Fordeler og begrensninger ved bruk av makroer i Google Sheets

Hvis du er en hyppig bruker av Google Sheets i hverdagen, må du vite at repeterende oppgaver tar mye tid. Du må formatere celler, tekster, tall, grafer, kantlinjer og så videre.

Takket være App Script og GUI-basert opptak kan du automatisere oppgaver ved å kjøre makroer. Selv om det er enkelt å kjøre en makro, er det kanskje ikke mulig eller akseptabelt i alle tilfeller. Ved å forstå fordelene og ulempene med Google Regneark-makroer kan du bruke dem effektivt og sikkert.

Hvorfor bør du bruke Google Sheets-makroer?

La oss si at du må administrere tusenvis av data i flere regneark. Disse regnearkene kan være årsbudsjett, gjøremålslister, månedlig budsjett, investeringssporing, hendelsesplanlegger, planlegger, produktbeholdning og så videre.

Til slutt alle disse Google Sheets vil inneholde forskjellig formatering for tekster, tall, datoer, klokkeslett og mange flere. Du kan også lage fargede kolonner, rader og tekster for bedre datasynlighet.

Du vil eliminere mange repeterende trinn hvis du nøye registrerer alle Google Sheets UI-interaksjonene du utfører med makroopptakeren. Gjør dette én gang for hvert regneark, og tilordne en hurtigtast for makroen.

I slekt: Hvordan automatisere repeterende oppgaver i Google Sheets med makroer

Bruk tastatursnarveien til å formatere nylig angitte data. Her er noen av de enkle makroene du kan begynne med:

• Formatering av flere tabeller i et regneark.
• Lag den samme datavisualiseringen fra lignende sett med data gjentatte ganger.
• Transformer formler til verdier og eksporter deretter data til andre verktøy.
• Sorter dataene på alle ark etter en enhetlig regel.
• Du kan enkelt vise kolonner og rader på tvers av regnearket.
• Tilordne uniforme fanefarger til alle arkene i en bestemt fil.
• Makroer lar deg tilbakestille filtre på et blunk.

Du kan implementere makroer for å redusere tiden du bruker på å organisere og beregne data. Fordelene med Google Regneark-makroer gir deg selvtillit og motivasjon.

Hva er fordelene med å bruke makroer i Google Sheets?

En makro er en av Google Sheets raske hacks for å forbedre brukeropplevelsen for Google Regneark. Det øker effektiviteten og muligheten til å administrere mer data samtidig som den reduserer den totale behandlingstiden. Følgende er noen viktige fordeler ved å bruke makroer i regnearket ditt:

1. Automasjon

Du kan fullautomatisere Google Sheets-basert databehandling ved hjelp av makroer. Alt du trenger å gjøre er å planlegge strategien din for dataregistrering, formatering, organisering, beregning og visualisering.

Utfør nå oppgavene trinn for trinn mens du registrerer hver oppgave i en separat makro. Tilordne unike tastatursnarveier til makroene. Du kan også lage en ordliste for disse snarveiene og plassere dem i regnearket for referanse.

For småskala databasearbeid kan Google Sheets-makroer enkelt kutte ned kostnadene for et ekstra teammedlem eller kostbare verktøy.

I slekt: Hvordan lage en database i Microsoft Access: En trinn-for-trinn-veiledning

2. Feilfri databehandling

Menneskelige feil er uunngåelige i regneark. Feilene kan mangedobles hvis flere personer jobber på samme regneark. Derfor vil implementering av makroer minimere manuelle oppgaver som dataregistrering, dataformatering og databeregninger.

Når det er minimalt med manuelle oppgaver, kan du forvente feilfri databehandling i et samarbeidende regneark.

3. Bruk regler for datavalidering og samsvar

Hvis arbeidet ditt krever strenge overholdelseskrav, kan du bruke makroer. Bruk makroer for å bruke flere regler umiddelbart i stedet for manuelt å tilordne regler til hvert ark.

Du kan enkelt implementere dataoverholdelse og valideringspolicyer på tvers av mange prosjekter uten å kaste bort tid og penger.

4. Kutt ned gjettingarbeidet

Makroer og Google Forms kan hjelpe deg å utvide kraften til regnearkene dine. For samarbeidende regneark, bruk dedikerte Google Forms for dataregistrering. Tilordne også noen få makroer for formatering og beregninger.

Teammedlemmene dine kan nå enkelt legge inn nye data og formatere arket for å møte dine forventninger. De trenger heller ikke vente på instruksjonene dine.

5. Eliminerer sløvhet

Du eller teammedlemmene dine vil snart bli utslitt hvis du trenger å manuelt legge inn data, formatere celler eller beregne verdier og så videre. Manuelt arbeid trenger også ekstra fokus. Dermed blir arbeidsstyrken din mer uproduktiv.

Automatiske makroer hjelper deg med å jobbe raskere og eliminere kjedsomhet på jobben. Du og arbeidsstyrken din kan enkelt flytte fokus til viktige oppgaver som gir deg inntekter.

6. Enkel å feilsøke

Én makro kan lagre flere UI-interaksjoner. Derfor, hvis du ser uvanlig formatering, dataorganisering eller beregnede verdier, vet du hvor du skal feilsøke.

Hvis du ikke bruker makroer, må du gå gjennom mange trinn for å feilsøke feil.

7. Google Apps-integrasjon

Det underliggende programmet for makroer er App Script. Du kan lære avanserte skript for å integrere Google Sheets med andre Google Workspace-tjenester som Dokumenter, Disk, Skjemaer og så videre.

Du kan bruke makroer til å flytte, kopiere eller slette filer i Google Disk fra Google Regneark.

Er det noen ulemper med Google Sheets-makroer?

Noen få ulemper forhindrer fullverdig distribusjon av makroer i ethvert prosjekt. Følgende er manglene som Google Regneark-makroer lider av:

1. App Script-sikkerhetsproblemer

Ukjente makroer kan utgjøre en trussel mot hele Google-regnearket ditt. Hackere kan lage komplekse makroskript som kan stjele data fra arbeidet ditt eller ødelegge databasen for godt.

2. Makroer eksporteres/importeres ikke automatisk

Du kan ikke kjøre makroer fra ett ark til et annet. Du må gå gjennom en kompleks prosess med å importere makroer ved å kopiere skriptet.

3. Læringskurve

Du må gå gjennom noen hjelpe- og opplæringsartikler for Google Regneark for å mestre bruken av makroer. Du må også planlegge Google Sheets UI-interaksjoner for å lage effektive makroer.

4. Tastatursnarveiskonflikter

Det er minst ti Google Sheets-tastatursnarveier som kan forstyrre makrosnarveier. For de snarveiene starter også med Ctrl + Alt + Shift.

Derfor må du lage unike snarveier for makroer. Skriv dem også ned for fremtidig referanse.

5. Det kan være feil i tunge makroer

Noen ganger kan det hende du ikke inkluderer alle UI-interaksjoner i én makro. En makro med omfattende trinn kan redusere databehandlingen eller kanskje ikke fungere i det hele tatt. Det kan være lurt å dele opp trinnene i flere makroer.

Google Sheets-makroer for raskt feilfritt arbeid

Det er alltid fordeler og ulemper med enhver teknologi, og Google Sheets-makroer er ikke et unntak. Imidlertid veier fordelene mer enn ulempene.

Derfor bruker mange Google Sheets-eksperter makroer i regnearkene sine for å levere feilfritt arbeid i et hektisk arbeidsmiljø. Ved å implementere makroer kan du også bli en kraftig Google Sheets-bruker.

4 Google-skript som gjør Google Sheets kraftigere

Google Sheets er flott rett ut av esken, men kan være enda kraftigere hvis du bruker Google Sheets-skript for å forbedre funksjonene.

Les Neste

Om forfatteren