20 måter en menneskelig virtuell assistent kan spare deg for tid

Annonse

Det er to slags virtuelle assistenter (VA) for å gjøre livet så enkelt Jeg brukte tre virtuelle assistentfirmaer og dette vantÅ ansette en virtuell assistent er smart tidsstyring. Vi testet tre virtuelle assistenttjenester og fant fordeler og ulemper for hver. Hver test avslører tipsene og triksene for å velge den ideelle personlige assistenten. Les mer : digital og menneskelig.

Digitale assistenter er de som Siri, Cortana, Alexa og Google Assistant. De er programmer som kan tolke og utføre grunnleggende forespørsler. Vi snakker om ting som å finne restaurant- og ferieanbefalinger, bestille en Uber, stille inn påminnelser og kontrollere ditt smarte hjem. Ganske enkelt, men fortsatt ganske nyttig.

Men hva med de oppgavene du hater å gjøre, ikke kan gjøre, eller bare ikke har tid til å gjøre, som bare er for kompliserte for en digital VA? Svar: ansett a menneskelig virtuell assistent.

Dette er mennesker (så pass på at du behandler dem som sådan) du kan leie fra nettsteder som

UpWork eller Mennesker per time. Ved å outsourcere de rette oppgavene til disse menneskelige VA-ene, kan du bli superproduktiv, og hugge ut mer tid til det konsentrer deg om viktig arbeid Hvorfor selvdisiplin er den beste produktivitetshacken du trengerHva er hemmeligheten for å få dypt arbeid? Er det motivasjon eller er det disiplin? Hvis du ikke kan fokusere og fullføre arbeidet ditt, er her noen vanntips som vil hjelpe deg å oppnå mer. Les mer , eller bare for å slappe av.

Er du usikker på hva du muligens kunne outsource til disse menneskelige VA-ene? Her er noen ideer.

1. Gjør reservasjoner og avtaler

Hvis det er en restaurant du har tenkt å prøve ut, kan du be VA om å "bestille bord for 4 personer på [restaurant] for rundt 20.00 denne fredagen. ” De vil deretter finne telefonnummeret, ringe, fortelle deg de nøyaktige detaljene og legge til reservasjonen til a delt kalender Hvordan dele Google-kalenderen din med hvem som helstVi viser deg tre alternativer for deling av Google Kalender. Ved å bruke iCal kan til og med brukere av Apple Calendar og Outlook se planen din. Vi forklarer også hvordan du kan tilbakekalle tilgang til Google Kalender. Les mer .

Hvis de har tilgang til kontaktene dine, kan de til og med gi beskjed til alle andre når de skal vises. Det samme gjelder alle andre reservasjoner og avtaler du ønsker å gjøre.

2. Nettkjøp

Når du finner en VA kan du stole på, tildele dem et lite godtgjørelse eller gi dem tilgang til et "firma" -kredittkort (med en liten grense) betyr at de kan gjøre online-kjøp på dine vegne. Ser du noe du vil? Send dem en lenke, eller et bilde, så kan de takle å sette opp kontoer og legge inn betalingsdetaljer, slik at du ikke trenger å gjøre det.

3. Finn (og kjøp) den perfekte gaven

Hvis du har en liste over mennesker du liker å kjøpe gaver til (ektefellen din, foreldrene, bestevennen), kan du lage en kort profil av hver person inkludert interessene deres, og la din VA skure på nettet for gaver de vil kjærlighet. De kan deretter rutinemessig legge til disse ideene i et delt dokument på Google Drive eller Evernote, slik at du alltid har en liste over fantastiske gaveideer til disposisjon.

4. Planlegg en ferie

Når du har litt tid til å nærme deg, kan du be VA om å lage et kortfattet dokument med fantastiske ferieideer basert på budsjett og preferanser. Utført på riktig måte, vil du kunne gjennomgå dette i minutter heller enn å bruke timer på å gjøre forskningen selv.

De trenger det undersøke mulige flyreiser 5 Reisende hemmeligheter for å finne de beste og billigste flyvningeneDet eneste bedre enn å reise er å reise til en fantastisk avtale. Spar penger og ha en flott tur med hjelp av disse reiseplanleggingsappene. Les mer , overnatting, aktiviteter, attraksjoner, værmeldinger, etc. slik at du kan ta den beste beslutningen.

5. bokføring

Å sende VA-bilder av kvitteringer som må legges inn i et regneark, eller regelmessig e-post til en liste over utgiftene dine, er en utrolig enkel måte å føre bokføring på. Dette lar deg delegere detaljene om bokføring i stedet for å overlate alle disse utgiftene til hoper deg opp og stresser deg ut 10 måter å grave deg ut av oppgavens etterslepFølelsen av å drukne i en liste over uendelige oppgaver er en frykt som er felles for oss alle. Kuren er tilgjengelig. Her er ti måter å klø tilbake. Les mer .

6. Finn interessante hendelser

Det er altfor lett å finne ut om interessante hendelser etter faktumet. For å forhindre at dette skjer, la VA-en din lage en liste over alle de beste stedene i nærheten, følg med Facebook-arrangementer Gå aldri glipp av en hendelse: Facebook lar deg abonnere på lokale arrangementerVil du at Facebook skal gi deg beskjed når det skjer store begivenheter i ditt område? De vil. Les mer , og sender deg regelmessig en liste over hendelser du kan være interessert i å delta på.

7. Behandle kundesupport

Når du trenger kontakt med kundestøtte eller teknisk support uansett årsak, kan du ende opp med å kaste bort massevis av tidene som står på vent. For å garantere at du ikke kaster bort denne gangen, må du få VA til å komme i kontakt med kundeservice på dine vegne.

8. Administrer dine data og filer

Hver av oss har så mange filer, mapper, data, kontakter og bilder, at det nesten er en heltidsjobb bare å holde alt organisert. Så finn et system som fungerer, forklar det til VA, og gi dem de nødvendige tillatelsene til å gjøre dette for deg. Hver par uker kunne de flytte de nye filene dine til de rette mappene i Dropbox og Google Drive. Gi nytt navn til og organiser de nye bildene dine. Merk Evernote-notatene dine Den beste måten å organisere Evernote: Bruk taggerEr din Evernote et stort rot? Vi viser deg en enkel finjustering som hjelper deg med å organisere notatene dine som aldri før. Les mer . Rydd opp i kontaktlistene. Slik vil du bestandig kunne finne det du trenger.

9. Onlineforskning

Hvis du trenger å finne den beste appen for en viss oppgave, den laveste kostnadsleverandøren, eller det topprangerte produktet for en viss bruk, kan du få VA til å gjøre det tunge løftet for deg. Det samme gjelder hvis du trenger å gjøre noen grunnleggende undersøkelser for å løse et problem på jobben. En god VA vil ha fantastiske online forskningsevner, slik at du kan ha tillit til at de samler riktig informasjon for deg.

10. Filtrer e-postene dine

I det siste har vi dekket mange måter å kurere din innbokseangst Hvordan mestre Gmail Inbox AngstSå mange e-poster, så lite tid. Føler du deg slik når det gjelder å administrere Gmail-innboksen? Vi viser deg enkle innstillinger og nyttige verktøy for å organisere og stress-bevis din Gmail-innboks. Les mer og bruk mindre tid på e-post. Men hvis du fremdeles sliter, kan du vurdere å outsourcere e-posten din til en VA. Hvordan du trener VA-en din til å filtrere e-postmeldinger vil være personlig for deg. De kan arkivere meldinger du ikke trenger. Flytt de som trenger svar på en "Svar" -mappe. Avslutt abonnement fra uønskede e-postlister. De kan til og med svare på noen meldinger på dine vegne.

11. Lag presentasjoner

Forberede en presentasjon for arbeidet? Hva med å bare dele med VA-en all informasjonen som må inkluderes, og la dem sette sammen hele saken og sende deg det ferdige dokumentet?

12. Dataregistrering

Dataregistrering kan være en av de mest tidkrevende, men minst produktive måtene å bruke tiden på. Hvis noe av uken din blir brukt på dataregistrering, kan du sende den til en VA så snart som mulig, slik at du kan bruke tiden til bedre bruk.

13. Bekreft reservasjonene dine

Et døgn før en avtale eller reservasjon, la VA kontrollere at alt er bestilt. Dette er nyttig for medisinske avtaler, og spesielt hotell- og restaurantreservasjoner, hvor det å hjelpe deg med en assistentoppringning på dine vegne enkelt kan gi deg en oppgradering.

14. korrekturleser

Enten du skriver e-postmeldinger, blogginnlegg, rapporter, artikler eller noe annet, er det sikkert at feil glir gjennom sprekkene. For noe viktig, send ordene dine til VA-en din for å sjekke over (hvis språkkunnskapene deres er opp til bunnen av). De vil sjekke grammatikken og strukturen i forfatterskapet ditt, og kan til og med legge til formatering i dokumentene dine for å få dem til å se skipsformet ut.

15. Din egen personlige påminnelse

Med en delt kalender kan en VA selvfølgelig hjelpe deg med å administrere timeplanen din, slik at du alltid vet hvor du trenger å være på hvert punkt på dagen. Men du kan også få dem til å være din egen personlige påminnelse, sende deg meldinger eller til og med ringe deg til å jogge minnet om avtaler, bursdager, møter, konferanser, treningsøkter. Uansett hva du vil.

16. Skrive opp notater

Hvis du har en haug med håndskrevne notater som ligger rundt, eller sider fylt med høydepunkter, knips bilder av disse og send dem til VA-en din for å skrive inn for deg. Å ha en digital kopi av disse notatene gjør dem ikke bare sikrere, men også fullstendig søkbare.

17. Lag en måltidsplan

Hvis du vil prøve ut en ny type kosthold (dvs. lavt proteininnhold, vegetarisk, lite karbohydrater, rik på næringsstoffer, egnet for Atkins Diet, etc.), la VA din kjenne til kravene, og ha dem sette sammen en måltidsplan Slik bygger du perfekte måltider med IIFYM-kalkulatoren og ExcelDu kan enkelt designe måltider som oppfyller ernæringsinntaksmålene. Oppnå kondisjonsmålene dine ved å bruke den gratis IIFYM-kalkulatoren og et Excel-regneark for sunne måltider hver dag. Les mer og dagligvareliste for å gjøre følgende kosthold til en lek.

18. Overvåke, oppsummere og klipp ut nyhetene

Forutsatt at VA-en din har en god ide om hva du er interessert i, ha dem hold øye med bransjens nyheter Disse nye feedly-funksjonene gjør det enklere å fordøye RSS-feedene dineFeedlys siste oppdatering kom med tre nye funksjoner: tavler, notater og høydepunkter. Slik kan de hjelpe deg med å være mer produktive og organisert med RSS-feedene dine. Les mer og varsler deg om alt som er viktig for deg trenge å vite om å være i forkant av spillet.

De kan enten sende deg en lenke til en original artikkel, eller for å spare enda mer tid, la dem oppsummere nyhetene og eventuelle tilknyttede data, slik at du kan forstå historien i en brøkdel av tiden.

19. Finn lovende jobbmuligheter

Hver måned kan VA sende deg en liten liste over jobbmuligheter du kan synes er interessant. Hvis du allerede er ansatt, men håper på en endring, er dette en oppgave som er for lett å slippe. Delegere den til en VA for å sikre at det skjer!

20. Gjør din CV

Hvis du søker på en rekke jobber, la VA finpusse CVen 10 ting du IKKE bør ta på CVenCVen er det første glimtet av deg som en potensiell arbeidsgiver ser. Gjør ditt første inntrykk perfekt. Her er hva du ikke skal ta på CVen og hvorfor. Les mer (og følgebrev) slik at de blir tilpasset hver rolle du søker på.

Dette vil kreve å undersøke selskapet du håper å jobbe for, og inkludere spesifikke summingsord som er nevnt i stillingsbeskrivelsen.

Klem flere timer ut hver dag

Det er mange måter du kan gjøre klem mer tid ut av hver dag Klem en ekstra time ut av hver dag med disse 10 raske tipseneNoen få enkle vaner kan hjelpe oss med å kaste noen ineffektive måter og øke reservoaret vårt med å gjøre ting som betyr noe. Disse ideene kan gi deg en ekstra produktiv time hver eneste dag. Les mer , men å ansette en VA er uten tvil det beste alternativet.

Selvfølgelig vil det koste penger, og når det gjelder assistenter, har du en tendens til å få det du betaler for. I hovedsak koker dette virkelig ned til, hvor mye er tiden din verdt?

Fristet til å ansette din egen virtuelle assistent? Sjekk ut vår artikkel om hvordan (og hvorfor) å outsource de daglige oppgavene Hvordan bli superproduktive ved å outsourcere daglige oppgaverFå mer gjort på en dag. Ved å lære hva du kan outsource, pluss noen få "beste praksis" -tips for å delegere dine daglige gjøremål, kan du også bli superproduktiv. Les mer , for en mer dyptgående titt på hva som trengs.

Gitt denne listen, ville du bli fristet til å ansette en menneskelig virtuell assistent som hjelper deg med å gjøre mer gjort hver dag?

Bildekreditt: alphaspirit /Depositphotos