Hvordan forenkle og rydde opp i skylagringsrotet

Takket være den praktiske skylagringen er det enkelt å kaste alle filene dine i den uten å tenke på det. Men om ikke lenge vil Google Drive, Dropbox, OneDrive eller annen skylagringskonto bli et rotete rot uten en organisasjonsstrategi.

Hvis du trenger å bringe orden på skylagringen din og forenkle oppsettet, her er en guide for å få alt under kontroll.

1. Slett store og unødvendige filer

Før du begynner å flytte rundt på filer, er det en god idé å kvitte seg med filer du ikke lenger trenger. Det første trinnet for å holde skylagringen din ren er å ta ut filer som ikke hører hjemme lenger.

Hvis du holder alle skyfilene synkronisert med datamaskinen din, er en enkel måte å finne de største filene på ved å bruke en diskplassbehandling på skrivebordet. På Windows, TreeSize Gratis er et godt valg. Hvis du bruker en Mac, OmniDiskSweeper er et solid gratis alternativ.

Ved å bruke disse appene velger du skylagringsmappen din, og den vil sortere filene dine fra største til minste. Hvis du kommer over noen gamle videoer som du ikke trenger å synkroniseres lenger, eller lastet ned filer du ikke visste var i skyen, slett dem eller flytt dem ut av skylagringen etter behov.

Hvis du ikke holder alle skyfilene synkronisert med skrivebordet ditt, lar de fleste skylagringsverktøy deg sortere etter størrelse i nettappene deres. Et annet alternativ er å bruke verktøyene deres for å vise lagringsbruken din, som vanligvis vil fremheve store filer.

I et senere trinn kan du komme over flere unødvendige filer som du gikk glipp av i dette passet. Det er greit; Når du har blitt kvitt lavthengende frukt, kan du gå videre til en ny administrasjonsplan for skylagring.

2. Bestem hvilke filer som skal inn i hvilken tjeneste

Hvis du ikke trenger å ha mange filer i skylagring, eller du betaler for en oppgradert plan med favoritttjenesten din, holder du deg sannsynligvis til én skylagringstjeneste. I slike tilfeller kan du hoppe over dette trinnet.

Ellers bør du tenke på å organisere filene dine på tvers av tjenester. Ved å melde seg på flere gratis skylagringstjenester, vil du ikke bare få mer plass, men også ha en enkel måte å dele filer etter type. For eksempel kan du bestemme deg for å beholde bilder i OneDrive, dokumenter i Dropbox og videoer i Google Drive.

Å installere flere apper for å administrere disse filene er ikke mye av en ulempe, og du vet hvor du skal lete avhengig av hva du trenger. Dette bidrar også til å forhindre at innholdet som er lagret i en tjeneste, blir overveldende.

Vi fokuserer på generelle organisasjonstips i denne veiledningen, men vi har også dekket hvordan rydde opp i Google Disk hvis du leter etter mer spesifikk hjelp.

3. Definer en klar mappestruktur

På samme måte som når du er administrere datafilene dine, å lage et system med mapper som fungerer for deg er et avgjørende trinn i oppryddingsprosessen for skylagring. Takket være kraftige søkefunksjoner kan du finne det du trenger hver gang og gi avkall på riktig organisering. Men for fortsatt trygghet i skylagringen din, er mapper mye bedre.

For å finne den beste tilnærmingen for deg, tenk på hvordan du pleier å se etter filer, og bygg mappene dine for å følge en naturlig progresjon rundt det.

Her er noen ideer for å få deg til å tenke:

• Hvis du er student, oppretter du en mappe for hvert klasseår, og i disse en ny mappe for hvert semester. Hver semestermappe kan da ha en mappe per klasse.
• Hvis du har flere typer filer i én skytjeneste, start med rotmapper for hver filtype (video, bilder, dokumenter, lyd). Inne i disse lager du undermapper som er unike for hver enkelt. Du kan for eksempel organisere lyd etter artist, video etter lengde, bilder etter emne og dokumenter etter dato.
• Å organisere etter dato og klokkeslett er en effektiv metode hvis ikke noe annet føles riktig for deg. Opprett en mappe for hvert år, deretter undermapper for måneder. For riktig sortering, bruk formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.

Du kan tilpasse mappeoppsettet senere, men det er viktig å bestemme seg for noe nå, slik at du vet hvor du skal plassere filene dine i neste trinn. Se vår veiledning om effektiv bruk av mappekategorier og -koder for mer veiledning.

Tips når du oppretter mapper

Å velge riktig antall mapper er et balansespill. Du vil ikke ha for mange mapper med få filer i dem, men du vil heller ikke ha et lite antall mapper med en mengde filer i hver. Du vil heller ikke at mapper skal gå dusinvis av nivåer dypt, da det er lett å gå seg vill i slike tilfeller.

Dette er noe annet du sannsynligvis må justere over tid. Balansen bør bli klarere når du har flyttet dataene dine inn i dem. Endre den hvis noe ikke føles som om det fungerer.

Det er nyttig å lage en mappe som heter Gammel i en hvilken som helst katalog der du kanskje vil arkivere data. Alt som er plassert i den mappen er fortsatt tilgjengelig, men roter ikke til hovedvisningen.

For å justere etter prioritet kan du legge til et understrek (_) før et mappenavn for å sette det øverst i ABC-rekkefølgen, eller sette "z" foran navnet for å tvinge det til bunnen.

4. Flytt filer til de riktige mappene og gi dem nytt navn

Nå kommer den tidkrevende delen: gå gjennom de eksisterende skyfilene dine og velge hvor de skal plasseres. I dette trinnet kan du gre gjennom alt i skylagringen din og flytte hvert element til sitt nye hjem. Hvis du ikke er sikker på noe, oppretter du en "Venter"-mappe og tar et nytt pass senere. Slett gjerne alt du gikk glipp av i ditt tidligere pass.

Dette er også et godt tidspunkt å sørge for at filene dine har klare navn. Sørg for at filene inneholder ord du vil bruke til å søke etter dem, og endre eventuelle standardnavn. Generiske navn som IMG-8275 kommer ikke opp i et søk, og vil ikke bety noe for deg mens du blar gjennom filene dine. Tar seg tid til å endre dette navnet til John's Graduation 2017 er verdt det.

For filer du vil sortere rent inne i en mappe, bør du vurdere navnekonvensjonen deres som du gjorde med mapper. For eksempel et format på ## Artist — Spor fungerer bra for musikk.

Hvis du har hundrevis eller tusenvis av filer, kan dette ta litt tid, så ikke vær redd for å spre det ut over noen dager.

5. Stjernemerke eller legge til snarveier til nøkkelmapper

Sjansen er stor for at du regelmessig jobber med et lite antall mapper. For å spare deg selv fra å måtte navigere til disse hver gang, kan du stjernemerke dem eller lage en snarvei for rask tilgang.

Hvis du jobber i skylagring via nettstedet eller appene, lar stjernemarkering av filer og mapper deg se den viktigste informasjonen din på ett sted. Siden disse ikke oversettes til datamaskinens lagringsplass når du synkroniserer filer, bør du i stedet opprette en hurtigkobling til dem på sidefeltet i File Explorer eller Finder.

Med dette systemet tar det deg et par klikk for å komme til mappene du bruker hele tiden, mens alt annet er logisk organisert når du trenger det.

Hold deg til organisasjonsplanen din for å lykkes

Gratulerer med organiseringen av skylagringsrotet ditt! Dette kan være en skremmende jobb hvis du har bygget opp mange år med filer, men arbeidet ditt er ikke ferdig når du fullfører den første forenklingen.

Motstå fristelsen til å begynne å kaste filene dine i en haug igjen. Ta deg tid til å sortere hvert element riktig i det nye hierarkiet ditt så snart du legger det til, og dette vil ikke bli en stor oppgave igjen i fremtiden. Rask vedlikehold på ukentlig basis bør ta vare på eventuelle etterlatte.

Nå som du har forenklet filene dine i skyen, sørg for at disse skylagringskontoene er beskyttet med riktig sikkerhet.

10 tips for å holde skylagringen din trygg og sikker

Les Neste