Hvordan gjøre en postfusjon i Word

Ved å bruke fletting av post kan du tilpasse bulk-e-post og brev ved å bruke plassholdere. Alt du trenger er en database med kontakter og en mal for e-post eller brev til dem.

I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan du oppretter en Microsoft Word-postfusjon ved hjelp av en Excel-database. Trinnene er hentet fra Microsoft Word og Excel 2016, men prosessen er den samme for alle utgaver.

Hvordan gjøre en postfusjon fra Excel

Sammenslåingen bruker datakilder fra en database og plasserer dem i respektive plassholdere for å tilpasse bulk-e-postene dine. Disse databasene kan være alt fra listen under:

1. Åpne din Microsoft Excel regneark.

2. Lag en manuell kontaktliste i Ord når du bruker fletting av post.

3. Velge kontaktdata fra Microsoft Outlook-appen.

Du har to sett med alternativer å velge mellom:

• Gmail-kontakter i en kompatibel fil.
• Microsoft SQL Server.

Microsoft Excel-arbeidsbokdatabase er mest foretrukket når du trenger å bruke flette i Word. For sammenslåing av post, bruker du Excel til å lage en database som Word vil bruke senere.

Hvis du ikke har en Excel-fil med kontaktinformasjon, kan du bruke denne prøve Excel-fil for prøveformål.

For å unngå uoverensstemmelser i bulk-e-post eller brev, må du tilpasse Excel-filen som nevnt nedenfor:

1. Den første raden skal bare ha kolonneoverskrifter fra celle A1. Word vil bruke disse kolonneoverskriftene som Slå sammen felt når du bruker Microsoft Word-fletting.
2. Du bør redigere kolonneoverskriftene for å matche plassholdernavnet du bruker i e-post- eller brevmaldokumentet.
3. Du må sørge for at regnearkfilen inneholder kontaktdata som en post per radmønster. For eksempel i den nåværende opplæringen, alle tilgjengelige kontaktdetaljer fra kunden James Butt er tilgjengelig mellom kl celler A2 og J2.
4. Numeriske data for enhver kontakt, som postnummer, rabattprosent, kjørelengde, valuta osv., Bør være i riktig tallformat.
5. For å gjøre endringer, velg cellen eller et celleområde som inneholder tallene.
6. I Hjem-fanen, innen Bånd, Klikk på rullegardinpilen i tillegg Generell.
7. Gjør alle tilføyelser før du kobler Word-dokumentet for fletting til Excel-databasefilen. Når du har gjort alle endringene, lagre Excel-filen.
8. Excel-databasefilen til kontaktene dine skal være til stede i den lokale lagringen på datamaskinen din.
9. Forsikre deg om at alle data er på det første arket i Excel-arbeidsboken.

Hvordan gjøre en postfusjon i Word

Etter at du har opprettet databasen i Excel, må du åpne e-post- eller brevmalen du vil sende til mange mottakere. Følg trinnene som beskrevet nedenfor:

1. På Bånd, Klikk på Utsendelser-fanen.

2. I Start gruppesammenslåing, må du klikke på Start utskriftsfletting.

3. Du ser seks typer dokumentflettfletting. Klikk på Bokstaver eller E-postmeldinger.

I slekt: Slik skriver du ut etiketter med utskriftsfletting i Microsoft Word og Excel

4. På Start utskriftsfletting gruppe, klikk på Velg Mottakere. Du ser alternativer som Skriv inn en ny liste, bruk en eksisterende liste og velg fra Outlook-kontakter.

5. Du kan velge et av de ovennevnte tre alternativene, avhengig av hvordan du vil koble kontaktlisten til malbrevet. La oss velge i denne veiledningen Bruk en eksisterende liste å utnytte Excel-databasen som du opprettet eller lastet ned tidligere.

6. På Velg datakilde dialogboksen, finn mappen der Excel-databasefilen er tilgjengelig. Når du har funnet filen, velger du den og klikker deretter på Åpen for å laste databasen inn i Words postfusjon.

7. Du får se Velg tabell dialogboks. Gå ut av boksen ved å klikke OK uten å gjøre noen endringer i dialogboksen.

8. Det er flott! Du har koblet kildedataene til programmet for fletting av Word.

9. Word vil automatisk matche databasekolonneoverskrifter med flettefeltelementer. For å sikre riktig samsvar, gå til Skriv og sett inn feltgruppe på Utsendelser-fanen av Bånd og klikk deretter på Match felt.

10. Match felt dialogboksen vises. I kolonnen til venstre ser du flettefeltelementene. På høyre side finner du samsvarende data fra den koblede Excel-databasen.

11. Det blir det samme hvis du bruker andre kildedata som Outlook-kontakter eller eksporterte kontakter fra Gmail. Forsikre deg om at det ikke er noen feil ved å bla gjennom listen. Klikk på OK å lukke.

12. På malbrevet setter du markøren foran første bokstav og trykker på Tast inn noen ganger for å få litt plass over bokstavet.

13. Plasser markøren på toppen av dokumentet, og klikk deretter på Adresseblokk i Skriv og sett inn feltgruppe på Utsendelser-fanen av Bånd.

14. På venstre side av Sett inn adresseblokk dialogboksen, kan du velge navn, firmanavn, adresse, land osv., formateringsalternativer. På høyre side ser du en forhåndsvisning av adresseblokken.

15. Du kan bruke Match felt alternativer for å rette opp eventuelle inngangsdata som ikke samsvarer. Klikk OK å legge til AddressBlock innenfor chevrons.

16. Klikk deretter på Hilsen Line i Skriv og sett inn felt gruppe etter AddressBlock, og gir den en linjeavstand.

17. De Sett inn hilsenlinjen dialogboksen vises. Du kan gjøre endringene etter ønske, og deretter klikke OK. De HilsenLine innen chevrons vil dukke opp i brevet.

18. Du kan klikke på Forhåndsvisning av resultater kommando på Bånd for å se hvordan brevet ser ut.

19. Du kan også legge til egendefinerte flettefelt bortsett fra AddressBlock og HilsenLine. La oss si at du vil legge til Bilmerke og modell innenfor brevkroppen.

20. For å gjøre det, åpne Excel-databasefilen som er koblet til utskriftsfletting, og legg til Bilmerke og modell kolonneoverskrift. Oppgi kjøretøyopplysninger og lagre Excel-filen.

21. Gå nå til Word-dokumentet og slå det sammen trinn fire, fem, og seks.

22. Velg nå et ord eller noen få ord i bokstavteksten, og klikk deretter på Sett inn flettefelt på Skriv og sett inn feltgruppe.

23. På Sett inn flettefelt boksen, velg Databasefelt, og velg deretter Bilmerke og modell. Klikk på Sett inn for å legge til det egendefinerte flettefeltet.

24. Slik kan du legge til så mange variable plassholdere som du vil tilpasse hver bokstav eller e-post du sender. Sammendrag av Microsoft Word vil automatisk matche data med navnet på mottakerne.

25. På Bånd, klikk på Fullfør og slå sammen kommandoen og velg deretter Skriv ut dokumenter eller Send e-postmeldinger. Du kan også klikke på Rediger individuelle dokumenter for å lese korrektur på e-post eller brev før du sender dem.

Bruk Mail Merge for å øke produktiviteten via e-post

Nå vet du hvordan du gjør en postfusjon ved hjelp av Microsoft Word og Excel. Bruk fletting for å sende skreddersydde e-poster raskere og opprette en god rapport med dine profesjonelle eller personlige kontakter. Fortsett å bruke Word for å gjøre ditt profesjonelle og personlige liv enklere enn før.

10 skjulte funksjoner i Microsoft Word som vil gjøre livet ditt enklere

Microsoft Word ville ikke være verktøyet det er uten produktive funksjoner. Her er flere funksjoner som kan hjelpe deg hver dag.

Les Neste

Om forfatteren

Utvid til Les hele historien