Føler du noen ganger at du svømmer i et hav av prosjekter og ikke vet hvordan du skal prioritere arbeidet ditt? Du kan gjøre alle prosjektene dine synlige og de langsiktige målene dine klare med prosjektprioritering maler, samtidig som du får rask tilgang til oppgavebeskrivelser, prosjektmilepæler og kritisk suksess faktorer.
Start hvert prosjekt på rett fot ved å bruke disse unike malene for prosjektstartmøter, samt tilordne prioriteringer til mål i rekkefølge etter viktighet, og mer.
1. Idéprioritering: Action-Priority Matrix av Someka
Action-Priority-matrisen, alternativt kjent som Impact-Effort-matrisen, er et enkelt verktøy som hjelper med å samordne team rundt de viktigste ideene. Flott for oppstartsbedrifter, små bedrifter og ideelle organisasjoner, malen rangerer enkelt ideer basert på viktige hensyn som bemanning, ressurser, fremdrift, kostnad, og samlet innsats og innvirkning.
Malen er organisert i en innsats- og innvirknings-/viktighetsmatrise, som rangerer hver idé basert på dens suksess i ett av fire scenarier (Høy innsats – høy effekt, lav innsats – høy effekt, høy innsats – lav påvirkning eller lav innsats – lav påvirkning Innvirkning). Dette rammeverket vil hjelpe deg å ta mer informerte beslutninger om hvor du skal sette av tid og ressurser.
Nedlasting:Someka (Gratis, tilgjengelig som Excel-fil)
2. Målprioritering: SMART Goals Worksheet av Vertex42
Omgivelser SMART mål hjelper deg ikke bare med å forme de langsiktige planene dine, men lar deg sette inn ditt beste arbeid i dine mest ambisiøse prosjekter. Det tilbyr en kostnadseffektiv måte å hjelpe deg med å nå målene og målene til organisasjonen din.
EN SMART Målet bør omfatte alt det følgende:
Spesifikk: Målene bør være veldefinerte og tydelige.
Målbar: Det bør være en definitiv måte å måle om du har oppnådd målene, i form av kvantifiserbare suksessberegninger.
Oppnåelig: Du må sørge for at målet ikke er umulig å fullføre.
Aktuell: Målene bør være realistiske og relevante for prosjektmålene dine.
Tidsbestemt: Mål bør være tidsbestemt og inkludere måldatoer for oppsett og fullføring.
Bruk denne malen til å lage en plan for å nå prosjektmålene. Dette er en fin måte å registrere både kortsiktige og langsiktige mål, tidsfrister, mål på suksess, referanser eller ressurser som brukes, og styrker og ferdigheter som brukes for å oppfylle prosjektmålene.
nedlasting: Vertex42 (Gratis, tilgjengelig som Excel-fil)
3. Arbeidsflytprioritering: Eisenhower Matrix Template av Someka
Konseptualisert av USAs tidligere president Dwight D. Eisenhower, Eisenhower Matrix er en fin måte å organisere og prioritere prosjektene dine. Eisenhower-matrisen, også kjent som Urgent/Important Matrix, er et verktøy som organiserer oppgaver i fire kategorier basert på haster og viktighet. De fire oppgavekategoriene er:
- Haster og viktige oppgaver er punktene som er både presserende og viktige og bør tas opp umiddelbart, for eksempel prioriteringer, nødsituasjoner og tidsfrister.
- Ikke haster, men viktige oppgaver er ting som er viktige, men ikke prioritert, som å skrive dagbok, handleaktiviteter osv.
- Haster, men ikke viktige oppgaver er aktiviteter som ikke nødvendigvis er viktige, men som haster som telefonsamtaler, tekstmeldinger, e-poster osv., som du vil svare på når du får sjansen.
- Ikke haster, ikke viktige oppgaver inkludere oppgaver som ikke haster eller er viktige, da de ikke vil hjelpe deg med å nå dine mål.
Det gir rammene for planlegging av rekkefølgen av aktiviteter, og sikrer dermed at du jobber med de riktige tingene til rett tid. Du kan analysere prioriterte oppgaver, unngå unødvendige oppgaver, kutte ned på distraksjoner, og også forberede deg på beredskap.
nedlasting: Someka (Gratis, tilgjengelig som Excel-fil)
4. Hendelsesprioritering: Hendelsesprioritetsmatrise av Smartsheet
En hendelse er en forstyrrende hendelse som negativt påvirker oppnåelsen av et prosjekts mål. Hendelser kan skje når som helst, fra et langvarig strømbrudd forårsaket av en naturkatastrofe til feil på utstyr eller programvare.
Å bruke en hendelsesprioritetsmatrise er en strukturert tilnærming til å håndtere hendelser mens de mange komponentene i hendelsen håndteres. Dette er vanligvis et uvurderlig verktøy for å administrere IT-tjenesteforespørsler.
Hver organisasjon har forskjellige prioriteringer for risiko- og katastrofegjenoppretting. Bruk malen til å tildele prioriterte farger til hver tjenesteforespørsel, basert på om det er en viktig, kritisk, moderat eller mindre hendelse, og spor deretter fremgang gjennom organisasjonens arbeidsflyt.
Med et brukervennlig system for merking av hendelser og strukturerte felt for lagring av relevant informasjon – kan du fokusere på raskere løsninger samtidig som du sikrer at kundene dine er fornøyde.
Nedlasting: Smartsheet (Gratis, tilgjengelig som en Excel-mal)
5. Produktprioritering: RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) mal av intercom
De RIS modell hjelper deg og teamet ditt med å evaluere prioriteringen av et initiativ. Denne metodikken er flott for å gi klarhet rundt retningen til produktfunksjoner, slik at team kan ta bedre beslutninger tidligere i prosessen.
Under rammeverket, Å nå er definert av prosentandelen av potensielle kunder som vil kunne bruke produktet ditt, vanligvis målt i form av "transaksjoner per måned" eller andre lignende beregninger. Det neste trinnet vil være å evaluere innvirkning av funksjonssett, utført av brukerne dine. Basert på den innsikten du samler, vil du kunne prioritere den ene fremfor den andre. Det fører til at du investerer i produktfunksjoner som øker konverteringsfrekvensen eller forbedrer kundeopplevelsen.
De Tillit estimator lar deg definere et konfidenspoengsystem for å evaluere lagets estimater og bestemme en slags konsensusrangering. Dette verktøyet forteller teamet hva som er sannsynlig og rimelig, i stedet for å legge mer vekt på irrelevante eller dårlig definerte meninger eller ideer.
Når det gjelder Innsats, vil prosjektet sannsynligvis ta måneder å fullføre, så det er viktig å lage tids- og arbeidsanslag for hver fase av prosjektet, inkludert design, utvikling og testing. Det hjelper deg med å fokusere energien din for å unngå å kaste bort tid på aktiviteter med lav verdi som fører til resultater som ikke er optimale eller rett og slett "gode nok".
Nedlasting:Intercom (Gratis, tilgjengelig som Excel-fil)
6. Daglig oppgaveprioritering: Gjøremålslistemal av Smartsheet
Når du jobber med flere prosjekter, kan det være vanskelig å holde oppgavene organisert på daglig basis. Ved å liste opp viktige oppgaver som holder deg på rett spor, kan du fullføre prosjekter effektivt samtidig som du organiserer alle mandatene du får av dine overordnede, klienter, kolleger og andre interessenter.
I slekt: Hvordan optimalisere oppgavelisten for å bli mer effektiv
Denne oppgavelistemalen hjelper deg med å lage en prioritert liste over oppgaver involvert i prosjektet ditt, og holde styr på forfallsdatoer, milepæler og leveranser mens du går. Du kan alltid gå tilbake og legge til flere etter hvert som prosjektet utfolder seg – eller fjerne eller endre oppgaver hvis de må endres. Du kan også lage underoppgaver senere, slik at du er godt forberedt hvis noen av oppgavene dine er for komplekse.
Nedlasting:Smartsheet (Gratis, tilgjengelig som Excel-fil)
Forbedre prosjektprioritering og -ledelse
Maler for prioritering av prosjekter gir en klar og systematisk måte å identifisere og velge prosjekter på for større effektivitet og effektivitet. De vil fremskynde prosessen med å forske og utvikle hvert prosjekt ved å gi et skjelettrammeverk som kan brukes med umiddelbar virkning.
Videre kan du også unngå risikoen for skjevhet, oppmuntre til samarbeid og sikre utvelgelsen av de høyest prioriterte prosjektene for begrensede ressurser. Å holde disse malene konsistente med alle prosjekter vil garantert forbedre produktiviteten, suksessraten for prosjekter og den generelle kvaliteten på arbeidet.
Gruppeprosjekter kan være vanskelige, spesielt når et av medlemmene ikke gjør sin del. Her er noen måter å gjøre gruppeprosjekter mindre smertefulle på.
Les Neste
- Produktivitet
- Kontormaler
- Prosjektledelse
- Oppgavestyring
Cheryl er en innholdsskaper og strateg med fokus på livsstil, mobilapplikasjoner og digitale medier. Hun har gjennomgått teknologiske produkter og applikasjoner for innhold, brukervennlighet og tilgjengelighet. Hun jobber tett med enkeltpersoner og bedrifter for å designe kampanjer som forbinder merkevarer med kunder ved å bruke den passende blandingen av ord og bilder.
Abonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis e-bøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere
