Avtaleautomater er nyttige ting, men de er ikke en del av de fleste gratis online kalendertjenester. Så hvis du bruker Google Kalender, må du også bruke en tjeneste som Calendly eller WhenIsGood for å faktisk planlegge arrangementer med noen andre. Ikke sant?
Hvis du har en personlig Google-konto, er det fortsatt tilfelle. Men hvis du har en Google-konto gjennom din arbeidsgiver eller utdanningsinstitusjon, har du nå tilgang til avtaleplasser i Google Kalender. Her skal vi snakke om hvordan du setter opp dette verktøyet for første gang og hvordan du bruker det fremover.
Sette opp avtaleplasser i Google Kalender
For å komme i gang med verktøyet for avtaleautomater, naviger til Google-kalenderen og klikk på Skape knappen øverst til venstre. Dette åpner en rullegardinmeny. Velg det nederste alternativet, Timeplan. Første gang du gjør dette, vil du bli guidet gjennom en rekke sider som setter opp funksjonen for fremtidig bruk.
1. Opprette din kalender
Dette starter med navnet på avtalekalenderen din. Hvis du bruker en bedriftskonto, kan dette være navnet på bedriften din. Hvis du bruker en utdanningskonto, kan dette være navnet ditt og hovedfaget ditt, eller din rolle i institusjonen. I begge tilfeller kan du også legge til et bilde og en kort beskrivelse.
Du kan også fylle inn din generelle tilgjengelighet (hvilke timer på hvilke ukedager) og hvor lenge avtalene dine er. Du kan også stille inn en Generell tilgjengelighet for hvor langt fremover du er villig til å planlegge avtaler.
Så langt har det meste av dette bare vært å definere hvordan avtaletidspunktene dine vil fungere. I tilfelle du ikke vil bruke Google Kalender til dette, her er noen av de beste møteplanleggingsapper å bruke i stedet.
2. Opprett din side og skjemaer
Herfra begynner du å lage de utadvendte elementene i Google Kalender. Avtalekalenderen din får sin egen bookingside, og et skjema med en delbar lenke som du kan sende andre slik at de kan planlegge møter med deg. Hvert møte kan også ha en beskrivelse av den aktuelle avtalen.
Du kan også kontrollere innstillinger for hendelsespåminnelser og møteplasser, enten det er en fysisk plass, telefonnummer eller videoanropskobling. Når alle veilede oppsett er fullført, klikker du på den blå Ferdig knappen i avtalevinduet, og du er klar til å begynne å planlegge avtaler.
Hvis timeplanen din endres, gå gjennom den samme sekvensen for å justere tilgjengeligheten, plasseringen eller annen informasjon etter hvert som den endres.
Bruk av avtalekalenderen din
Når du ser på Google-kalenderen din når du ikke har noen avtaler, vises avtaletilgjengeligheten din som en smal kolonne langs venstre side av den vanlige dagen med et øyeblikk. Et rutenettikon øverst åpner en spesiell meny der du kan se timeplanen din og få tilgang til lenken til planleggingsskjemaet.
Du kan sende denne lenken til andre slik at de kan planlegge med deg, men du kan også fylle ut denne selv, inkludert å legge til andre e-postadresser til arrangementet som dine gjester. Hvorfor vil du bestille dine egne timer?
- Det er enklere enn å gå tilbake gjennom avtaleinnstillingene for å endre tilgjengeligheten din.
- Det hjelper deg med å administrere hendelser og tilgjengelighet på tvers av flere kalendere.
- Det er enklere hvis du planlegger en avtale over telefon eller personlig i stedet for via e-post.
Når du har en avtale, vises den som andre hendelser i Google-kalenderen din. Hvis du trenger å se gjennom, redigere eller slette avtalen, klikker du på den i kalenderen din.
Alle alternativene er i øvre høyre hjørne av arrangementsflisen, inkludert søppelbøtteikonet for å slette hendelsen fra timeplanen din. Dessuten er det noen nyttige tillegg for Google Kalender som du kan bruke til å forbedre opplevelsen din.
Nok en praktisk funksjon for Google Suite
Avtaletidspunktene i Google Kalender er ikke tilgjengelige for alle brukere, og det er ikke fullt så intuitivt som mer kjente Google Suite-funksjoner. Men det gir mye nytte, spesielt for folk som regelmessig bruker Google Kalender innenfor sine profesjonelle eller pedagogiske arbeidsflyter.
