Hvordan ta notater under Zoom-møter som en proff

Enten det er et teammøte eller en kundesamtale, har Zoom-møter blitt en viktig del av livet til enhver ekstern medarbeider. De fleste glemmer imidlertid diskusjonen etter at møtet er over. Å ikke huske høydepunktene i møtet kan gjøre deg ineffektiv, noe som kan føre til uproduktivitet. Så hvordan holder du deg oppdatert på alle nettmøtene dine?

Skriv inn møtenotater. Selv om dette ikke er et nytt konsept, har mange mennesker ikke det riktige notatsystemet på plass for å hjelpe dem med å holde tritt med samtalene sine. Men hvordan tar du notater under Zoom-møter? La oss finne det ut.

Møtenotater vs. Minutter: Hva er forskjellen?

Mesteparten av tiden bruker folk møtenotater og møtereferater om hverandre. De er imidlertid ikke de samme tingene, og å forstå forskjellene deres kan bidra til å øke effektiviteten din.

Notater og referater er begge handlinger som registrerer viktige punkter diskutert i et møte, men de er rettet mot forskjellige ting. Møtenotater er kortfattet informasjon om ideer, planer, mål, handlinger, frister nevnt i møtet. Du kan endre innholdet avhengig av formålet og intensjonen.

På den annen side er møtereferater formelle detaljer som kan tjene som juridisk dokumentasjon på møtet, som revisorer og domstoler kan se. I hovedsak fanger referater informasjon som møtedeltakere og fravær, emner som ble diskutert, start- og sluttid for møtet, beslutninger tatt og mer. Minutter følger en bestemt struktur, i motsetning til notater som kan endres.

I slekt:De beste møteprotokollmalene for profesjonelle

Hvordan ta notater i et Zoom-møte

I tillegg til personlig bruk, kan møtenotater også tjene som en ressurs for kollegene dine å bruke, spesielt hvis du er villig til å dele dine. Siden de har all viktig informasjon diskutert i et møte, kan det bidra til å øke produktiviteten til teamet ditt.

Møtenotatene dine bør imidlertid ha en struktur. Ellers vil ingen forstå dem. Slik kan du ta møtenotater som en proff:

1. Gjør deg kjent med det grunnleggende om å ta notater

Når du tar notater, er det flere emner du bør dekke. Nedenfor er de tingene du bør inkludere:

FORMØTE: Før møtet begynner, skriv ned detaljene som allerede er tilgjengelige for deg, slik at du ikke kaster bort tid. Her er dem:

• Dato og tid: Dette vil hjelpe deg med å organisere og sortere notatene dine godt.
• Deltakere og møtetype: Er det en kundesamtale eller et teammøte? Hvem deltok på den?
• Dagsorden: Oppsummering av hva møtet handler om.
• Ideer: Har du noe du vil dele under møtet? Skriv dem ned, så du ikke glemmer dem.

UNDER MØTET: Når møtet begynner, kan du fokusere notatet på viktige ting som er nevnt under møtet, for eksempel:

• Handlingspunkter: Hvis det er noen planer diskutert under møtet, skriv det ned. Oppgi detaljene som er nevnt, for eksempel personene som er involvert, oppdrag og ansvar, tidslinje og forfallsdato.
• Fakta: Eventuelle viktige fakta oppgitt under møtet.
• Spørsmål og svar: Ta opp spørsmål stilt i møtet og svarene deres, slik at du kan henvise til dem hvis du trenger det.

I slekt: Tips for å ta bedre notater med Microsoft OneNote

2. Ikke ta opp alt du hører

Å ta notater handler ikke om å fange opp alt som er nevnt under Zoom møte. Å skrive ned hele møtet er en gammeldags tilnærming; proffene gjør ikke det lenger. Hvis du prøver den gamle metoden, vil du mest sannsynlig mislykkes. Dette er fordi hele prosessen er tidkrevende og beseirer hovedformålet med å ta notater. Den vil også forvirre deg eller den som vil lese den, siden den vil inneholde overflødig informasjon som er unødvendig.

Registrer i stedet bare nøkkelord og handlingselementer. I utgangspunktet tar du søkeord og lager en oppsummering av poenget og alt som må gjøres med det. Du kan se på det grunnleggende om notattaking for å holde notatene dine konsise og enkle å forstå.

3. Lag en mal

For å gjøre hele notatprosessen raskere, må du lage en mal. Dette sparer deg tid på å tenke på hvilken detalj som går hvor. Samtidig trenger du ikke bruke mer tid på å redigere det etter møtet siden det allerede er formatert.

Du kan lage en mal som passer dine behov, eller du kan også følge ulike notatstrategier. Du kan for eksempel prøve kvadranter-metoden og dele notatene dine i fire seksjoner: spørsmål, gjøremål, tildelt og notater. Hvis du er en visuell person, kan et tankekart være en ideell mal.

Bortsett fra strategier, kan du også bruke apper for å ta notater for å gjøre det lettere for deg å organisere alt. Noen apper har allerede en mal klar til bruk, så du trenger ikke tenke på å lage eller finne en.

I slekt: Rene og enkle apper for å ta notater som fungerer frakoblet

4. Definer målet ditt

Hvis du ønsker å lykkes med å skrive Zoom-møtenotater, er det viktigste du må vurdere målet ditt. Spør deg selv: Hvorfor skriver du notater? Vil du bruke dette til å være effektiv og fremme karrieren din? Skriver du notater som en del av jobben din? Vil du dele dem? Gjør du det for å være mer organisert? Hva vil du få ut av det?

Ved å definere notatmålet ditt kan du bli mer motivert til å gjøre det bedre. Hvis du vet hva du vil oppnå, blir det å skrive møtenotater en tur i parken, siden du får en klarere forståelse av hva ønsket resultat er. Husk at møtenotatene dine skal hjelpe deg å bli bedre i karrieren. Dette er ikke bare noe du gjør; det kan hjelpe deg med fremgang og bli mye mer effektiv på jobben.

Er det praktisk å alltid ta notater under zoommøter?

Du trenger ikke alltid å ta notater under møter. Du må imidlertid lære å vurdere viktigheten av hver samtale du tar. For eksempel, hvis det bare er et justeringsanrop og det ikke er noen viktige detaljer nevnt, kan du hoppe over notatene og fokusere på selve samtalen.

Likevel er det å ta notater en viktig ferdighet du bør lære for å fremme karrieren din. I tillegg til å hjelpe effektiviteten, kan det føre til bedre oppbevaring, noe som kan forbedre langtidshukommelsen din. Det bygger også ansvarlighet og øker ytelsen til lagkameratene dine, slik at de kan bli mer bevisste på hva de skal gjøre. Til slutt gir det retning, slik at du vet hvor du skal fokusere oppmerksomheten din.

Digital vs. Papirnotater: Hvilken bør du bruke?

Dine notatvaner kan være hjertet i produktiviteten din. Liker du å gå gammeldags med papirnotater eller foretrekker digitale notatapper?

Les Neste

Om forfatteren