5 effektive tips for å administrere overlappende oppgaver

Du har brukt så mye tid på å jobbe med en bestemt oppgave. Når du går gjennom arbeidet ditt, puster du lettet ut. Tiden og innsatsen var verdt det. Du kunne ikke vært mer fornøyd med resultatet.

Men ditt feel-good-øyeblikk er kortvarig når du oppdager at noen andre i teamet ditt nettopp har avsluttet arbeidet med den samme oppgaven. Det blir enda verre når du innser at lagkameraten din også gjorde en god jobb. Du har to flotte verk foran deg, men du kan bare bruke ett. Tiden, innsatsen og ressursene som brukes på en av dem er fullstendig bortkastet.

Hva er overlappende oppgaver?

Overlappende oppgaver er oppgaver som utføres enten samtidig eller sekvensielt. De oppstår vanligvis hvis mer enn én person jobber på et enkelt prosjekt, og produserer flere versjoner når bare én versjon er nødvendig.

Overlapping er ikke eksklusivt for oppgaver; det forekommer også i timeplanene dine. Du kan fastsette to forskjellige avtaler samtidig. Og dessverre kan du ikke dele deg selv i to for å være på forskjellige steder samtidig. Så du må gi avkall på en av avtalene.

Hvorfor overlapper oppgaver?

Oppgaver overlapper ikke som standard. Det er smutthull i operasjonene dine som gjør at dupliseringen går ubemerket hen. Og inntil de er løst, vil oppgaver fortsette å overlappe hverandre, noe som fører til sløsing med ressurser.

La oss ta en titt på noen grunner til at oppgaver overlapper hverandre.

1. Ineffektiv arbeidsflyt

Hvordan tildeler du oppgaver til teammedlemmer? Hvis du ikke har en skikkelig struktur for å delegere oppgaver, er det en sjanse for at du tildeler den samme oppgaven til flere personer.

Sirkelen fortsetter hvis lagkameratene velger oppgavene de vil jobbe med uten å krysse av om noen andre allerede jobber med det samme prosjektet.

2. Mangel på teamsamarbeid

Som teamleder er det ditt ansvar å bygge lagånd i teamet ditt, slik at medlemmene kan samarbeide for å oppnå et felles mål.

Mangel på samarbeid skaper gråsoner. Flere personer kan jobbe med en enkelt oppgave uavhengig uten å være klar over det. Selv når de samarbeider om sekvensielle oppgaver, gjør de hva de vil uten å sjekke med andre lagkamerater.

3. Arbeid overbelastning

Effektivitet og arbeidsoverbelastning henger ikke godt sammen. Hvis du vil at ansatte skal gi deg sitt beste, motstå å tildele dem for mye arbeid.

Når tretthet setter inn fra arbeidsoverbelastning, har arbeidsflyten en tendens til å endre seg. I stedet for å følge rettferdig prosess for å sikre at de ikke dupliserer en oppgave, fortsetter de med den neste tilgjengelige.

De 5 beste tipsene for å administrere overlappende oppgaver

Å ha et produktivt team handler om effektiv ledelse. Du kan ha hundrevis av ansatte og fortsatt være uproduktiv hvis du ikke koordinerer dem riktig. Overlappende oppgaver kan hindre produktiviteten din hvis den ikke er merket av.

La oss se på hvordan vi skal gå frem.

1. Vær åpen om oppgaver

En av kjerneverdiene til de sterkeste teamene på arbeidsplassen er åpenhet. Hvis du stoler nok på teammedlemmene dine til å jobbe med dem, bør du være åpen om jobbene de er ment å gjøre.

Hver ansatt bør være kjent med arbeidsinformasjon. Å legge alle kortene på bordet informerer dem om oppgavene de jobber med og hvem de jobber med. Når det er en kunnskapsubalanse om arbeid, kan lagkamerater jobbe med de samme oppgavene uten å være klar over det.

Folk får myndighet til å gjøre oppgaver raskere når de har forkunnskaper om dem. Det vil være lite eller ingen plass for oppgaveoverlapping når det er en balanse i kunnskap.

2. Mål fremgang

Hvilken bedre måte å vite hvordan ansatte presterer på oppgaver enn å måle fremgangen deres? Hvis du delegerer oppgaver og går bort, ikke bli overrasket om de ikke blir utført i tide eller gjort effektivt.

Ved å sjekke hvordan arbeidet går, kan du se når oppgaver dupliseres. Å oppdage redundans tidlig nok hjelper deg å stoppe det før tid og ressurser kastes bort på det.

Å spore ansattes ytelse manuelt er krevende. Du må forlate ditt eget ansvar og overvåke hvert skritt de tar nøye. Men takket være arbeidsflytverktøy kan du automatisere prosessen. Du får se hvordan teammedlemmene engasjerer seg i oppgavene sine på hvert punkt. Verktøy som Asana hjelper deg med å øke produktiviteten og forhindre at oppgaver overlapper hverandre.

3. Dyrk effektiv kommunikasjon

Effektiv kommunikasjon sikrer at meldinger sendes tydelig over uten støyforstyrrelser som endrer betydninger.

Oppgaveoverlapping oppstår ofte på grunn av mangel på informasjon eller feilkommunikasjon. Når ansatte ikke tydelig forstår instruksjonene de får, jobber de ut fra det de tror de skal gjøre.

Å dyrke effektiv kommunikasjon handler ikke bare om ordene som snakkes eller skrives. Det innebærer også å gi riktige verktøy for kommunikasjon. Arbeidsinstruksjoner bør sendes over teamet raskt uten forsinkelser. Når nye utviklinger oppstår, sørg for å informere teammedlemmer om dem umiddelbart.

4. Utnevne prosjektledere

Avhengig av størrelsen på teamet ditt, kan det hende du trenger ekstra hender for å hjelpe til med tilsyn med oppgaver.

Å holde øye med alle er ikke mulig hvis teamet ditt er stort. Du trenger prosjektveiledere for å forholde deg til arbeiderne dine på individuelt nivå. Prosjektlederen er helt fordypet i oppgavene, og noterer seg hva som fungerer og hva som ikke fungerer.

Hvis noen har spørsmål om oppgavene sine, kan de enkelt spørre veilederen. Det er vanskelig for oppgaver å dupliseres på prosjektlederens vakt, da de er klar over alle aspekter av prosjektet.

5. Automatiser arbeidsflyt

Det er lettere for oppgaver å overlappe når de administreres manuelt. Uansett hvor forsiktig du prøver å være med å tildele og administrere oppgaver for å forhindre duplisering, kan ting slippe gjennom sprekkene.

Å ta i bruk automatiseringsverktøy for delegering av oppgaver sikrer at ingen enkelt oppgave tas to ganger. Når et teammedlem jobber med det, blir jobben merket av listen.

Automatisering er også effektiv for sekvensielle oppgaver. Systemet er konfigurert på en slik måte at den tidligere oppgaven er fullført før du kan gå videre til neste.

Gjør hver innsats teller

Konsekvensene av overlappende oppgaver er langsiktige. Tiden og ressursene som brukes på duplikatarbeid kan virke ubetydelig på overflaten. Men når det kompileres over tid, innser du at du har tapt så mye.

Å la to personer gjøre en god jobb på to versjoner av en oppgave når alt du trenger er en enkelt versjon, gjør ikke noen av versjonene bedre. Den andre personen kunne ha lagt all den innsatsen i en annen aktivitet for å gi deg to flotte verk som er nyttige.

Hva er flytteorien? Slik bruker du det for å forbedre produktiviteten din

Vil du være i sonen og forbedre produktiviteten din? Her er hvordan du bruker flytteori for å forbedre engasjementet og nytelsen.

Les Neste

Om forfatteren