En nybegynnerveiledning for bruk av Asana til sporing av ethvert prosjekt

Annonse

Asana er et av de beste produktivitetsverktøyene du kan bruke gratis, og det er perfekt for en kreativ profesjonell som ønsker å administrere timeplanen. Det kommer med mange tilpasningsalternativer, men når du først lærer tauene, kan allsidigheten virke skremmende.

La oss lette det. Slik lager du og holder oversikt over et prosjekt ved hjelp av Asana.

Trinn 1: Logg inn og bli kjent

Asana er nettbasert, så når du setter opp prosjektet ditt, må du logge inn på kontoen din. Hvis du ikke har registrert deg ennå, kan du prøve den gratis gratis-kontoen først og se om du liker den. For mer avansert bruk har Asana forskjellige prisnivåer.

Hvis du har prøvd å administrere et prosjekt med Trello, har vi allerede snakket om det hvordan Asana sammenligner med Trello som et prosjektstyringsverktøy Trello vs. Asana: Det beste gratis prosjektstyringsverktøyet er ...Å velge mellom Trello og Asana er vanskelig. Her sammenligner vi gratisplanene og hjelper deg med å bestemme hvilket prosjektstyringsverktøy som er best for teamet ditt. Les mer .

Når du er registrert, ser du en hjemmeside som ligner på skjermdumpen over. Langs venstre side er sidefeltet ditt. I sentrum under Oppgaver grunn snart ser du en liste over ting du trenger å fullføre. Under det ser du ikonene for de nylig åpnede prosjektene dine.

Trinn 2: Lag et nytt prosjekt

Gå til sidefeltet for å lage et nytt prosjekt. Under lag, klikk +> Legg til prosjekt.

Når du har gjort det, blir du møtt med en ny skjerm som gir deg en liste over maler du kan velge mellom. La oss gå med Tomt prosjekt. For å holde oversikt over daglige oppgaver trenger du ikke mer enn det.

Etter at du har klikket på Tomt prosjekt, blir du bedt om å legge til detaljene dine. Det er her du vil sette opp "reglene" som styrer hvordan prosjektet ditt ser ut.

Siden dette prosjektet hjelper meg med de daglige oppgavene mine, vil jeg stille personvernet til Privat for meg. Det er ikke behov for at noen andre ser det.

Klikk deretter Lag prosjekt. Asana vil generere dette prosjektet under Teams-kategorien i sidefeltet.

Trinn 3: Endre prosjektfarge

Nå som du har laget det nye prosjektet ditt, kan du tilpasse fargen på det. Dette gjør det lettere å se i kalenderen din.

For å tilpasse fargen din, klikker du på "..." ved siden av prosjektets navn. Under Angi Uthev farge, velg en fargeprøve.

Trinn 4: Lag en gjentakende oppgave

Det fine med Asana er at du kan lage flere oppgaver med forskjellige parametere i hvert prosjekt.

Enhver oppgave kan også være en gjentagende oppgave. For å lage en gjentagende oppgave, klikk på prosjektets navn — “Asana Tutorial” —under lag delen i sidefeltet. Dette sikrer at prosjektet er aktivt.

Under Liste, klikk Legg til oppgave. Dette vil automatisk legge til et oppgavekort på høyre side av arbeidsområdet. Det er her du vil fylle ut detaljene dine.

For denne opplæringen skal jeg si at denne oppgaven er å legge ut kunst på Twitter.

For å tilordne oppgaven til noen, klikk på personikonet ved siden av forfallsdato. Skriv inn navnet deres. Ved å klikke på brukernavnet blir oppgaven tildelt dem.

La oss deretter gi denne oppgaven en frist. For å gjøre det, klikk på Tidsfrist ikon. Dette bringer opp kalenderen og en liste over datoer du kan velge mellom.

For denne oppgaven skal jeg sette fristen til 24. mars. Men jeg vil også få denne oppgaven til å gjenta en gang om dagen når jeg er ferdig med å lage den.

Klikk på for å slå på gjenta Angi å gjenta. Dette vil gjøre at en rullegardinmeny dukker opp, der du kan velge intervaller daglig, periodisk, ukentlig, månedlig eller årlig.

Du kan også klikke Legg til rett tid å ha oppgaven på grunn til et bestemt tidspunkt hver dag. For denne opplæringen skal jeg skrive inn 11:00.

Når du er ferdig, klikker du Ferdig. Du ser den nye oppgaven din vises med navn, forfallsdato og hvem den er tildelt i Liste.

Når det er sagt - hva om du vil lage en oppgave for et mer komplisert prosjekt? Hva om denne oppgaven har en hard sluttdato, eller det er flere trinn du må fullføre?

Trinn 5: Lag en oppgave med undervisning

For å lage en oppgave med en hard sluttdato, følg den samme prosessen som vi la ut i Trinn 4.

Klikk på Legg til oppgave, fyll ut tittelen, mottakeren og forfallsdato, men når du kommer til forfallsdato, ikke klikk Angi å gjenta. Det er ikke nødvendig.

Under tittelseksjonen vil du se en tekstboks som sier Beskrivelse. Ved å klikke på denne boksen kan du fylle ut informasjonen om prosjektet ditt: hvem klienten er, hva de trenger, eller eventuelle ideer du vil inkludere i designet ditt.

Alle disse detaljene side om side kan bli kompliserte. Hvis oppgaven din krever flere trinn for å fullføre, kan du legge til underoppgaver for å holde rede på dem.

Hvis du vil lage en deloppgave, klikker du på ikonet øverst på oppgavekortet, sett her markert med rødt.

Dette vil automatisk opprette en deloppgave for deg. I likhet med foreldreoppgaven kan du navngi den, gi den en forfallsdato eller tilordne den til en annen person.

Hvis hovedoppgaven er satt til privat, må underoppgaven tilordnes deg. Hvis du raskt vil tilordne oppgaven, klikker du på personikonet og deretter klikker du på Tildel til meg.

Nå som du har opprettet en underoppgave, kan du opprette flere underoppgaver på oppgavekortet.

Du kan også ordne undertakene ved å klikke og dra dem ved å bruke de seks prikkene som ligger på venstre side av hvert merke. Dette er nyttig hvis du oppretter subtallene dine i ustand.

Trinn 6: Legge til tagger

Når du har laget subtaskene dine, kan det være lurt å merke dette prosjektet slik at det er lettere for deg å finne. For å merke det, trykk Tab + T å hente tagboksen din. Denne boksen vil vises over undertakene dine.

Jeg kommer til å merke dette prosjektet "tutorials", men som du kan se har jeg ikke en kode for det ennå. For å lage en, klikk på den blå ruten som sier NY TAG. Asana vil generere det for deg.

Trinn 7: Fullføre en oppgave

Så nå som vi er ferdige med å sette opp repeterende og engangsoppgaver, er det ikke mye mer å gjøre enn å "fullføre" dem.

Når du er ferdig med en oppgave eller en deloppgave, klikker du på hakene ved siden av elementet. De blir grønne når de er ferdige.

Trinn 8: Slette en oppgave

Hva om du vil slette en oppgave som ikke lenger er aktiv? Klikk på de tre prikkene øverst til høyre i oppgaven, og velg Slett oppgave.

Når du har gjort det, vil Asana be deg: vil du angre den siste handlingen, eller bli kvitt oppgaven for godt? Hvis du er sikker på at du ikke trenger oppgaven igjen, klikker du Slett permanent og Asana vil tørke det.

Bruk Asana til å organisere livet ditt

Som du ser, kan Asanas evne til å administrere dine kreative prosjekter - og tilpasse dem - gjøres med bare noen få enkle trinn.

Det er imidlertid ikke det eneste verktøyet som kan hjelpe deg med tiden og prosjektene dine, og hvis du leter etter mer info har vi en flott liste over gratis prosjektstyringsverktøy Det beste gratis prosjektstyringsverktøyet for degDu trenger ikke Microsoft Project for å administrere et prosjekt. Men hvilket gratis prosjektstyringsverktøy er riktig for deg? Bruk disse strategiske spørsmålene til å velge. Les mer for deg.