Hvordan bruke betinget formatering i Google Sheets

Betinget formatering er når du automatisk formaterer utformingen av celler i regnearket ditt basert på dataene i hver celle. Google Sheets lar deg bruke betinget formatering til å bruke forskjellige skrifttyper, fylle farger og andre stiler, noe som gjør regnearkene dine umiddelbart lettere å lese.

Alt du trenger å gjøre for å bruke betinget formatering er å lage noen regler for regnearket du skal følge. Nedenfor viser vi deg hvordan du lager disse betingede formateringsreglene med Google Sheets.

Når skal du bruke betinget formatering

Du kan bruke betinget formatering av stort sett en hvilken som helst grunn til at du vanligvis kan formatere et regneark. Den viktigste fordelen er å spare deg for tid og sikre konsistens, men betinget formatering oppfordrer deg også til å tenke på oppsett og styling av regnearket på forhånd.

Du kan bruke betinget formatering for å skille mellom datatyper i et sett, for eksempel å gruppere ansatte etter deres avdeling. Eller du kan også bruke den til å gjøre oppmerksom på problematiske verdier, for eksempel negativ fortjeneste. Noen ganger kan det også være nyttig å bagatellisere foreldede poster, for eksempel aktiviteter med en dato tidligere.

I slekt: Googles regnearktriks som er enkle å lære og huske

6 Google-regnearketriks som er enkle å lære og huske

La oss finne en håndfull super nyttige Google Sheets-triks som er enkle å lære og huske.

Hvordan lage betinget formatering i Google Sheets

Den beste måten å demonstrere betinget formatering på er kanskje med et enkelt eksempel. Start med et nytt regneark, og følg trinnene nedenfor:

1. Skriv inn noen eksempelverdier i noen få rader.
2. Marker rekkevidden av celler du vil være kvalifisert for betinget formatering.
3. Fra Format menyen, velg Betinget formatering.
4. Endre Formater celler hvis ... rullegardin til Er lik.
5. Skriv inn en av dine eksempelverdier i Verdi eller formel eske.
6. Velg formateringen du vil legge til, for eksempel en fyllfarge.
7. Klikk Legg til en annen regel.
8. Erstatt den forrige verdien med en annen enn regnearket, og velg et annet format eller en annen farge for denne verdien.
9. Gjenta de to foregående trinnene for flere verdier, ved å bruke annen formatering hver gang.
10. Når du er ferdig, klikker du på Ferdig for å se en liste over reglene du har opprettet.

Typer tilstand som Google Sheets støtter

Google Sheets støtter et bredt spekter av betingelser som du kan basere formateringen på. Disse er bygget rundt tre kjernedatatyper: tekst, datoer og tall.

Tekst

Den enkleste betingelsen for tekst, tømmeavhenger av om cellen inneholder noen verdi i det hele tatt.

Bruk for å sjekke om det er et bestemt stykke tekst inneholder. Denne tilstanden kan se etter et fast stykke tekst, eller det kan også bruke mønstermatching der hver ? står for enhver karakter og * står for null eller flere av hvilket som helst tegn.

Til slutt, for mer strukturerte tekstmatcher, begynner med, slutter med, eller nøyaktig vil begrense mulige kamper.

Datoer

Datoer er enkle, selv om de støtter noen nyttige forhåndsdefinerte verdier i tillegg til brukerdefinerte. Bruk betinget formatering for å se etter datoer før, etter, eller lik til et utvalg av relative datoer (f.eks. i morgen, det siste året). Du kan også sammenligne dem med en bestemt dato etter eget valg.

Tall

Til slutt kan du bruke betinget formatering for å se etter tall som er lik, større enn, mindre enn eller mellom en rekke andre tall.

Egendefinerte betingede formateringsformler

Egendefinerte formler gjør betinget formatering kraftigere siden de kan markere hele områder og til og med referere celler utenfor området som formateres. For å demonstrere tilpasset betinget formatering, la oss ta et annet veldig enkelt eksempel.

Denne gangen lager du en tabell i Google Sheets med to kolonner. Vi valgte å registrere lagernivåer for forskjellige frukter.

For å markere alle rader i dataene med mer enn fire varer på lager:

1. Velg dataområdet (A2: B5).
2. Åpne Betingede formatregler vindu.
3. Velge Egendefinert formel er som tilstanden.
4. Som en Verdi, Tast inn = $ B2> 4.

Vær spesielt oppmerksom på detaljene i formelen vi brukte.

I slekt: Hvordan lage egendefinerte funksjoner i Google Sheets

Som med en normal formel i en celle, må den begynne med likhetstegnet (=). Dollaren ($) før kolonnen (B) gjør den til en absolutt referanse, så sammenligningen refererer alltid til data fra den spesifikke kolonnen. Raden (2) er relativt til den første raden i dataområdet, så for hver rad skjer sammenligningen med aksjeverdien i samme rad.

Typer formatering som støttes i Google Sheets

Du kan velge mellom et begrenset sett med forhåndsinnstilte stiler i Google Sheets ved å klikke på Misligholde tekst, like under Formateringsstil.

Utover det er formateringsalternativene ganske begrensede, men bør være tilstrekkelig for de fleste praktiske formål.

Først kan du konfigurere en hvilken som helst kombinasjon av standard skriftstiler: fet, kursiv, understreket og gjennomstrekk. Spesielt sistnevnte kan være nyttig for å indikere ugyldige eller foreldede data.

Den andre typen styling du kan bruke, gjelder farger: både tekst (forgrunn) og fyll (bakgrunn). Standard fargeplukkere er tilgjengelige, inkludert tilpassede farger for å gi valget av praktisk talt hvilken som helst farge du ønsker.

Betinget formatering med fargeskala

En praktisk metode for å visualisere numeriske verdier er fargeskalaen. Dette tildeler farger fra en palett i henhold til hver celles relative verdi. Farger påføres bakgrunnen, ellers kjent som Fyll farge.

Denne teknikken brukes ofte i diagrammer og kart der for eksempel en mørkere farge kan indikere en lavere verdi.

Google Sheets 'implementering er begrenset, men veldig enkel å bruke. Velg et utvalg av tall som før, men denne gangen endrer du fanen nær toppen av Betingede formatregler vindu fra Enfarge til Fargeskala.

Under Formater regler du kan definere arten til fargeskalaen din. Klikk på Forhåndsvisning -knappen avslører et begrenset sett med forhåndsdefinerte paletter å velge mellom. Du kan tilpasse skalaen ved å velge forskjellige verdier eller prosenter for å representere minimum fargepunkt, maksimum fargepunkt og midtpunkt. Fargevelgerne ved siden av hvert punkt muliggjør mer kontroll over fargepaletten.

Andre aspekter å vurdere

Hvis du bruker denne funksjonen mye i et regneark, kan det være lett å miste oversikten over hvilke betingede formateringsregler du setter på plass. Sidepanelet gir ingen måte å se alle reglene i spillet; det viser ganske enkelt hvilke regler som er satt opp for de valgte cellene.

For å se alle reglene dine, velg alle cellene ved å bruke enten hurtigtasten (Ctrl / Cmd + A.) eller ved å klikke på det blanke rektangelet helt øverst til venstre før rad 1 og kolonne A.

Merk at hvis du kopierer og limer inn en celle som inneholder betinget formatering, kopierer du også den betingede formateringen for den cellen.

Til slutt, hvis du oppretter flere motstridende regler for en celle eller et område, gjelder bare den første regelen. Du kan endre rekkefølgen ved å dra en regel ved hjelp av det vertikale prikkikonet på venstre side.

Spar tid og sikre samsvar med betinget formatering

Betinget formatering er den typen Google Sheets-funksjon som kan spare mye tid, selv om du lett kan gå uten å vite at den eksisterer. Selv på det enkleste nivået, lar det deg presentere regnearkdata med ekstra betydning, uten ytterligere kontinuerlig innsats.

Formater automatisk data i Excel-regneark med betinget formatering

Excels betingede formateringsfunksjon lar deg formatere individuelle celler i et Excel-regneark basert på verdien. Vi viser deg hvordan du bruker dette til forskjellige daglige oppgaver.

Om forfatteren