Slik prioriterer du oppgaver med Eisenhower Matrix Produktivitetssystem

Annonse

To-do-apper er rasende i disse dager. Det har vitenskapen bevist lister oppmuntrer virkelig til produktivitet, og du kan øke produktiviteten ytterligere ved hjelp av triks som å gjøre oppgavelisten din offentlig. Noen mennesker bruker til og med sine e-post innbokser som oppgavelister.

Men hva hvis du har prøvd alt det og ingenting av det fungerer?

Heldig for deg, alternative produktivitetsmetoder 5 nye produktivitetsteknikker du sannsynligvis ikke har hørt omHvis du fremdeles søker etter den beste måten å øke produktiviteten på, kan du prøve et av disse bedre alternativene til Pomodoro og GTD. Husk å slutte å se når du fant en "god nok" løsning. Les mer eksistere. Og hvis du synes at vanlige oppgavelister er for plagsomme eller for overveldende, anbefaler vi at du prøver en gammel, men effektiv teknikk som heter Eisenhower Matrix.

Hva er Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix er et 2 × 2 rutenett med bokser. Den øverste raden er for oppgaver som er “viktige”, mens den nederste raden er for oppgaver som er “ikke viktig.” Samtidig, venstre kolonne er for oppgaver som er "presserende", mens den høyre raden er for oppgaver som er "ikke presserende." Dette er hva det ser ut som:

For de fleste er begrepene Viktig og presserende synonyme, så la oss ta et øyeblikk å definere forskjellen mellom dem:

• Viktig - Oppgaver som bidrar til dine langsiktige mål og verdier, enten de er personlige, profesjonelle osv. Betydningen handler om relevans. En måte å avgjøre om en oppgave er viktig, er å spørre deg selv: "Kan jeg fortsatt nå målene mine og være tro mot verdiene mine hvis jeg hopper over denne oppgaven?"
• Som haster - Oppgaver som må håndteres innen slutten av dagen. Hvis timeplanen din har mer spillerom, kan du foretrekke det innen slutten av uken. Uansett handler haster om tid. En måte å avgjøre om en oppgave haster, er å spørre deg selv: "Når er fristen for denne oppgaven?"

Før du kan bestemme om en oppgave er viktig eller ikke, må du kjenne til dine egne mål og verdier. For mange er karriereprogresjon et langsiktig mål, så oppgaver direkte relatert til det er viktig. Eller hvis du verdsetter familie mest, kan det være viktig å komme hjem i tide.

Men hvordan kan en oppgave være presserende, men ikke viktig? Husk at det haster bare på tide. Tenk på fristen. Anta at i dag er den internasjonale kaffedagen, og din lokale kaffebar gir ut gratis kaffe. Hvis du ikke utnytter det i dag, går muligheten tapt - men gratis kaffe har ingen relevans for dine langsiktige mål eller verdier. Det er presserende, men ikke viktig.

Ved å bruke disse definisjonene blir det lettere å beskrive hva slags oppgaver som hører hjemme i hver av de fire boksene. Vi kan til og med tenke på matrisen på denne måten:

Hvorfor bruke Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix er ganske enkelt en måte å gjøre det på prioriter oppgavene dine.

Oppgavelister er gode til å spore hva du trenger å gjøre, men det er ikke alltid like lett å bestemme hvilken oppgaver har høyere prioritet. Jeg har personlig aldri brukt “Prioritet” -funksjonen i noen oppgaveliste-app, fordi jeg alltid ender med å merke alt som “Høy prioritet” - og når alt er høyt prioritert, er ingenting.

Når du ser på en oppgaveliste og ser 30 opplagte oppgaver, hvordan bestemmer du videre hvilken oppgave du skal takle? "Begynn med det enkleste," sier noen. “Nei, begynn med det vanskeligste,” sier andre. Men hva er enkelt og hva er vanskelig? Det er aldri svart og hvitt. Ofte har jeg kastet bort 10, 15 eller til og med 30 minutter bare for å prøve oppgaven min!

Dette er grunnen til at Eisenhower Matrix lyser. I motsetning til en enkelt oppgaveliste, er matrisen selvprioritering. Det forteller deg hvilken oppgave å håndtere neste. Det reduserer kognitiv belastning fordi bare Nå og senere-boksene virkelig betyr noe. Og hvis du noen gang er knust for tid, hjelper det deg å se hvilke oppgaver du kan hoppe over.

I tillegg har matrisen to andre mindre fordeler. For det første tvinger det deg til å være mer oppmerksom på hver oppgave. I stedet for å kaste alt i en stor rotete oppgavehaug, bestemmer du aktivt om oppgaver er verdt tiden din foran, og holder din faktiske oppgaveliste tett. For det andre, det minner deg stadig om dine mål og verdier.

Det eneste problemet er at Eisenhower Matrix kan være litt vanskelig i begynnelsen. Spesielt har nye brukere en tendens til å bli snublet av Delegate og Trivial-boksene. Der er en læringskurve, så la oss gå gjennom et praktisk eksempel på hvordan du setter opp en matrise, organiserer oppgaver og kommer oss gjennom en dag.

Slik bruker du Eisenhower Matrix

Selv om Eisenhower Matrix konseptuelt er en firkant på fire bokser, kan du praktisk talt tilnærme den som fire separate oppgavelister: en nå-liste, en delegatliste, en senere liste og en trivieliste. De to presserende listene kommer foran de ikke-presserende listene.

Jeg synes at Trello er kjempebra for dette. Sett opp et styre for hver sfære i livet ditt (f.eks. Personlig, profesjonell, kirke, hobby) og sett opp disse fire listene i hvert av brettene. Eller hvis du ikke har mye å gå på, kan du bruke ett brett for alle oppgaver. Det er opp til deg. Liker du ikke Trello? Ta i betraktning disse alternative Kanban-verktøyene Farvel, hei! 5 Alternative gratis Kanban brettverktøyTrello er en utrolig app for prosjektstyring og organisering av oppgavene dine. Men det er andre kanban-apper som kan være ideelle for oppgavene dine. La oss snakke om de beste Trello-alternativene. Les mer .

Når listene dine er klare, kan du begynne å legge til oppgaver:

La oss si at du er en tradisjonell kontorarbeider som ønsker å bruke Eisenhower Matrix for å bli mer produktiv på jobben. Dette vil være scenariet som driver resten av dette eksemplet, men det skal være enkelt å anvende disse konseptene ellers.

Hva står på tallerkenen din i dag? Den første tingen som kommer til hjernen: e-post. La oss lage en oppgave for når innboks null, som haster (e-post skal tømmes daglig) og viktig (vi snakker arbeidsrelaterte e-poster her):

I dag er tilfeldigvis Pretzel Day på kontoret, og du ønsker en gratis kringle med verkene. Dette kan være presserende, men det er ikke viktig:

Sjefen din minner deg om at dokumentasjonsrapporten for teamets siste prosjekt skyldes innen 16.00, noe som både haster og er viktig:

Han minner deg også om at teamets budsjettforespørsel for ditt neste prosjekt forfaller innen slutten av dagen på fredag. Dette er viktig, men ikke presserende:

Kontorsjefen kommer til deg og sier at papir- og blekkforsyningen er tom. Du må legge inn en bestilling så snart du kan - men dette har ikke mye å gjøre med karrieremål eller verdier:

Det er forsommeren (i dette scenariet), og kontoret begynner å bli for mykt med den våte sesongen. Alles produktivitet vil skyrocket med en god avfukter, for ikke å nevne alt andre fordeler med å redusere luftfuktigheten 4 helsemessige fordeler ved å overvåke temp og fuktighet hjemmeVisste du at det er helsemessige fordeler ved å bruke smarthusprodukter? Det er riktig. Ett eller to smarte kjøp kan forbedre livskvaliteten din drastisk. Les mer .

Du noterer for å få dette opp, men det er verken presserende eller viktig:

Av og på går det. Møter dukker opp, planlegging må gjøres, du husker ting du vil gjøre osv. Etter hvert vil matrisen din (dvs. lister) fylles ut, og det beste er at det er langt mindre skremmende enn en hovedliste over oppgaver:

Når du er fri for en annen oppgave, kan du bare starte til venstre og gå til høyre. Du bør takle alt i nå- og delegatlistene før du angår deg selv med ikke-presserende lister.

Hvis du kan delegere, takle delegatlisten først og last av så mange av disse oppgavene du kan. Gå deretter gjennom listen Nå. Når du har kommet deg gjennom listen Nå, kan du vurdere dagen som en suksess. Du kan nå få et forsprang på den senere listen eller avslutte dagen tidlig.

Hvis du kan ikke delegere, start med Nå-listen. Hvis du går gjennom Nå-listen og har mer tid, har du et valg: behandle delegerte-listen som en Nå-liste, få et forsprang på den senere listen, eller avslutt dagen tidlig. I praksis vil du sannsynligvis ønske å veksle mellom delegerte og senere oppgaver.

Ved dagens slutt går du gjennom delegatlisten og dumper alle oppgaver med frister. Behold de du fremdeles kan gjøre. Lagre dem til i morgen.

Ved begynnelsen av neste dag, gå gjennom listen Senere og bestemme hvilke oppgaver som nå haster. Flytt dem til Nå-listen. Gjør det samme for Trivial-listen, bortsett fra å skifte disse oppgavene til delegatlisten. Legg til nye oppgaver som dukker opp hele dagen. Skyll og gjenta.

Når oppgavelister ikke fungerer for deg

Legg merke til at du kan endre Eisenhower Matrix uansett hva du vil. I stedet for å bruke den for å veilede hele dagen din, kan du det for eksempel sortere e-posten din med sin egen matrise Her er den mest avgjørende e-postsorteringsløsningen du noen gang vil trengeEn enkel sorteringsløsning vil sikre at du alltid er på toppen av e-postmeldingene dine. Du trenger bare fire etiketter eller mapper for å administrere innboksen og redusere stresset via e-post. Les mer . Hele konseptet med haster / viktighet kan vise seg nyttig i alle slags saker utover arbeid og e-post.

Mange mennesker har funnet stor suksess med Eisenhower Matrix. Men hvis du har nådd dette punktet og ikke tror det vil hjelpe, er det greit. Fortsett å se etter metoden som fungerer for deg. Når alt er sagt og gjort, den eneste produktivitetsteknikken som betyr noe Det beste produktivitetsverktøyet er det du faktisk brukerI en verden som jager produktivitet, lover hver nye og skinnende produktivitetsappen noe nytt. Men mister vi noe når vi endrer produktivitetsappene våre for ofte? Les mer er den du faktisk bruker.

Synes du Eisenhower Matrix er nyttig? Hvis ikke, hvilken produktivitetsteknikk bruker du for å holde deg organisert og fremover? Del med oss ​​i kommentarene nedenfor!

Bildekreditt: Amy Bull via Shutterstock.com