulle faux pas, bruk jobbe-e-posten din.
Hvis du ikke har en firma-e-post, kan du lese videre hvordan du bruker en egendefinert e-postadresse med Gmail for profesjonelle e-poster. Anta at Gmail ikke er din kopp te. Du kan utforske alternativene for å sette opp en tilpasset e-post med mest populære e-postleverandører, bedre enn Gmail og Yahoo Mail.
6. Ingen signaturblokk
Tenk på signaturblokken som visittkortet ditt. Dette elementet plasseres etter signaturen din og inneholder ditt fulle navn og kontaktinformasjon. Signaturblokken hjelper mottakeren med å identifisere bedriften din og stillingen du har. Det lar mottakere raskt finne informasjonen din hvis de trenger å nå deg gjennom andre kanaler enn e-post.
Spør bedriften din om den har et nødvendig format for signaturblokken. Hvis ikke, kan du legge til følgende elementer:
- Fullt navn
- Rolle
- Team/avdeling
- selskapsnavn
- Kontakt nummer
- selskapets hjemmeside
- Firmakontoer for sosiale medier
Du kan tilpasse signaturblokken i e-postinnstillingene dine. Husk å redigere og korrekturlese denne delen også. Når den er lagret, vil signaturblokkeringen din inkluderes i din utgående e-post.
7. Å ikke vite forskjellen mellom kopi og blindkopi
Kopi og Blindkopi er feltene etter Til del. En av de vanligste feilene er å ikke vite når de skal brukes. Cc står for karbonkopi. Når du legger til noens e-postadresse i Kopi:
- De vil også motta en kopi av e-posten
- E-postadressen deres er eksponert for primærmottakeren i Til-feltet.
- De er informert om kommunikasjonen, men er ikke pålagt å handle på eller svare på e-posten.
Du bruker Kopi for å la hovedmottakeren vite at du holder andre oppdatert. Du bruker den også til å holde personen i Kopi informert. Du vil for eksempel fortelle lederen din hvordan teamets prosjekt utvikler seg. Så lagkameratenes adresser bør være i Til, mens lederens adresse skal være i Kopi.
Bcc står for blind karbonkopi. Når du legger til noens e-postadresse i Blindkopi:
- De mottar en kopi av e-posten.
- E-postadressen deres er ikke eksponert for andre mottakere.
Du bruker Blindkopi for å hindre at folks innbokser flyter over. Hvis noen fra Til eller Kopi felt treff Svar alle, mottakerne i Blindkopi vil ikke motta en e-post. Du kan også bruke Blindkopi for å hindre at andre mottakere får vite at noen andre er inkludert i e-posten. For eksempel, hvis du sender det samme nyhetsbrevet til alle kundene dine, vil du ikke vise e-postadressene deres for hverandre.
8. E-post utover arbeidstid
Det er lett å la seg rive med av spenningen ved et nytt prosjekt og sende e-post til sjefen eller kollegene klokken to om morgenen. Dette kan imidlertid bli et problem. Sjefen din eller jevnaldrende tror kanskje at du ikke respekterer tiden deres.
Hvis e-posten ikke er en nødssituasjon, send den innen arbeidstiden og gi andre tilstrekkelig tid til å svare. Dessuten, hvis problemet ditt haster, er det bedre å sende tekstmeldinger, ringe eller sende en direktemelding. En god løsning ville være å planlegge e-postene dine. De beste e-postplanleggingsverktøy du bør prøve vil hjelpe e-posten din til å lande i noens innboks på passende tider på dagen.
9. Svarer sent
Når du svarer sent på e-poster, kan det reflektere mangel på engasjement i arbeidet ditt. En enkel tommelfingerregel er å svare innen 24 timer eller innenfor avsenderens gitte tidsramme. Kommuniser raskt og tydelig hvis du trenger mer tid til å lage et svar.
En god praksis ville være å aktivere e-postens autosvarfunksjoner hvis du er opptatt eller ikke er på kontoret. Du kan for eksempel sjekke hvordan du setter opp en tilbakevendende feriesvar i Gmail. E-postplattformen har også maler som lar deg lagre ferdige svar.
Unngå vanlige e-postfeil og gi et godt inntrykk
E-postene dine kan etterlate et positivt eller negativt inntrykk på kollegene dine. For å forbedre din profesjonelle e-postetikett, unngå disse vanlige feilene i jobbe-poster. Og husk, ikke send den når du er i tvil!
Hvis du trenger mer hjelp til å lage e-poster, prøv å bruke e-postmaler. Bruk av maler sikrer at kommunikasjonen din høres ut og ser profesjonell ut. Begynn å utforske plattformene som lar deg laste ned gratis malpakker som du kan bruke i e-postappen din.
