Hvordan ta kontroll over e-postinnboksen din og holde deg produktiv

For en profesjonell er det umulig å tenke på en dag uten e-post. Studier viser at profesjonelle bedrifter bruker omtrent en tredjedel av kontortiden sin til å sjekke innboksen.

Ved å prioritere e-post, ender du med å ofre produktivitet, fokus og kreativitet. Følgende tips kan hjelpe deg med å holde kontrolltid for innboksen.

1. Begrens sjekke e-post

Å sjekke innboksen uendelig mange ganger tar deg ingen steder. Begrens derfor antall ganger du vil sjekk nye e-poster i innboksen din.

Lag grensen avhengig av krav og arbeidsbelastning. Det er greit å sjekke e-post i begynnelsen og slutten av arbeidstiden. Om nødvendig kan du også sjekke det en gang etter lunsj.

Ikke sjekk innboksen din i løpet av de mest produktive timene på dagen, som morgen og kveld, eller når du tilbringer tid med familien. Du kan være fleksibel og fortsette å eksperimentere til du finner noe passende. For eksempel kan du sette grenser som:

• Ikke sjekk bedrifts-e-post før klokken 10 og etter kl. eller i helgene.
• Sjekk innboksen bare to eller tre ganger om dagen.
instagram viewer
• Bruk ethvert strukturert system som bare viser nylige eller viktige e-poster.

2. Få oppgaver direkte til Task Management App

Er du en av dem som er avhengig av e-postmeldinger for oppgaveoppgaver? Hvis ja, er det på tide å endre seg. En av de viktigste grunnene til å stadig sjekke innbokser er at andre tildeler deg nye oppgaver via e-post eller holder oppgavene dine der.

I slekt: De beste funksjonene i nTask for sømløs prosjektledelse

E-postinnboksen din trenger ikke å fungere som oppgavelisten din. Begrens e-postbruken bare til kommunikasjonsformål, flytt alt som trenger handling utover et svar på oppgaveadministrasjonsapper eller oppgavelister. Slike applikasjoner tilbyr også øyeblikkelige kommunikasjonsfunksjoner som vil gjøre prosjektledelsen sømløs.

Hvis du åpner en e-post og leser den, må du ikke bare lukke den etter å ha lest og bli opptatt med andre e-poster. Handle på den e-posten umiddelbart for å unngå å komme tilbake til innboksen din igjen for å svare.

Hvis e-posten trenger svar, gjør det. Hvis du trenger e-postmeldingen for fremtidig referanse:

• Behold det.
• Hvis e-posten er forretningskritisk, kan du stjerne den.
• Hvis du ikke trenger det lenger, kan du slette det.

Å bli ferdig med hver e-post du leser er nøkkelen til å holde innboksen og hjernen fri for rot.

4. Lukk e-postklienten

Ja, du kan fortsette å jobbe på skrivebordet uten å holde e-postappen i gang. Etter å ha sjekket og svart på e-postene dine, lukker du appen og fokuserer på å fullføre oppgavene dine.

Informer familie, venner, kolleger og klienter om at e-post ikke er den beste måten å nå deg for øyeblikkelig svar.

Når de er klar over det, vil de ha begrensede forventninger fra deg angående e-postrespons. Du kan bruke forskjellige andre direktemeldingsapplikasjoner på telefonen eller den bærbare datamaskinen for å holde kontakten med familie og kolleger.

5. Hold svarene på e-post korte

Hvis du har for vane å skrive lange e-poster, kan du slutte å kaste bort tiden din og bytte til skrive korte e-postmeldinger. Forsikre deg om at e-postene dine er til det punktet, og at spørsmålet ditt er oppgitt i den aller første linjen for å unngå forvirring. Du kan fullføre de fleste e-postmeldinger i noen få setninger, og kortfattetheten antyder at du verdsetter alles tid, inkludert din egen.

Bare noen få e-poster trenger lengre svar, og du kan enkelt beholde dem i kategorien "svar senere". Hvis mulig, kan du sende slike svar i form av lydmeldinger.

6. Si nei til e-postvarsler

Varsler er den viktigste årsaken til distraksjon for en moderne profesjonell. Det ville være galt å anta at alle varslene kommer fra sosiale medier.

E-postvarsler vises også av og til, noe som fører til at den vanlige arbeidsflyten din blir forstyrret. Når e-postvarsling er aktivert, vil det ikke være til nytte å lukke appen eller fanen.

Hvis du blir distrahert av hvert nye e-postvarsel og blir opptatt med å sjekke e-postinnboksen din, er det bedre å deaktivere det nye e-postvarselet. Det hjelper deg å fokusere på oppgaven, spesielt de som trenger fullstendig oppmerksomhet.

7. Prøv å aktivere helgens autosvar

Denne metoden er viktig hvis du er frilanser eller solopreneur. Autosvar sparer deg for å bli fremmedgjort for alle mens du ignorerer e-postmeldingene for din sjelefred.

Lag noen gjennomtenkte og informative autosvar som kan ta vare på alle e-postmeldingene du får i helgene eller feriene.

I slekt: Android-apper for å konfigurere automatiske svar for alt

8. Slutt å sjekke e-post på smarttelefonen

Dette punktet kan skremme deg med FOMO. Tenk imidlertid to ganger om du virkelig trenger en e-postklient installert på telefonen din eller ikke. I stedet for å få e-post, kan du bruke flere øyeblikkelige kommunikasjonsapper som Slack på telefonen din. La oss la e-posten ligge på skrivebordet og nyte den korte pause uten bekymringer.

9. Verdsett innboksen din

Du bruker kanskje en gratis e-postklient, men det betyr ikke at du lar innboksen din rote med uønskede e-poster. Hvis du abonnerer på nettsteder som bombarderer deg gjennom dagen med salgs- og salgsfremmende tilbud, er det på tide å ta noen grep.

Mange salgsfremmende e-poster lander på e-postene dine fordi du ga dem tillatelse i utgangspunktet. Avslutt abonnementet på nettstedene du ikke er interessert i lenger.

Tenk også to ganger før du registrerer deg for nyhetsbrev neste gang. Med det trenger du ikke bruke tid på å finne viktige e-poster eller slette unødvendige e-poster.

10. Skill dine personlige og forretningsmessige e-postkontoer

Det kan se ut som noe vi alle vet, men det vil alltid være noen mennesker som mottar både profesjonelle og personlige e-poster i samme innboks. Hvis du er en av dem, er det på høy tid at du lager forskjellige e-poster for personlige og profesjonelle formål.

Prøv å ikke sjekke den personlige e-posten din under kontortiden (med mindre du forventer at noen viktige e-poster skal ankomme). Unngå å sjekke offisiell e-post utenfor kontortid. Dermed kan du opprettholde en sunn balanse mellom arbeid og privatliv som til slutt vil bidra til produktiviteten din.

Arbeid produktivt uten å hindre innboksen din

Selv om e-post har ført til en revolusjonerende endring i hvordan vi kommuniserer, kan det være forstyrrende og destruktivt å være for mye oppmerksom på det. Ved å begrense oppmerksomheten din til innboksen din, kan du fortsette å fokusere på daglige oppgaver.

De 8 beste måtene å administrere oppgavene dine i Chrome

Kan du bruke Chrome-nettleseren din til å administrere oppgavene dine? Prøv disse oppgavestyringsutvidelsene for å administrere (teamets) oppgavelister og spore produktiviteten din.

Les Neste

Om forfatteren