Et godt produktivitetssystem er avgjørende, spesielt hvis arbeidet ditt innebærer å bruke mye tid ved datamaskinen. Uten en, er det for lett å få oppmerksomheten din sugd inn i en rekke områder – og at du ikke kommer videre med målene du ønsker å oppnå.
Hvis du er interessert i å optimalisere produktiviteten din, har du nesten helt sikkert hørt om Apple Calendar før. Notion er en annen app som har fått betydelig gjennomslag de siste årene, med slike som Ali Abdaal og Thomas Frank som spesielt sterke talsmenn.
Men hvilken app er bedre for daglig planlegging, og – i så henseende – hva kan hver enkelt tilby deg? Bør du vurdere å bruke dem sammen, i stedet for å velge det ene eller det andre? La oss finne det ut.
1. Arrangere møter
En kalender er det bedre alternativet for å arrangere møter og andre arrangementer. Du kan enkelt velge om du vil at arrangementene dine skal vare hele dagen eller for bestemte tidsluker, og det er enkelt å invitere folk. I tillegg kan du inkludere vedlegg, notater eller lenker til nyttige ressurser. Når du bruker en kalenderapp, vil du også finne det enkelt å godta alle arrangementer du er invitert til.
Forestillingen er imidlertid ikke verdt å ignorere fullstendig. Du kan bruke maler til å lage kalendere, som gir deg full oversikt over dine kommende forpliktelser.
2. Blokkerer tiden din
For mange mennesker er tidsblokkering en effektiv måte å sikre at du bruker nok tid på meningsfylte oppgaver. Hvis du ikke planlegger tiden din, risikerer dagen å bli fragmentert. Dessuten kan det hende at du ikke klarer å gjøre så mye fremgang på dine store prosjekter og mål som du ønsker.
I tillegg til å arrangere arrangementer, kan du også bruke en kalender til å blokkere tid til viktig arbeid. Du kan bruke de samme verktøyene som er nevnt i forrige seksjon for å oppnå dette, for eksempel å velge hvor mye tid du vil tildele. Hvis du er prøver Pomodoro-teknikken, for eksempel kan dine behov avvike fra andres.
Du kan lage en mal i Notion som lar deg planlegge dagen din, men det er enklere å bruke en kalender. Hvis du ikke har en Apple-enhet, kan du prøve øke produktiviteten med Google Kalender i stedet.
3. Tilleggsfunksjoner for daglig planlegging
Hver app i produktivitetssystemet ditt skal oppfylle et av dine behov, men det er alltid hyggelig når du har flere funksjoner å jobbe med. Mens kalenderen ble best i de to foregående kategoriene, tar Notion prisen i denne delen.
Notion har flere funksjoner du kan bruke for å planlegge dagen bedre. Du kan for eksempel oppsummere de viktigste oppgavene dine for hver ukedag og legge disse til på samme side. Når du bruker Notion, kan du også laste ned maler som lar deg kartlegge målene dine og spore fremgangen din mot dem.
Du kan imidlertid også tilpasse et par ting i kalenderen. Du kan for eksempel bestemme om du vil se timeplanen din basert på måneden som helhet – eller året, dagen eller uken.
4. Enheter du kan bruke disse appene på
Oppfatning og kalender skiller seg ganske betydelig fra hverandre når det gjelder kapasitet på tvers av enheter. Som med andre Apple-utviklede apper, kan du bare bruke Apple Calendar innenfor nevnte økosystem. Hvis du ikke bruker Apple-enheter, må du finne et alternativ.
I likhet med Apple Calendar er Notion tilgjengelig på Apple-enheter. Du kan laste ned den offisielle appen for iOS og iPad fra App Store, og en nedlasting for Mac er tilgjengelig på Notion-nettstedet. Hvis du heller ikke vil laste ned appen for Mac-en din, kan du også bruke Notion i nettleseren din.
I tillegg til Apple-enheter kan du også bruke Notion på Android. I tillegg har selskapet en app for Windows.
5. Sette opp gjentakende oppgaver
Mange av oss trenger å utføre lignende oppgaver flere ganger i uken; å sjekke e-post er ett eksempel. Ja, vi kan legge til disse i kalenderne våre hver gang – men å gjøre det er like ensformig og tidkrevende.
Apple Calendar lar deg enkelt sette opp gjentakende oppgaver. Du kan velge om du vil at den skal gjentas hver dag, uke, måned eller år. Alternativt kan du bestemme deg for en tilpasset tidsskala.
Hvis du vil lage gjentakende oppgaver i Notion, kan du prøve å lage daglige gjøremålslister og ganske enkelt fjerne merket for dem hver gang. For funksjoner som ikke er tidssensitive, kan du finne det sette opp gjentakende oppgaver med Todoist er et bedre alternativ.
6. Opprette gjøremålslister
Hvis du vil lage grunnleggende gjøremålslister, er Notion et bedre valg enn Apple Calendar. Alt du trenger å gjøre er å lage en ny side og skrive / på tastaturet før du velger Gjøremålsliste fra Grunnblokker seksjon. Du finner mange maler som lar deg lage gjøremålslister, og du kan også lage dine egne.
7. Tilpasningsalternativer
Den primære funksjonen til produktivitetsapper er å hjelpe deg med å ta kontroll over arbeidsflyten din. Men samtidig er det fint om du kan tilpasse alt slik at det ser ut slik du vil ha det. Apple Calendar og Notion er forskjellige i alternativene på dette området, men du har valg for begge.
Apple Calendar lar deg endre fargene på hver kalender du legger til i appen. Du kan velge fra et utvalg av ferdiglagde, men du har også muligheten til å velge dine egne hvis det er enklere for deg. Med Apple Calendar kan du også bestemme hvilke kalendere du vil vise – og de du heller vil skjule fra visningen.
I Notion har du mange tilpasningsalternativer. Du kan for eksempel legge til emojis på hver side. På toppen av det kan du velge mellom tre forskjellige fonter å skrive på siden din. Notion gir også kontroll over sidebredden og tekststørrelsen.
8. Inviter andre til å samarbeide
Samarbeid er en avgjørende del av å være produktiv, spesielt hvis du jobber eksternt eller som en del av en hybridmodell. Og i Notion og Kalender finner du et utvalg alternativer. I Apple Calendar kan du dele noen av kalenderne dine med andre via en lenke. Du kan også bestemme om du vil at disse skal være offentlige eller ikke.
Notion lar deg invitere andre brukere til arbeidsområdet ditt. Antall personer du kan legge til i én plass avhenger imidlertid av medlemskapet ditt. Gratisversjonen lar deg invitere opptil 10 gjester; for betalte planer overstiger antallet 100.
Idé og kalender bør begge være en del av produktivitetsøkosystemet ditt
I stedet for å se på «Notion vs. Kalender", å tenke på hvordan du kan bruke de to appene sammen er en mye klokere tilnærming. Begge utfyller hverandre, og du vil ha et mye bedre avrundet produktivitetssystem ved å spille etter deres styrker.
En kalender er et flott verktøy for å planlegge spesifikke hendelser i løpet av dagen, men du kan bruke Notion til å skissere det større bildet. Dessuten er det nyttig for å lage enkle gjøremålslister.