Hvordan gjøre Outlook mindre distraherende med disse raske tipsene

Hvis Microsoft Outlook er programmet du trenger for å administrere e-post og kalender, har du kanskje trodd at noen av funksjonene kan være ganske distraherende. Selvfølgelig er Outlook allerede konfigurert for å hjelpe deg med å håndtere arbeidsmengden, men det kan bli enda bedre med noen enkle justeringer.

La oss se på noen av måtene du kan få Outlook til å fungere bedre for deg.

1. Lag regler for innkommende e -post

Når du mottar en e-post, går den automatisk inn i innboksen din. Dette kan være vanskelig å holde styr på hvis du mottar flere e-poster fra mange forskjellige mennesker, og de kan raskt installeres. Outlook lar deg angi innbokseregler for at innkommende e-post fra bestemte personer skal gå direkte til en undermappe, som kan hjelpe deg med å holde oversikt over hvem som sender hva. Følg disse trinnene for å opprette en ny regel:

1. Gå til Fil> Administrer regler og varsler og klikk Ny regel. Et nytt vindu vil dukke opp med forskjellige alternativer.
2. Under Trinn 1: Velg en mal klikk Flytt meldinger fra noen til en mappe.
instagram viewer
3. Deretter, under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, du må klikke på hyperkoblingene for å velge mennesker eller offentlig gruppe hvis e-post du vil viderekoble til angitt mappe.
4. Klikk Bli ferdig å anvende regelen.

Den offisielle videoen fra Microsoft illustrerer den i detalj.

Innboksregler kan forhindre at innboksen din blir tett. Hvis du trenger å holde oversikt over bestemte personer eller kritiske arbeidsemails, er det allerede organisert for deg.

I slekt: Hvordan lage en signatur i Outlook

2. Slå av e -postvarsler

Nå har du kanskje lagt merke til varslingslyden Outlook gir når du mottar en e-post. Du har kanskje også lagt merke til det gule konvoluttikonet som dukker opp på Outlook -ikonet på oppgavelinjen. Dette kan være nyttig hvis du vil bli varslet, men det kan bryte fokuset hvis disse e-postene fortsetter å komme inn. Heldigvis gir Outlook deg også muligheten til å slå av disse varslene.

Gå til Fil> Alternativer> E -post, og under overskriften Meldingen kommer, du kan velge varslene du vil slå av. Når du er fornøyd med valget ditt, klikker du OK.

I slekt: Slik planlegger du et møte i Microsoft Outlook

3. Angi kalenderpåminnelser

I likhet med e-postvarslene, er Outlook-kalenderen satt til å minne deg på avtaler 15 minutter før de starter. Det gjør dette ved å vise dine neste avtaler, og du må klikke Avskjedige for å lukke vinduet.

Disse påminnelsene kan være nyttige hvis du trenger dem. For eksempel, hvis du er dypt inne i arbeidet ditt og påminnelsen dukker opp, kan du avslutte det du gjør og gjøre deg klar for avtalen.

Men hvis du ikke trenger denne funksjonen, kan den bryte strømmen din. For å stoppe disse påminnelsene, gå til Fil> Valg> Avansert, og under Påminnelser, fjern merket Vis påminnelser.

Alternativt kan du også gå til Fil> Valg> Kalender, og under Kalenderalternativer, vil du se et alternativ for Standard påminnelser. Følg disse trinnene for å redigere dette:

1. Klikk på boksen ved siden av Standard påminnelser, så det er en hake i boksen
2. Velg rullegardinlisten 0 minutter
3. Klikk på boksen ved siden av Standard påminnelser igjen, så flåtten forsvinner; hvis du ikke gjør dette, vil det ikke lagre valget ditt
4. Klikk OK

Nå kan du fortsette arbeidet ditt uten at påminnelsene dukker opp. Hvis du fortsatt vil ha en måte å spore viktige oppgaver på, kan du også se på fordelene med Microsoft To-Do.

I slekt: Microsoft To Do: En komplett nybegynnerguide

4. Fargekode Outlook-kalenderen

Det er ikke noe galt i å farge Outlook -kalenderavtalene med en farge. Fargekoding kan imidlertid hjelpe deg med å forenkle kalenderen din og gjøre det lettere å få oversikt over arbeidsdagen eller uken uten å sjekke hva hver enkelt avtale eller møte handler om.

For eksempel, hvis du har flere forskjellige typer arbeid, inkludert møter i din bedrift, møter med eksterne selskaper, kunder, administrative oppgaver og opplæring booket inn i kalenderen din osv., kan det bli en uskarphet av informasjon du trenger å bruke mer tid på å fokusere på.

Hvis du bruker fargekoding, kan du raskt skumme over kalenderen din og få en generell ide om hvilke typer arbeid du må forberede deg på. Du kan også bruke fargekoding til å prioritere avtaler i viktighetsrekkefølge. For eksempel kan du velge fargen rød for "presserende" møter, rav for "viktig" og grønn for "rutine".

Det viktige her er å velge forskjellige farger for de forskjellige arbeidstypene du gjør, og velge farger som ikke ligner så mye på hverandre for å se forskjellen. Følg disse trinnene for å komme i gang:

1. Klikk på en avtale eller et møte i kalenderen for å vise Avtaleserie kategorien.
2. Klikk på det fargerike vinduikonet som sier Kategoriser.
3. Klikk på rullegardinlisten Alle Kategorier.
4. Et nytt vindu vil dukke opp; klikk på høyre side Ny.
5. Skriv inn navnet på kategorien din. For eksempel "interne møter", og velg fargen du vil ha på den.
6. Klikk OK på begge vinduene til du ser din nye fargekodede kalenderavtale.

Gjenta denne prosessen for så mange kategorier du vil opprette.

Outlook -distraksjoner løst

Nå som du vet hvordan du gjør Outlook mindre distraherende, kan du skreddersy det slik at det fungerer best for deg. Selv om de kanskje ikke virker viktige, kan det å gjøre små justeringer gjøre en forskjell for arbeidsdagen din.

Dette er på ingen måte en uttømmende liste, og du vil kanskje prøve dem før du forplikter deg til dem. Du kan også leke med Outlook -innstillingene og se om du oppdager andre ting som hjelper deg med å optimalisere fokuset.

5 distraksjoner som gjør deg mindre produktiv (og hvordan du unngår dem)

Det er lett å bli distrahert, noe som kan føre til utsettelse. Her er noen måter du kan unngå dem.

Les neste

Om forfatteren