Hvordan uttrykke vanlige klager på arbeidsplassen i profesjonelle e-poster

Hvis du noen gang har jobbet på et kontor, kjenner du utfordringene ved å håndtere mange forskjellige mennesker. Et vanlig problem er å være redd for å konfrontere problematiske kolleger og stoppe oppførselen deres, men du kan uttrykke deg profesjonelt, enten du er ansatt eller leder.

En av de enkleste metodene er å sette tankene dine i en e-post. Vi bryter ned saken gjennom eksempler på vanlige arbeidsplassklager. Lær de mest konstruktive måtene å si dem på og flere e-posttriks som kan hjelpe deg.

1. Jeg venter fortsatt på at du skal fullføre den oppgaven

Ikke alle jobber i samme tempo, men det er et problem når én person stopper et teamprosjekt. Hvis oppgaven din avhenger av at kollegaen sender inn sine egne, kan du anspore dem til handling med noen få ord i en e-post.

Her er noen profesjonelle måter å nærme seg og uttrykke denne klagen på, som du kan tilpasse til dine omstendigheter:

• Vi må forbedre arbeidsflyten vår slik at vi ikke kommer etter planen. Er (dato og klokkeslett) en god frist for deg? Da kan jeg overholde fristen min på (dato og klokkeslett).
instagram viewer
• Trenger du hjelp til denne oppgaven? Vi må fullføre prosjektet i tide, så (medarbeiders navn) har tilbudt å hjelpe deg med eventuelle problemer på din side.

Målet er ikke å fornærme kollegaen din, men å sette mål og løsninger, samtidig som du gjør det veldig klart at dere begge er en del av et team med en aktiv interesse for å få ting gjort.

Sørg for å samle så mange tips for å overholde tidsfrister og fullføre oppgaver som du kan. Det blir lettere å gi råd til folk etter behov.

2. Fristen er i morgen

Her er en annen vanlig klage du kanskje brenner inne. Hvis kollegaen din klipper det for nærme, til tross for flere påminnelser, kan du motivere dem i en e-post uten å miste humøret.

Grunnen til at du kontakter dem haster, så løsningene du tilbyr trenger litt direktehet, om ikke annet for å få medarbeideren din til å ta saker på alvor.

Prøv disse alternativene:

• Prosjektet har termin i morgen, men det er fortsatt noen løse tråder. La oss ha en videokonferanse med teamet i ettermiddag for å diskutere løsninger.
• Ledelsen forventer prosjektet i morgen. Hvis du neppe overholder fristen, kan du forklare hvorfor i en rapport, som vi kan sende inn med alt annet?

Selv om e-poster er en enklere måte å uttrykke vanskelige tanker på, har de ikke samme innvirkning som å diskutere problemer personlig. Så når du prøver å endre noens dårlige arbeidsflytvaner, må e-posten din være enkel og smart for å fange oppmerksomheten deres.

3. Slutt å utsette

Den samme konstruktive tilnærmingen er best for alle dine arbeidsplassklager, levert i et rolig og nøytralt språk. Tross alt kan en som utsetter en medarbeider belaste en bedrifts arbeidsflyt, men de gjør det ikke alltid fordi de er late.

Se om det er for mange distraksjoner, eller om de er overveldet med oppgaver. Finn problemet og skreddersy e-posten din deretter med løsninger og insentiver. Få inspirasjon fra disse eksemplene:

• Kontoret kan være distraherende. Hvis det gjør det vanskelig å fokusere på arbeidet ditt, la oss diskutere endringer og hvilke mål vi kan sette for deg.
• På slutten av uken, la oss gå gjennom alle fullførte og gjenværende oppgaver, slik at vi kan bruke neste uke mer produktivt.

4. Jeg har ikke tid til å gjøre alle disse oppgavene

Strategien din for å skrive e-post bør endres litt når du prøver å beskytte deg mot utbrenthet. Poenget er å vise at du kjenner dine forpliktelser, hvordan du prioriterer dem og hva du ikke er ansvarlig for.

Sett grenser høflig ved å bruke uttrykk som disse i e-postene dine:

• Jeg hjelper gjerne til med den oppgaven. Vil du vente til jeg er ferdig med mine nåværende oppgaver? De har termin før.
• Dessverre, hvis jeg aksepterer flere oppgaver, vil jeg trenge overtid. Kan du kjøre det forbi (lederens navn) og diskutere hvordan det ville fungere?

Hvis arbeidsplassen din bruker programvare for teamadministrasjon, kan det være lettere å dele hele timeplanen din. Du kan også organisere oppgavene dine i Asanafor eksempel for å gjøre de viktige jobbene synlige, inkludert deres tidsfrister og samarbeidspartnere.

5. Jeg jobber ikke for deg

Dominerende medarbeidere kan ta oppførselen deres for langt, og forventer at du hopper når de ringer eller aksepterer ekstrajobber fra dem. Dette er nok en situasjon med desperat behov for grenser.

Før du tar mer alvorlige tiltak, prøv å resonnere med kollegaen din gjennom en godt utformet e-post. Det skal være høflig, men fast, da det etablerer like fot på arbeidsplassen. Her er noen formuleringer du kan prøve:

• Jeg beklager å høre at arbeidsmengden din er overveldende. Jeg vil ikke kunne hjelpe deg på grunn av mitt eget ansvar, men hvis du kontakter lederen din, kan du utarbeide en mer bærekraftig plan.
• Takk for at du tenker på meg for denne jobben, men den passer bedre til en annen avdeling. Hvis de har tid, kan de samarbeide med deg.

6. Slutt å snakke om folk

Konkurranse på arbeidsplassen er uunngåelig. Dessverre får det kolleger til å streve etter å skille seg ut, selv om det betyr å kutte i samtaler for å komme med egne tanker. Noen avbryter også ubevisst og skjønner ikke at det er irriterende.

Det finnes diplomatiske måter å oppmuntre dem til å stoppe denne oppførselen. Siden de kanskje gjør det for oppmerksomhet, appeller til den siden av dem i e-posten din, samtidig som du oppmuntrer til en mer lagspiller-tankegang.

Prøv noe som disse uttrykkene:

• Du bidrar ofte med verdifulle ideer. Din proaktive tilnærming til å finne løsninger er notert. Hver medarbeider er like viktig for bedriften, og vi liker å høre alles stemme på arbeidsplassen.
• Det kreves teaminnsats for dette prosjektet, samt tydelig kommunikasjon. For å sikre smidig samarbeid, må alle som bidrar til diskusjonen ha lik sjanse til å uttale seg.

Hvis du prøver å administrere et teamprosjekt med folk som har en tendens til å snakke om hverandre, kan du sette grunnregler i en gruppe-e-post. Finne tips som forbedrer skriftlig kommunikasjon og bruk dem til å skape et vennlig, men produktivt miljø.

7. Slutt å sende meg tekstmeldinger utenfor jobben

Tar en medarbeider eller sjefen din kontakt med deg på friminuttet? Dette er et vanlig problem som vanligvis involverer teksting. Det er spesielt ubehagelig når du ikke er så kjent, eller de vil snakke butikk mens du trenger å slappe av.

Hvis det ikke fungerer å ignorere disse menneskene, eller de går for langt, er den beste løsningen å sende dem en e-post som forklarer holdningen din. Budskapet skal fremheve viktigheten av faglige grenser og spesielt fritiden din.

Se på disse alternativene og se hvordan du kan tilpasse dem til dine behov:

• Vær oppmerksom på at jeg kanskje ikke er tilgjengelig for å snakke etter arbeidstid på grunn av personlige forhold. Jeg diskuterer gjerne arbeidsrelaterte saker når jeg er tilbake på kontoret.
• Like viktig som arbeidet mitt er for meg, lider det hvis jeg ikke drar full nytte av min fri. Derfor håper jeg du kan sette pris på mitt behov for å reservere arbeidsrelatert kommunikasjon til kontortiden.

8. Ikke snakk slik

Medarbeidere glemmer ofte at de er i et profesjonelt miljø og kan si feil ting eller komme inn i upassende samtaler. Denne oppførselen kan gjøre et arbeidsområde veldig ubehagelig, veldig raskt.

Du må takle slike problemer før de forårsaker friksjon og eskalerer. Hvis du ikke kan ta kollegene dine til side på stedet, kan en rask e-post gjøre susen.

Ta ideer fra følgende uttrykk:

• Mens vi setter stor pris på vennlig samarbeid, er det samtaleemner som bør forbli utenfor arbeidsplassen. Hjelp oss å opprettholde et fredelig miljø og unngå å diskutere (sensitive emner).
• En interaksjon fant sted tidligere i dag som gjorde ansatte ukomfortable. Vennligst gjør ditt beste for å opprettholde en profesjonell holdning og fremme vennlig teamarbeid.

Det kan være nyttig å spesifisere hva som ble sagt, slik at kollegaen din vet nøyaktig hva han skal unngå i fremtiden. Vurder også å kompilere en nettside eller et dokument som beskriver uvelkomne emner og atferd, som du deretter kan legge ved eller lenke til i e-posten din.

Generelle tips for å skrive e-poster for å løse arbeidsplassproblemer

E-poster kan være din beste venn når det gjelder å løse vanskelige situasjoner på kontoret uten å konfrontere ansatte ansikt til ansikt.

Her er noen flere tips å huske på som kan gjøre prosessen mer effektiv.

• Balanser e-postens negativitet med positive poeng for å oppmuntre til forbedring.
• Pass på at det formelle språket ditt ikke skjuler det du prøver å si.
• Vær tydelig og kortfattet – uvurderlig når skrive lange e-poster.
• Ta vare på e-postene for fremtidig referanse i tilfelle saken ikke blir bedre.

Vær klar til å takle ulike utfordringer på arbeidsplassen

Lag møter problemer hele tiden, spesielt når de er under stress. Enten det er et fysisk eller digitalt miljø, enten du er sjef eller en medarbeider, er det verdt å vite de beste måtene å endre vaner til det bedre.

Diplomati via e-post er en god strategi så lenge du uttrykker klager tydelig og profesjonelt. Men ikke overse andre ressurser som digitale verktøy utviklet for å gjøre teamarbeid enklere.

5 verktøy for å overvinne eksterne teamkommunikasjonsutfordringer

Les Neste

Om forfatteren