Med Google Dokumenter er det enkelt å dele og samarbeide om dokumenter. Men hvis du jobber med en rekke av dem, vil du ha flere måter å dele koblingene dine og justere tillatelser på.
Det er enkelt å slå av disse innstillingene slik at alle med koblingen raskt kan få tilgang til filen og komme på jobb. Men noen ganger kan det bety overdeling eller tillate folk å redigere som du foretrekker ikke. I denne artikkelen kan du lese om ulike måter å dele linker til Google-dokumentene dine på og hvordan de fungerer.
1. Bruk delingsinnstillingene for å dele Google-dokumentene dine
Med mindre du jobber i en delt disk, setter Google dokumenter du oppretter til Begrenset som standard. Det betyr at du må justere delingsinnstillingene før andre kan se den ved å bruke lenken. Ellers vil seerne dine komme til en side som ber dem om å be om tilgang, noe som kan bety mye ekstra arbeid og varsler for deg og en ventetid på dem.
For å justere tillatelsesinnstillingene på filen, klikk Dele øverst til høyre på skjermen for å få frem delingsinnstillinger. Innenfor denne menyen kan du se en rask oversikt over hvem som har tilgang til dokumentet. Du kan også gi tilgang til andre. Her er hvordan hver seksjon i denne menyen fungerer.
Legg til personer og grupper
Hvis du vil begrense hvem som har tilgang til Google-dokumentene dine, kan du legge til bestemte personer ved å bruke dette feltet øverst i menyen. Skriv inn e-postadressen deres her. Det neste trinnet er å tildele deres rolle, velge om du vil varsle dem, og legge til en valgfri melding.
De får en e-post som forteller dem at du har delt den med dem, inkludert en lenke som tar dem til den. De kan også finne den igjen senere i Delt med meg fanen i sin egen Google Disk.
Folk med tilgang
Under Folk med tilgang overskrift, kan du se hvem som har tilgang til dokumentet. Du kan også justere deres rolle ved å klikke på pilen ved siden av den – disse er:
- Seer– disse personene kan se dokumentet, laste ned, skrive ut eller kopiere det.
- Kommentator– de kan dele og bruke kommentarer eller forslag til å kommunisere med deg.
- Redaktør—de har den nest mest kontroll til Eieren (deg, hvis du opprettet dokumentet). De kan endre den, jobbe med andres forslag og til og med dele filen med andre og justere tillatelsene.
I tillegg kan du bruke denne menyen til å Overfør fileierskap eller Fjern tilgang.
Du kan gjøre ytterligere justeringer av delingsinnstillingene dine ved å klikke på tannhjulet øverst til venstre i panelet. Her kan du slå av muligheten for redaktører til å dele eller endre tillatelser for et dokument. Du kan også hindre seere og kommentatorer i å laste ned, skrive ut eller kopiere dokumentet.
Generell tilgang
Innenfor Generell tilgang, kan du bestemme om du vil beholde dokumentet begrenset eller om du vil gi tilgang til Alle som har linken. For å gjøre det, klikk på fly-menyen ved siden av Begrenset og foreta byttet.
Når du bytter, kan du redigere innstillingene slik at de med lenken kan se, kommentere eller redigere. Husk at hvis du har filen åpen for de som har lenken, kan du ikke hindre andre i å dele lenken.
Når du er klar, kan du raskt hente lenken ved å klikke Kopier link nederst til venstre på panelet. Nå kan du lime den inn hvor du vil. For rask tilgang kan du visuelt bokmerke og organisere koblingene dine i programvare som Notion for å hjelpe deg med å finne og dele dem senere.
I tillegg kan du kopiere lenken rett fra adressefeltet. Marker alt frem til skråstreken etter den lange rekken med tall og bokstaver for å gjøre det.
Du kan publiser Google-dokumentene dine for alle å se ved å klikke Fil i øverste venstre hjørne av skjermen, mens du holder musepekeren over Dele, og velge Publiser på nettet. Derfra er alt du trenger å gjøre å klikke på publisere knapp.
Dette kan virke det samme som å sette delingsinnstillingene til Alle som har linken. Det er det, bortsett fra at informasjonen kun er visning, og endringene du gjør i dokumentet er ikke aktive. Så når filen din er klar for visning, kan du trykke på publiser og gi andre tilgang.
Men hvis du trenger å fortsette å jobbe med dokumentet, kan du justere innstillingen slik at ingen ser endringene dine før du trykker publisere en gang til. For å gjøre det, klikk på fly-menyen ved siden av Publisert innhold og innstillinger når du gjør det offentlig, og fjern merket Publiser automatisk på nytt når endringer er gjort.
Når du har publisert den, kan du dele koblingen eller bygge den inn i andre dokumenter eller nettsider. For å ta ned filen, er alt du trenger å gjøre å gå tilbake til den samme menyen og velge Slutt å publisere. Dette er en fin måte å dele informasjon på uten å bygge et nettsted eller bekymre deg for domene og hosting.
Hvis du oppretter et bokmerke i Google-dokumentene dine, kommer leserne dine til et bestemt sted på siden. Å gjøre slik:
- Plasser markøren der du vil at bokmerket skal vises.
- Gå til Sett inn og Bokmerke.
- Når du velger Bokmerke, vil symbolet vises i dokumentet ditt.
- Klikk på symbolet for å kopiere lenken eller slette den.
Husk at de du deler bokmerkekoblingen med, også trenger tilgang til resten av dokumentet. Dette betyr også at de kan se hele greia.
Det er mange måter du kan dele Google Docs-koblingene på:
- Ved å bruke delingsinnstillingene kan du holde den eksklusiv eller gjøre den allment tilgjengelig for seere, kommentatorer eller redaktører.
- Publisering lar deg dele arbeidet ditt i et offentlig format.
- Bokmerker lar deg bli mer spesifikk.
Hvilken du velger er opp til deg og hvilken type dokument du vil koble til. Husk å dobbeltsjekke dokumentene dine før du deler.