De beste bruksområdene for Microsoft 365-søkeboksen

Microsofts søkeboks er kraftigere enn du tror. Du kan bruke den til raskt å finne kontekstspesifikk informasjon, filer og tips i Microsoft 365-applikasjonen du allerede jobber i.

Det er flere søkeboksfunksjoner som deles mellom Microsoft 365-apper. Andre funksjoner er mer unike for individuelle applikasjoner. Å forstå de beste funksjonene kan bare øke hastigheten på arbeidsflyten din, som vi vil diskutere i dag.

Hva er Microsofts søkeboks?

Takket være Internett er mengden av informasjon til fingerspissene ubegrenset. Alt du trenger å gjøre er å finne det du vil ha. Det er dette prinsippet som gjør Microsofts søkeboks så nyttig.

Søkeboksen tar deg raskere til informasjonen, filen, bildet eller personen du vil ha, og med mindre veksling mellom apper og mapper.

Søkeboksen er tilgjengelig på tvers av Microsoft 365-apper. Du finner boksen over bånd, med ordet Søk inviterer deg inn. Noen brukere kan bare se en forstørrelsesglass som utvides til boksen når den klikkes, avhengig av innstillingene dine. Avhengig av din versjon av Microsoft 365, kan søkeboksen bli kalt

Fortell meg og har en lyspære i stedet for forstørrelsesglasset.

Klikk i søkeboksen og nylige søk og forslag vil fylles ut i en rullegardinmeny. Skriv inn en enkelt bokstav, og forslagene fylles ut på nytt tilsvarende.

Den beste måten å bruke søkeboksen på er å skrive inn et enkelt ord eller en setning. For eksempel pivottabell i Excel eller Vis i Word. Dette vil fylle ut mer relevante resultater.

Hvis du ikke ser det du leter etter, klikk på Flere søkeresultater. Du vil sannsynligvis se hva du vil der.

I slekt: Hvordan indeksere Windows 11 for raskere søkeresultater

Hvorfor bruke Microsofts søkeboks?

Å trekke på skuldrene fra denne evnen? Med bare et par trykk kan du klikke deg frem til den aktuelle mappen og åpne filen du ønsker. På samme måte kan et par trykk åpne informasjonen du trenger fra en nettleserbasert søkemotor.

Kanskje det er sant.

Men når tenkte du sist på hvor lang tid det tar å komme til en fil eller informasjon? Hvor mange sekunder eller hvor mange klikk? Hvor mye tid tar det å lete etter filer eller informasjon fokusert arbeid i et allerede distraherende arbeidsmiljø?

Det er sannsynligvis mer tid enn du først trodde, spesielt når du kan bruke et veldig tilgjengelig alternativ: hoppe inn i søkeboksen, trykke på et ord eller to og finne det du trenger.

Søkemotoren på Microsoft 365 er en del av en bredere trend mot at datamaskiner utnytter det de vet om deg bedre. Søkefunksjonene i Microsoft 365 og Google Workspace er nå så sterke at mer enn et grunt nivå av mapper for å lagre filer kan se gammeldags ut.

I slekt: Slik viser du skjulte filer og mapper på Windows 11

Microsofts søkeboksfunksjoner

Søkeboksen har flere kjernefunksjoner som fungerer konsekvent på tvers av Microsoft 365-apper.

1. Plassering. Du finner søkeboksen øverst i applikasjonen, over bånd, selv om det kan minimeres i form av et forstørrelsesglass, avhengig av innstillingene dine. Windows-tastatursnarveien er Alt+Q.
2. Ord eller uttrykk. Du kan legge inn enten et enkelt ord eller en setning i søkeboksen og få en rekke kontekstspesifikke resultater. For eksempel, når du er i Outlook, vil boksen vise e-poster før Word-dokumenter.
3. Hukommelse. Søkeboksen vil lære hvordan du oppfører deg og presentere informasjon på en mer intelligent måte for deg. De siste søkene dine lagres, slik at du raskt kan få tilgang til dem igjen.
4. Tips. Hvis du trenger å slå opp hvordan du utfører en spesifikk oppgave i en app, skriver du bare inn et ord knyttet til oppgaven i boksen. Du finner et hjelpedokument eller en video for å hjelpe deg.
5. Nettsøk. Hvis du ønsker å forske mer på et emne, skriv det inn i søkefeltet, og grunnleggende informasjon vil fylles ut i appen, sammen med Bing-søkeresultater som åpnes i en nettleser når du klikker.
6. Definisjoner. Trenger du raskt å finne et ords definisjon? Bare skriv det og du vil få svar.
7. Få tilgang til filer. Skriv inn navnet på en fil, og enheten vil finne den. Du kan sette inn filen uansett hvor du jobber eller velge informasjon fra den som du kopierer inn.
8. Deling. Type Deling inn i søkeboksen, og du vil kunne dele en lenke til din nåværende fil med samarbeidspartnere.
9. Foreslåtte tiltak. Disse kontekstspesifikke snarveiene hjelper deg med å utføre anbefalte handlinger raskere. De dukker opp når du klikker i søkeboksen.
10. Få rask tilgang til innstillinger. Bare skriv inn en bokstav i søkefeltet, og du kan raskt komme til en innstilling eller et verktøy du ellers kan bruke noen for mange sekunder på å søke etter. Vil du for eksempel komme til avsnittsinnstillingene i Word, men husker ikke nøyaktig hvor de er? Sett inn P og Avsnittsinnstillinger vil dukke opp.

Microsofts søkeboksfunksjoner etter app

Søkeboksen har noen unike funksjoner i hver av Microsoft 365-appene. Nedenfor er noen eksempler for å hjelpe deg i gang.

Outlook

• BCC. Vil du raskt legge til en BCC i en e-post? Hvis du ikke har aktivert denne funksjonen til alltid å være på, skriv inn BCC i søkeboksen. En linje for BCC vil bli lagt til i e-posten.
• Raske trinn. Har du satt opp Quick Steps for å bedre administrere innboksen din? Skriv inn bokstaven Q i søkeboksen, og Quick Step-alternativer kommer opp.
• Sett inn en avstemning. Trenger du raskt å spørre en gruppe kolleger? Åpne en ny e-post, skriv Stem i søkefeltet, bruk stemmeknappen og velg din foretrukne stil for avstemningen.

Ord

• Gjenbruk innhold. Muligheten til å gjenbruke innhold fra en bestemt fil skiller seg virkelig ut i Word. Mens du arbeider i ett dokument, kan det være lurt å sette inn litt tekst fra et annet. Bruk søkeboksen for å finne filen og åpne den i søkefeltet. Klikk på de tre prikkene til høyre for filen, før du trykker Gjenbruk innhold. Deretter kopierer og limer du inn teksten du trenger i det gjeldende dokumentet.
• Visninger. Du kan raskt endre visninger. Skriv "Vis" i søkeboksen, og du vil se alternativer for Rutenett visning, Hele siden, Vis rutenett, Se tabellrutelinjer, og Se oversikt.

utmerke

• Frys ruter. Skriv F i søkeboksen > Frys ruter. Du vil beholde de valgte radene og kolonnene synlige mens resten av arket ruller.
• Snakke. Skriv Speak og du får muligheter til å Speak cellene etter rader eller kolonner.

PowerPoint

• Speaker Coach. Skriv "Coach" og du vil se en handling for å hoppe inn i en økt med Speaker Coach, som kan forbedre presentasjonsferdighetene dine.
• Slide Master. Skriv S i søkeboksen > Slide Master og du er klar til å begynne å redigere hovedlysbildene, en notorisk vanskelig funksjon for uregelmessige brukere av PowerPoint å finne.

Bruk Microsofts søkeboks for å jobbe raskere

Spar deg selv for litt tid og slutt å lete etter den riktige innstillingen eller søke gjennom mapper etter spesifikke filer. I stedet forblir du i Microsoft 365-applikasjonen du jobber i, og skriv inn et par ord i Microsoft-søkeboksen for kontekstspesifikke resultater. Du finner det du leter etter mye raskere.

Hvordan finne tapte eller forlagte filer og dokumenter på Windows

Når du ved et uhell mister eller forlegger en fil, et dokument eller noe annet, er det flere løsninger du kan prøve!

Les Neste

Om forfatteren