De 7 beste verktøyene for å organisere e-postene dine og øke produktiviteten

Du mottar sannsynligvis flere e-poster fra kunder, venner eller familie hver dag. Å prøve å organisere e-postinnboksen din kan være overveldende, spesielt hvis du har en ukontrollert vane med å beholde hver melding.

Her er noen tips og verktøy for å hjelpe deg med å organisere innboksen din, slik at du kan få mer tid til å jobbe med oppgavelisten.

Tips for å organisere e-postinnboksen din

• Bruk noen minutter hver dag på å slette e-poster du ikke trenger.
• Avslutt abonnementet på unødvendige abonnementer.
• Lag spesifikke mapper for jobb eller personlige e-poster der det er aktuelt, og sorter meldinger i disse mappene så snart de kommer inn.
• Bruk etiketter for å organisere innkommende e-post etter emne (f.eks. økonomi, reise osv.).
• Arkiver i stedet for å slette viktige meldinger som du må lagre for fremtidig referanse.
• Hvis Gmail-kontoen din er koblet til en ekstern e-postadresse, juster varslingsinnstillingene for å unngå å bli rotete med unødvendige oppdateringer.
• Bruk din primære e-postadresse for viktige meldinger, og opprett en annen konto for mindre kritiske, som e-postabonnementer.
  instagram viewer

Disse tipsene kan øke produktiviteten betraktelig. Men i tilfelle du trenger litt ekstra hjelp, kan du bruke disse verktøyene:

Shift lar deg organisere innboksene dine på ett sted.

Du kan organisere innboksen din ved hjelp av filtre, opprettet automatisk når du sender e-poster ved hjelp av forskjellige e-postklienter som Gmail eller Microsoft Outlook. Med disse filtrene kan du organisere e-poster etter avsender, liste, emne og mer. Når du har brukt filterkriteriene på en melding, vil den bli plassert i en bestemt mappe med etikettene.

Shift er også utstyrt med en utmerket søkefunksjon som fungerer på tvers av alle kontoene dine og andre apper som Slack og Facebook Messenger, slik at du raskt kan hente samtaler når nødvendig.

En av de viktigste fordelene med å bruke Shift er at den sentraliserer alle arbeidsflytene dine, sparer tid ved å bytte mellom applikasjoner og e-postkontoer, og forbedre produktiviteten.

En av grunnene til at du kanskje ikke vil laste ned en app eller registrere deg for et nettsted, er at du frykter at de kontinuerlig vil bombardere deg med e-poster. Å ha en midlertidig og disponibel e-postadresse er en utmerket måte å organisere innboksen på og unngå spam.

I stedet for å oppgi den primære e-postadressen din, kan du bruke MailDrop til å opprette en gratis kastadresse for apper/nettsteder med dårlig sikkerhetsrykte eller for å unngå spam-annonser.

Inbox by Gmail gir deg tilpassede kategorier og holder e-poster med disse emnene øverst i innboksen. Den tilbyr også en "snooze"-funksjon, som lar deg skjule en e-post til en bestemt dato eller klokkeslett. Du kan også bruke «legg til i oppgave»-funksjonen for å koble viktige e-poster til din Google Task liste raskt, hvor du kan legge til notater og angi forfallsdatoer.

"Bundler" er en annen måte å automatisk sortere lignende meldinger fra nyhetsbrev og sosiale medier i kategorier som er enkle å administrere. Disse strategiene hjelper deg å skjære gjennom alt det rotet – enten det er fra abonnementer eller endeløse hauger med jobb-e-poster – og komme rett til det som betyr noe.

Unroll.me er et gratis verktøy som lar deg melde deg av nyhetsbrev og organisere innboksen din samtidig.

Å melde seg av ett nyhetsbrev virker kanskje ikke som en stor utfordring, men det blir overveldende når du må håndtere titalls eller hundrevis av abonnementer.

Unroll.me gjør det enkelt å administrere hundrevis av e-poster samtidig. Med bare noen få klikk kan du masseavmelde deg nyhetsbrev i sin helhet, organisere dem med etiketter hvis du vil, og søke etter spesifikke meldinger etter nøkkelord.

For de som er overveldet av tonnevis av nyhetsbrev på e-post, kan «Rollup»-funksjonen i Unroll.me være nyttig. Den lar deg samle alle favoritt-e-postabonnementene dine til en enkel liste én gang daglig.

På denne måten kan du gå gjennom abonnementer på en gang i stedet for å kaste bort tid på å gå gjennom innboksen din hver gang du mottar kampanjenyheter.

Hvis du er en konkurranseperson som liker å gjøre ting selv, kan du gjøre en massekampanje for avmelding av e-post til et morsomt spill. E-postspillet er et gratis verktøy som forenkler prosessen med å tømme innboksen din.

For å administrere e-postinnboksene dine, skriv inn e-postadressen din og start spillet. Målet er å organisere så mange e-poster som mulig innenfor en gitt tidsramme. Du blir straffet hvis du bruker for lang tid, men du får flere poeng hvis du administrerer meldingene dine raskt.

E-postspillet gir deg mulighet til å utvikle en vane med å fokusere på én e-post om gangen før du går til den neste, mens den integrerte timeren øker produktiviteten din.

InMoat er et verktøy som organiserer e-poster etter deres type, for eksempel økonomi, produktivitet, helse, etc. Dette verktøyet hjelper til med å øke produktiviteten din ved å velge og legge e-posttypene som er viktige for deg øverst i innboksen, og gi dem prioritet fremfor andre.

Etter å ha logget på kontoen din, vil InMoat be deg velge en bransje og yrke for å optimere arbeidsflytene dine og angi prioriteringer. Du kan bruke alternativet "Smarte filtre" for å velge kategorien med e-poster som vil forbli i innboksen din. Den vil flytte mindre kritiske e-poster til InMoat-mappen for senere visning når det passer deg.

InMoat vil også analysere nettverket ditt og be deg velge dine pålitelige kontakter for å prioritere e-postene deres, mens du flytter meldinger fra ukjente kilder til en annen mappe.

FollowUpThen er din egen personlige assistent som minner deg på å følge opp med spesifikke e-poster. Det er en livredder for travle mennesker eller de som ofte glemmer viktige meldinger.

Når du har sendt en e-post med FollowUpThen, vil e-posten returnere nøyaktig den dagen og klokkeslettet du angir til innboksen din. Ikke mer å glemme viktige forretningsavtaler eller dater med venner.

Innboksen din kan raskt påvirke produktiviteten din på grunn av massevis av e-poster du mottar fra potensielle kunder, venner, kolleger og de irriterende nyhetsbrevene og kampanjenyhetene du aldri har spurt om til!

Neste gang du føler deg overveldet av alt i innboksen din, ta et dypt pust, begynn å implementere disse tipsene og bruk disse verktøyene for å få alt under kontroll og øke produktiviteten.

5 grunner til å bruke samarbeidsverktøy i stedet for e-post

Samarbeidsverktøy tilbyr en mer koordinert arbeidsflyt av teamdiskusjoner, fildeling, oppgavebehandling, etc. Her er grunnen til at de er bedre enn e-post.

Les Neste

Om forfatteren