De 4 beste tipsene for å redusere e-postoverbelastning

For det meste er det ikke den mest produktive bruken av tiden din å bruke timer av arbeidsdagen på kommunikasjon. Ideelt sett bør kommunikasjonsverktøy som e-post gi deg mulighet til å gjøre ditt beste arbeid, ikke det motsatte.

Dessverre har e-post blitt en altomfattende form for kommunikasjon som lett kan suge opp dagen din, og frata deg tid og produktivitet.

I denne artikkelen vil vi introdusere noen praktiske strategier og verktøy for å bekjempe overbelastning av e-post.

Hva er e-postoverbelastning, og hvordan påvirker det produktiviteten din?

Overbelastning av e-post er manglende evne til å holde tritt med antall e-poster du mottar eller sender. Det oppstår når du har flere meldinger i innboksen din enn du med rimelighet kan håndtere.

Så, hva er tegnene på at du sliter med overbelastning av e-post?

• Du føler at du hele tiden henger etter på e-posten din, og at du aldri klarer å ta igjen.
• Du blir stresset hver gang du sjekker e-posten din fordi du har mange meldinger å forholde deg til.
instagram viewer
• Du får for mange oppfølgings-e-poster fordi du sliter med å holde tritt med meldingene dine.
• Du har en sterk trang til å alltid sjekke e-posten din, selv når du er opptatt med andre oppgaver eller til og med når du prøver å slappe av hjemme.

Du er ikke alene hvis du opplever noen av disse symptomene. Overbelastning av e-post er et vanlig problem som mange mennesker står overfor, men hvordan kom vi hit? Det er mange grunner til at overbelastning av e-post har blitt en slik bekymring, særlig den omfattende bruken av e-post som det primære middelet for intern kommunikasjon På arbeidsplassen.

Dette har blitt verre med utvidelsen av den eksterne arbeidsstyrken, ettersom personlig interaksjon har blitt til e-postkommunikasjon. Sist, men ikke minst, betyr sanntids- og alltid-på-arbeidskulturen at folk forventes å alltid være tilgjengelige for å svare på e-post, også utenfor arbeidstiden.

Alle disse faktorene har resultert i en situasjon der folk bruker mer og mer tid på e-post, noe som fører til flere negative konsekvenser, inkludert:

• Økt stressnivå
• Vanskeligheter med å holde fokus
• Vanskeligheter med å overholde frister
• Økte følelser av overveldelse
• Redusert produktivitet på grunn av kontekstbytte.

Disse konsekvensene er ikke begrenset til enkeltpersoner, da de kan ha en ringvirkning på teamet eller bedriften. Så hvordan kan du bekjempe overbelastning av e-post og gjenvinne kontrollen over din tid og produktivitet?

De beste tipsene for å håndtere e-postoverbelastning

1. Batch e-postaktivitet

Task batching er en effektiv produktivitetsteknikk som innebærer å gruppere lignende oppgaver sammen og fullføre dem innen fastsatte tider. Du kan bruke denne tilnærmingen til e-post ved å samle alle e-postrelaterte aktiviteter i bestemte tidsluker.

Siden det å lese eller svare på e-poster ikke nødvendigvis er en mentalt krevende oppgave, kan du stille inn tid utenom dine produktive timer for å gjøre dette, for eksempel tidlig om morgenen eller sent på ettermiddagen, avhengig av kronotypen din. Denne strategien kan hjelpe deg å unngå fristelsen til å stadig sjekke e-posten din og bli sugd inn i en e-postvirvel.

Du kan bruke tid-batching-apper som Google Kalender for å blokkere tid for e-postrelaterte aktiviteter. Du kan også tilpasse e-postvarslingene dine slik at de bare kommer gjennom under e-postaktivitetene dine.

2. Avslutt abonnement på unødvendige e-poster

Alle de irriterende nyhetsbrevene og reklame-e-postene du abonnerte på for mange år siden, men aldri leste, kan være en betydelig kilde til overbelastning av e-post. Å avslutte abonnementet på disse e-postene kan rydde opp i innboksen din.

Det er mange måter å avslutte abonnementet på e-poster på, men den vanligste er å finne en "unsubscribe"-lenke nederst i e-posten. Men hvis du abonnerer på hundrevis av e-poster, kan det være en skremmende oppgave å avslutte abonnementet én om gangen. Hvis dette er tilfelle, er det mange verktøy som kan hjelpe deg med å organisere e-postene dine, gjelder også Unroll.me, som lar deg masseavmelde e-poster med bare noen få klikk.

Til slutt kan du også sette opp en egen e-postkonto for reklamemeldinger for å rydde opp i den primære innboksen din. På denne måten begrenser du tilgangen til primær-/arbeids-e-postadressen din til kun viktige meldinger.

3. Sett opp e-postfiltre

Filtre administrerer effektivt e-posten din ved å automatisk sortere meldingene dine i bestemte mapper basert på bestemte kriterier. Du kan for eksempel sette opp et filter for å automatisk slette e-poster fra en bestemt avsender før den når innboksen din.

Filtre kan hjelpe deg med å administrere e-posten din mer effektivt ved å:

• Hjelper deg å holde deg organisert.
• Forhindrer at irrelevante e-poster fyller innboksen din.
• Gjør at du raskt kan finne e-poster basert på spesifikke kriterier.

Du kan sette opp filtre i e-postklienten din; for eksempel kan du utnytte disse smarte Gmail-filtre eller bruk en e-postfiltreringstjeneste som SaneBox.

Ideelt sett bør ikke e-post være det eneste kommunikasjonsmiddelet på arbeidsplassen din. Du kan bruke e-post til spesifikke formål, for eksempel for å oppdatere en klient på et prosjekt eller for å levere innhold i lang form.

I mange tilfeller kan du bruke andre interne kommunikasjonsverktøy, for eksempel:

• Slakk er en jobbmeldingsapp som lar deg kommunisere med kolleger og team. Du kan bruke den til ulike formål, for eksempel å dele filer, ha gruppesamtaler og lage kanaler for spesifikke prosjekter.
• Vri er en asynkront kommunikasjonsverktøy som gir kollegaer mulighet til å utveksle meldinger uten press eller forventning om umiddelbar respons. Den er ideell for team som ønsker å overvinne konstante avbrudd fra varsler og ha mer kontroll over tiden sin.
• Asana er et prosjektstyringsverktøy som lar deg spore fremgang på oppgaver, dele filer og kommunisere med teammedlemmer. Det er et utmerket verktøy for prosjektbasert arbeid eller team som trenger å samarbeide om oppgaver.
• Spike er en alt-i-ett e-postløsning som kan hjelpe deg overvinn e-postoverbelastning og øk produktiviteten. Du kan bruke Spike til å integrere alle dine eksisterende e-postkontoer, organisere innboksen din, samarbeide med kolleger og mer.

Gjenvinn kontroll over e-postinnboksen for å øke produktiviteten

Overbelastning av e-post kan være en stor produktivitetsdreper. Men ved å utnytte strategiene og verktøyene som er skissert i denne artikkelen, kan du redusere rotet innboksen din og gjenvinne kontrollen over e-postkommunikasjonen din, og øke produktiviteten i prosessen.

Slik forhindrer du at e-postene dine går til spam: 6 tips

E-postene dine når kanskje ikke mottakernes innbokser regelmessig hvis spamfiltre blokkerer dem. Her er hvordan du kan forhindre dette.

Les Neste

Om forfatteren