Going Paperless: Fordeler, ulemper og digitale løsninger

Annonse

De papirløst kontor Fremtiden er her - Din guide til å ha et papirløst liv i dagPapirløs - et begrep som brukes ganske ofte nå dager. Men hva betyr det? Og i hvilken grad gjelder det? Det er klart at vi fremdeles bruker papir til en viss grad til tross for fremskrittene ... Les mer ser ut til å endelig ta igjen. Delvis kan dette skyldes enda mer populær ide om minimalisme Hvordan være en effektiv minimalist i ditt daglige livFlere og flere velger å omfavne minimalisme. I visse situasjoner kan dette føre til frustrerende ødeleggelser i hverdagen din. Med litt minimal planlegging trenger det ikke å komme til det. Les mer . Men er det hele en trebesparende nirvana eller et mareritt med A4-proporsjoner?

Vi undersøker fordeler og ulemper, sammen med handlingsfulle råd, slik at du kan gjøre ditt eget sinn opp og gå videre med det med en gang.

Prosene til et papirløst kontor

La oss først se på fordelene ved å si adios til papir.

Bli kvitt den utdaterte faksmaskinen

Til tross for at faksmaskinen er blitt omgjort til en arkaisk enhet, er det fortsatt noen som insisterer på å henge på den ved neglene. Dette er personene som har faksmaskinnummeret sitt fremtredende på visittkortet. Dette er menneskene som ikke kan akseptere at noe som heter "e-post" ble oppfunnet, og som et resultat, drukner de under et hav av faks papir.

Hvis noen som absolutt insisterer på at noe MÅ sendes til deg, er det måter å imøtekomme dem, uten å måtte takle papirstopp og falne trær på samvittigheten. Flere online tjenester kan tilordne deg et "virtuelt faksnummer", og den andre personen kan fakse til det nummeret. Faksen blir deretter konvertert til et e-postvedlegg og sendt til deg over interwebs.

Ulempen er at gratisplanene for disse nettstedene er utrolig begrensende. For å få anstendig tjeneste, må du betale for en månedlig plan.

Noen av dem å se på inkluderer Maxemail, MyFax, Ringcentral, Faxburner, eFax, og FreeFaxtoEmail.

Å ha mer plass til Tango

Akkurat nå har jeg flere bokser fulle av dokumenter som går 15 år tilbake. De sitter på kontoret mitt og venter på å bli skannet slik at jeg endelig kan makulere papirene. I mellomtiden, mens bestevennen min Procrastinate blir hos meg, tripper jeg stadig over boksene, slår hoftene mot dem og sverger hodet generelt mot dem.

Når jeg endelig kommer meg rundt for å skanne papiret, skal jeg ha en enorm makuleringsfest og en drink hver gang et dokument går gjennom makuleringsmaskinen (til slutt vil jeg være helt benløs). Men det jeg virkelig drømmer om er å ha en enorm mengde plass på kontoret mitt. Jeg kan bruke den plassen til å begynne å danse, eller bryte hunden. Og minne meg selv hvilken farge gulvet mitt er.

Hvis du er et selskap som bruker mye penger på lagringsplass for dokumentene dine, tenker du bare på hvor mye du vil spare, skanne dokumentene og brenne hele partiet. Ansattes moral vil gå gjennom taket.

Redde miljøet fra oss selv

Den mest åpenbare fordelen er selvfølgelig miljøet. For mange trær hugges ned, og Amazon regnskogen forsvinner delvis for å mate masse- og papirindustrien. Alt vi kan gjøre for å bremse det, er åpenbart gode nyheter for planeten vi lever på. Vi skriver ut for mye og for mye bortkastet papir. Ved å flytte til et papirløst miljø, kan du gjøre litt for Mother Nature.

Hvis du MÅ skrive ut noe Topp tips og verktøy for hjelp med utskrift av nettsiderUansett hvor hardt du prøver å bli papirløs, trenger du noen ganger bare å skrive ut denne siden. Det kan være for veibeskrivelse, en artikkel for klassen, en utdeling for et møte på jobb, etc. Som... Les mer , så er det måter å minimere mengden papir og blekk du bruker. Tjenester som PrintWhatYouLike, Utskriftsvennlig, jordsvin, og Printliminatoren vil hjelpe deg med å fjerne unødvendige elementer fra en side før du skriver ut den, for eksempel annonser. Men der det er mulig, skann og e-post.

Papir varer ikke for alltid, men digitale filer vil

Det er et faktum at livet ikke varer evig. Magna Carta ser sannsynligvis ikke så fersk ut som den gjorde da den ble skrevet første gang. Anne Franks dagbok begynner å bli brun og krøllet i kantene. Papir begynner ganske enkelt etter hvert å gå i stykker, gitt nok tid.

Så med andre ord, det er en forferdelig måte å lagre informasjon på lang sikt. Du kan aldri være sikker på når den vil bli brun, rive, falme, krølle eller bare få en kopp kaffe kastet over det. Men en digital fil? Forutsatt at du oppbevarer den i et populært format som PDF eller TXT og gjøre vanlige sikkerhetskopier 5 Grunnleggende fakta om sikkerhetskopiering Alle Windows-brukere bør viteVi sliter aldri for å minne deg på å ta sikkerhetskopier og holde dataene dine trygge. Hvis du lurer på hva, hvor ofte, og hvor du bør sikkerhetskopiere filene dine, har vi rett frem svar. Les mer , vil den alltid være der når du trenger det. Om tjue eller tretti år vil det fortsatt se det samme ut som da du først laget det.

Ansatte kan jobbe eksternt

Problemet med papir er at i et kontormiljø, hvis du vil at kolleger på andre geografiske steder skal ha en kopi, må du sende den ut med sneglepost. Det tar tid (enda mer hvis postkontoret mister det). Tid i mange tilfeller betyr tapte penger, forsinkede muligheter og økende frustrasjon.

Hvis filer digitaliseres, kan de imidlertid settes online i et selskap intranett Sett raskt opp ditt eget hjem-intranett med ocPortalHar du noen gang tenkt på hvordan det kan være å ha en "portalside" for familien din, akkurat som mange selskaper tilbyr til ansatte? Ville det ikke være praktisk å ha et sentralt nettbasert depot ... Les mer eller wiki 4 av de beste personlige Wikiene som holder deg organisertHva om det var wiki-programvare designet for å hjelpe deg på et personlig nivå? Du kan bruke den til hva som helst, for eksempel for å skissere romanen din, holde oversikt over forbedringsprosjekter eller planlegge ... Les mer . Eller de kan sendes på e-post eller settes i en skylagringsmappe. Dette gjør det mulig for kollegene på det andre kontoret å få kopien sin umiddelbart, uten behov for å vente. Hvis dokumentet er lastet opp til et samarbeidsside 10+ Samarbeidsverktøy uten registrering Du kan bruke i løpet av 10 sekunderÅ samarbeide på nettet kan spare deg og teamet ditt både tid og penger. Å samarbeide raskt kan spare litt mer. Disse verktøyene er klare til å gå når du er. Ingen registrering nødvendig. Les mer som Google Docs eller Dropbox, kan alle på alle steder begynne å gi tilbakemelding i sanntid.

Ulemper ved et papirfritt kontor

Men å gå uten papir er ikke alltid paradiset det er laget for å være. Teknologi til unnsetning!

Skanning hver. Enkelt. Stykke. Av. Papir.

Rett utenfor flaggermusen er dette det mest irriterende med hele bedriften. Finne energien og tilbøyeligheten til å sitte og skanne hvert eneste stykke papir. Det er kjedelig, tidkrevende og helt ærlig, du vil mye heller se på kjøringer av Baywatch på TV.

Men det er noen ting du kan gjøre for å gjøre jobben litt enklere. Først, gjennomgå hvert papir, og legg det i en av tre hauger - definitivt skanne, kanskje skanne, og makulere. De makulere ting… .vel…. makulere det og bli kvitt det.

Du kan sannsynligvis kvitte deg med betalte regninger, kvitteringer for ting der garantien for lengst er utløpt, bruksanvisninger (sjansene er produsenten har lastet opp en PDF-versjon Finner du ikke en brukerhåndbok for utstyret ditt? Søk på disse spesialistnettstedeneDen omhyggelige fyren med framsyn vil enten skanne en bruksanvisning og beholde en softkopi i datamaskinen, eller se etter en softcopy som vanligvis er tilgjengelig som PDF på produsentens nettsted. Det er en tredje ... Les mer inn på hjemmesiden deres), bankinnskuddsslips (men IKKE uttalelsene), og så videre. Bare kast et kritisk øye over det og bestem "trenger jeg virkelig beholde dette?“.

Kanskje Scan er for ting du ikke er sikker på ennå, og du ikke ønsker å skynde deg å ta en beslutning. Hold de til siden.

Du vil da finne at Definitivt skanning haug er sannsynligvis mer håndterbar. Lag nå mapper på datamaskinen din (Skatter, forsikring, lønnsslipperosv.), og når du skanner et dokument, må du umiddelbart flytte det til den aktuelle mappen og legge til et beskrivende navn.

Det er apper som hevder å få fart på prosessen for deg (resultatene er blandet etter min mening). Evernote har skannbar, som oppdager kantene på dokumentet når du peker smarttelefonkameraet mot det. Det er også Photomyne, hvis du skanner bilder. AlternativTo har noen gode alternativer til Scannable hvis du er ute etter noe annet. Jeg liker spesielt ScanBot De beste kvitteringsappene for skanning, sporing og håndtering av regningerDisse kvitteringsskanner-appene vil hjelpe deg med å skanne, lagre og organisere hver regning for dine personlige eller forretningsbehov. Les mer .

Husker å sikkerhetskopiere alt

Jo mer du skanner, desto viktigere er det at du sikkerhetskopiere det hele Windows Sikkerhetskopierings- og gjenopprettingsguideKatastrofer skjer. Med mindre du er villig til å miste dataene dine, trenger du en god Windows-rutine for sikkerhetskopiering. Vi viser deg hvordan du kan forberede sikkerhetskopier og gjenopprette dem. Les mer . For hvis datamaskinen bestemmer seg for å begå selvmord eller selvdestruksjon, betyr det å ha ingen sikkerhetskopier absolutt ingen filer. Og i mange tilfeller kan det være en uoppfordret katastrofe (spesielt hvis du har mistet papirarbeid). Mange selskaper i min erfaring tilbyr erstatningskopier av dokumenter for en pris, og du kan godt bestemme deg for å gjøre det. Men du kan sove lettere om natten hvis du har en sikkerhetskopiløsning i nærheten eller eksternt (eller begge deler).

I det minste bør du ha en bærbar harddisk (få minst 1 terabyte plass). Hvis du har en Windows-PC The Ultimate Windows 10 Data Backup GuideVi har oppsummert alle alternativene for sikkerhetskopiering, gjenoppretting, gjenoppretting og reparasjon vi kunne finne på Windows 10. Bruk våre enkle tips, og fortvil aldri over tapte data igjen! Les mer , last ned og bruk SyncToy, SyncToy: Microsofts løsning for enkel sikkerhetskopiering og synkronisering [Windows]Hvis du har filer på datamaskinen din, må du ta sikkerhetskopi. Enkelt og greit. Mange av oss er kjent med sikkerhetskopiering, og det er mange metoder og programmer å bruke. Et annet aspekt som ... Les mer et ekstremt enkelt backupverktøy. Mac-brukere Den Ultimate Triple Backup-løsningen for Macen din [Mac OSX]Som utvikleren her hos MakeUseOf og som noen som tjener hele inntekten fra å jobbe online, er det rimelig å si at datamaskinen og dataene mine er ganske viktige. De er perfekte for produktivitet med ... Les mer vil sannsynligvis trekke til Tidsmaskin Partisjoner og bruk tidsmaskinens harddisk for å lagre filer forHvis Mac-harddisken din er liten og Time Machine-harddisken er stor, kan det være verdt å bruke stasjonen til både sikkerhetskopiering og lagringsformål. Les mer . Uansett hva du bestemmer deg for å bruke, må du sette opp et slags automatisert system for sikkerhetskopiering av filene dine på samme tid hver dag, uten å mislykkes.

Ideelt sett bør du også ha en ekstern sikkerhetskopi, i tilfelle stedet ditt blir oversvømmet eller tar fyr. Men før du sender verdifulle filer til skyen, husk å kryptere dem i en spesiell mappe 5 effektive verktøy for å kryptere de hemmelige filene dineVi må ta nærmere oppmerksomhet enn noen gang før mot krypteringsverktøy og alt som er designet for å beskytte vårt privatliv. Med de riktige verktøyene er det enkelt å holde dataene våre trygge. Les mer først. WinRAR og WinZip kan også kryptere filer Veracrypt, og dens utdaterte forgjenger, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 diskkrypteringsalternativer for WindowsTrueCrypt er ikke mer, men det finnes heldigvis andre nyttige krypteringsprogrammer. Selv om de kanskje ikke er eksakte erstatninger, bør de passe dine behov. Les mer . Cloud muligheter inkluderer Dropbox, Google Drive, Box og SkyDrive.

Finne en database med OCR-teknologi

Når du har skannet alt, kan du gå ruten for å ha mapper og undermapper sortert i kategori dato og måned (og til og med dagmapper også, hvis du virkelig ønsker å bli presis). Eller dør nummer to er å finne en slags database med Teknologi av OCR-type 4 gratis online OCR-verktøy sett til den ultimate testenMed fremskritt i OCR-teknologi er det enklere å konvertere tekst og bilder fra det skannede PDF-dokumentet til redigerbare tekstformater. Vi testet noen få gratis OCR-verktøy på nettet, slik at du ikke trenger å gjøre det. Les mer .

OCR står for Optical Character Recognition, og det er teknologi som leser den trykte teksten på en side og er i stand til å konvertere den teksten til tekst som kan kopieres, eller den kan gi resultater til deg, basert på nøkkelord du gir den. Dette er teknologien som driver Evernote Hvordan bruke Evernote: Den uoffisielle manualenDet tar lang tid å lære hvordan du bruker Evernote på egen hånd. Derfor har vi satt sammen denne guiden for å vise deg hvordan du kan dra full nytte av de viktigste Evernote-funksjonene. Les mer , og det er hva Prosjekt Gutenberg bruker Prosjekt Gutenberg: Mer enn bare gratis bøkerNettsteder som Project Gutenberg, som har over 45 000 bøker å tilby (i skrivende stund), vil sikre at ingen bok virkelig vil forsvinne. Å oppdage obskure litteraturverk er nå enklere enn noen gang. Les mer for å skanne alle allmenntekstene til e-bøker. Tekst i begge dokumenter og bilder De 5 beste OCR-verktøyene for å trekke ut tekst fra bilderNår du har papirmateriale, hvordan får du all den trykte teksten omgjort til noe som et digitalt program vil kunne gjenkjenne og indeksere? Hold en god OCR-programvare i nærheten. Les mer kan bli funnet, gjenkjent og brakt til deg i søkeresultater når du skriver inn det ordet.

For å søke i de skannede dokumentene, trenger du helt klart å finne en måte å enkelt kunne hente frem det du trenger med en gang. Så hvis du går OCR-ruten, må du bestemme deg. Skal du betale Evernote en årlig avgift og stole på dem med dine sensitive dokumenter? Eller skal du laste ned noe i stedet og holde det hele på datamaskinen din.

Er du en papirkjenner eller en digital avviker?

Det er alltid fordeler og ulemper med alt, men noen mennesker tåler kanskje en ulempe mer enn andre. Så det hele kommer ned på hva du er forberedt på å godta.

Er skanning nå meningsløst og bortkastet tid? Eller er digitalisering fremtidens vei? Hva sier dere, lesere?

Bildetillegg: Synkende forretningsmann via Shutterstock.com, alle andre attribusjonsfrie bilder fra PixaBay