Online Task Management Guide: 10 Tips for å velge riktig app

I løpet av den nye normalen økte antall online og offline prosjektledelsesapper flerfoldig. I dag er det hundrevis av apper som kan hjelpe deg med å styre et forretningsprosjekt effektivt mens du leder et team av samarbeidspartnere.

Hvis du er interessert i å kjøpe programvare for oppgavestyring, bør du finne ut om applikasjonen er fleksibel og skalerbar nok til å oppnå dine mål. Les videre for å lære hvordan du velger riktig online oppgavebehandling.

Hva er en online programvare for oppgavebehandling?

Et forretningsprosjekt inkluderer flere avhengige eller uavhengige oppgaver. Hvert teammedlem er ansvarlig for en eller flere oppgaver. Flere oppgaver involverer mange start- og sluttdatoer, et tidsbudsjett, et kostnadsbudsjett, ressurstildeling, påminnelser, rapporter, dokumenter osv.

Når sofistikert dataprogramvare håndterer alle disse aspektene av et prosjekt, er det kjent som programvare for oppgavebehandling. Utbruddet av pandemien overbeviste tusenvis av selskaper om å vedta fjernarbeid. Som et resultat er oppgavehåndteringsapper nå online og vert på skyservere.

I slekt: Fordeler og ulemper ved å bruke Microsoft Excel som et prosjektstyringsverktøy

Standardfunksjoner for online oppgavestyringsapper

Etter hvert som online etterspørsel etter oppgavespor økte, tilbyr mange IT-tjenester og programvareutviklingsfirmaer allsidige apper for prosjektledelse. Imidlertid kommer de fleste av disse appene med et sett med standardfunksjoner som er avgjørende for grunnleggende prosjektledelse. Disse funksjonene er som følger:

1. Utførlig oppgavelistevisning

De fleste av de online oppgavestyringsappene inkluderer et skjermbilde for oppgavevisning. Her kan du se alle oppgavene og underoppgavene til pågående eller ferdige prosjekter.

2. Kanban-styret

Avansert online task manager-app inkluderer Kanban-styre å implementere Kanban for effektiv prosjektledelse på individuelt eller organisatorisk nivå. Appene visualiserer Kanban-brett digitalt som viser kolonner for Avventer, I prosess, og Fullført oppgavestatus og kort som faktiske oppgaver.

3. Gantt-diagram

Et Gantt-diagram er kjerneprosjektledelsesfunksjonen i enhver online task tracker-app. Gantt-diagrammer illustrerer prosjektets fremgang gjennom den stabile metoden for horisontal søylediagram. Det kan også visualisere oppgaveavhengigheter, brukt tid og gjeldende status for oppgavene.

4. E-post eller meldingsappvarsling

Online prosjektledelsesapper legger også vekt på å holde alle i løkken ved å tilby sanntids prosjektstatus og aktivitetsoppdateringer. Når appen oppdager endringer i oppgavelisten, varsler den umiddelbart den tildelte ressursen og prosjekteieren.

5. Tidssporing

Online task management apps kommer med et automatisk tidtakingsprogram for å spore produktivitetstimer, ressursutnyttelse, prosjektbudsjett, faktureringstimer osv. Prosjekteiere kan ta sanntidsbeslutninger ved å se prosjektets tidsbruk.

I slekt: De beste Toggl tidssporingsalternativene

De fleste online oppgavebehandling app kommer med oppgave merking og filtrering alternativer. Prosjekteieren kan sette spesifikke koder, som prioritert arbeid, ansvarlig avdeling, spesifikke ferdigheter, leveringsfrist, utviklingsfase, etc. Teammedlemmer kan enkelt filtrere ut oppgaver basert på disse kodene for å finne riktig oppgave.

7. Team- eller klientkommunikasjon

Standard online applikasjoner for oppgavebehandling begynte å tilby en seksjon for intern og ekstern kommunikasjon. Disse appene inkluderer moduler som videokonferanser, taleanrop og tekstmeldinger.

8. Rapportgenerering, lagring av filer og deling

Oppgavehåndteringsapper tilbyr også fasiliteter for rapportoppretting for å visualisere prosjektytelse, ressursbudsjett, underpresterende ressurser, oppgaver, prosjektflaskehalser, etc.

Du kan også eksportere rapporter som regneark eller PDF og sende dem til teamet eller klienten. Disse appene lar også prosjektmedarbeidere lagre og dele prosjektrelaterte kritiske filer på en sikker måte.

I slekt: De beste funksjonene i nTask for sømløs prosjektledelse

Tips for valg av den beste oppgavestyringsappen

Programvare for oppgavebehandling kan øke total produktivitet og årlige inntekter for bedrifter av alle størrelser. Frilansere, individuelle gründere og små bedrifter må imidlertid velge den beste oppgavestyringsappen som forenkler oppgaven og ikke legger til en ekstra arbeidsmengde.

Bortsett fra de ovennevnte standardfunksjonene, må du også se etter verdiskapende funksjoner. Her er de beste tipsene som vil hjelpe deg med å kjøpe den perfekte online task manager-appen:

På team- eller prosjektnivå kan det være en interessekonflikt mellom samarbeidspartnerne. Appen skal tillate sentral kontroll for prosjekteieren og lokal kontroll for jevnaldrende. Prosjektadministratoren skal ha makten til å tilpasse tilgangen til verktøyet, avhengig av samarbeidspartnerens kapasitet.

2. Personvern og konfidensialitetskontroll

I de fleste prosjekter med frilans eller virksomhetsnivå er det en utfordring å holde personlig informasjon og immateriell eiendom konfidensiell. Du bør se etter programvare for oppgavebehandling som adresserer personvernproblemer.

3. Cloud Platform Security

Den beste oppgavestyringsappen skal kryptere alle utgående og innkommende data i henhold til de nyeste sikkerhetsprotokollene for internettkommunikasjon. Krypteringen skal også fungere når appen er i ro. Du må se etter sikkerhetsfunksjoner som:

• Identitets- og tilgangsstyringssystem (IAM).
• Appen er i samsvar med GDPR, DSGVO og SOC2.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256-bit SSL-kryptering.

4. Oppgaveoppgave og varsling

En effektiv online oppgavesporing skal tillate teammedlemmer å tildele oppgaver til bøtta deres fra en sentral liste over oppgaver. I tillegg vil funksjoner som en prosjektleder som tildeler en oppgave til en bestemt ressurs, avhengig av ferdighetssett, verktøyet øke.

Når en prosjekteier tildeler oppgaver eller når en ressurs krever oppgaver, bør den varsle de ansvarlige personene.

5. Synkroniser med personlig kalender

Ettersom den eksterne arbeidstrenden øker, anbefales det sterkt at den elektroniske oppgavesporingsappen din synkroniseres med din personlige kalender. Hvis du kan se alle personlige og profesjonelle daglige oppgaver på en skjerm, vil du være mer effektiv når det gjelder å levere høy produktivitet.

6. Tredjeparts appintegrasjon

Den beste oppgavestyringsappen skal tillate enkel integrering med andre apper som grafikk design, regneark, tekstbehandler, e-postklient, meldinger, videokonferanser, digital tavle osv. Integrering med profesjonelle apper gjør at du kan finne alle prosjektrelaterte ressurser på ett sted.

7. Kompatibilitet med flere enheter

Se etter en online oppgavesporing som lar deg logge på fra hvilken som helst enhet som Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS, etc. Du får mer valuta for pengene hvis appen lar deg lagre fremgang på en enhet og begynne å jobbe fra en annen enhet jevnt.

8. AI-basert analyse

Noen oppgavestyringsapper kommer også med en innebygd AI som genererer analyser på høyt nivå om tidligere prosjekter. Ved å ta innsikt i slike rapporter kan du planlegge fremtidige prosjekter mer effektivt til et mindre budsjett.

9. Kundestøttetilgang

De fleste apper tilbyr i dag kundesupport via chat, e-post og telefon. Når du kjøper en online task tracker-app, må du finne ut om utvikleren tilbyr tilstrekkelige generelle og tekniske støttetjenester.

10. Prisstruktur

Se etter en online oppgavehåndteringsapp som tilbyr en fleksibel prisstruktur. Få en budsjettplan på grunnnivå når du er et begynnende team, og oppskalere når prosjektene og ressursene øker.

Er en online oppgavestyringsapp riktig for deg?

Et søk etter den beste online oppgavestyringsappen kan bruke opp mye av produktivitetstiden din. Du kan følge tipsene ovenfor for å få den perfekte programvaren for oppgavestyring for virksomheten din og unngå å miste dyrebar tid.

ClickUp vs. Asana: Hva er bedre for prosjektledelse?

Det er mange alternativer for programvare for prosjektledelse, her er noen tips som hjelper deg å velge mellom Asana og ClickUp.

Les Neste

Om forfatteren