Riv av kalenderen: 4 andre tilnærminger til tidsstyring

Annonse

Hvis "jeg ikke har nok tid" er din konstante avståelse, må du endre tak og ta i bruk en ny, mer effektiv tilnærming til tidsstyring.

Kalenderen er ikke alltid den ideelle løsningen for å spore arbeidsdagene dine, fordi den fungerer ut fra at alle dager er like. Du vet at de ikke er det. Du har travle dager, avslappede dager og i mellom. Tidsstyringsstrategien din skal reflektere og følge med disse variasjonene, og følgende metoder lover å hjelpe deg med det.

Viktigste oppgave (r) eller MIT

Hvor lettet ville du være hvis den tøffeste delen av dagen din var ute av veien og du kunne henlede oppmerksomheten til de lettere eller lavere prioriterte oppgavene? Med MIT-tilnærmingen kan du gjøre det scenariet til virkelighet.

Mens du legger ned elementer på oppgavelisten for dagen, skriver du ned de tre viktigste oppgaver på toppen. Tre er bare et vilkårlig tall. Du kan velge en annen som passer deg selv, så lenge den er realistisk.

De tre MIT-ene kan være oppgaver som enten har en kort frist, er tøffe eller er de du vemmes å jobbe med. Blokker deler av tiden for å jobbe med disse oppgavene, lov deg selv en innbydende belønning for å pakke dem inn og komme deg ned på jobb. Når du har navigert den tøffeste delen av dagen med hell, vil en følelse av tilfredshet og prestasjoner stjele over deg. De resterende oppgavene vil virke enklere, og til og med morsomme og avslappende i sammenligning.

Ta ting et skritt videre og adoptere Ryan's målstyringssystem Bruk Excel- og Google-oppgaver for å lage det beste målstyringsverktøyet noensinneI det siste har jeg begynt å innse at jeg jobber veldig hardt, men hvis noen spurte meg om jeg ikke føler at jeg jobber mot et større formål, må jeg si at jeg virkelig ikke gjør det. . Les mer å få et klart bilde av hvor innsatsen din bærer frukt og hvor de kommer til kort, både i jobb og i livet. Dette vil gjøre det lettere å bestemme hvilke oppgaver som virkelig er viktige i sammenheng med dagen din.

Få ting gjort eller GTD

Det er et helt samfunn som dreier seg om David Allens Getting Things Done (GTD) tilnærming til produktivitet. Prioriteten til en oppgave er nøkkelelementet i GTD-metoden, som tar en fem-trinns tilnærming til tidsstyring. Du fanger opp hva du synes, behandler hva det betyr, tildeler det riktig prioritet, gjennomgår det ofte og engasjerer deg i oppgaven.

Ideen om å registrere oppgavene dine eksternt, innrammere dem riktig og sette dem i sammenheng kan hjelpe deg å komme med handlingsrike trinn for hver av dem. Dette frigjør den mentale energien du ellers ville brukt på å huske og planlegge oppgaver, og lar deg fokusere på å få oppgavene gjort. Ukentlige anmeldelser hjelper deg med å gjøre rede for fremdriften din og endre oppgavelisten.

GTD er et ganske komplekst system, og hvis du foretrekker å holde oppgavestyringstaktikk barebones, kan du gi en glipp av dette. Hvis du bestemmer deg for å gå denne veien, husk det de fem budene om å velge riktig oppgave-app De 5 budene for å velge riktig oppgave for produktivitetUlike mennesker organiserer seg på forskjellige måter. Så å velge en oppgave-app avhenger virkelig av hva slags person du er. Her er fem bud du kan tenke på for ditt eget produktivitetssystem. Les mer .

Hell Yeah Or No!

Det er ikke det at du ikke har nok tid. Det er som du kaster bort det på ting du ikke bryr deg om. Tendensen til å si ja når du vil si Nei kan være den største grunnen til din konstante kamp for å finne tid.

Enten ut fra fravær, en følelse av forpliktelse, frykten for å opprøre noen, eller å beholde den fred, kan det hende du ender med å leie ut tiden din til ting du ikke er helt interessert i. Det er et stort avløp for tiden din. Du kan bruke det på noe som betyr noe for deg, kanskje ha det moro med familien eller jobber med et dyreprosjekt For en travel dag: 10 krevende måter å finne tid til dine personlige prosjekterHar du en lidenskap som hemmelighetsfullt banker inni hodet ditt? Hva holder deg tilbake? Kanskje løper klokken etter en overveldende arbeidsdag og en times pendler. La oss stjele tid. Les mer . I slike tilfeller kan du bryte kontrollen over tiden din ved å ta de Helvete ja eller nei test. Neste gang du blir møtt med en beslutning som innebærer å forplikte tiden din, si ja bare hvis du er 100 prosent sikker (en "helvete! svar) om utsiktene.

Hvis likegyldighet eller "Å nei!" er din instinktive respons, kan du si det bedre Nei. Det er tross alt bare så mange minutter på en dag, eller som James Clear analogiserer, det er bare så mange tastetrykk igjen i hånden din. Ikke la de dyrebare minuttene gli bort fra deg uten å vri deg alt du kan fra dem.

Ukens boble

For et par måneder siden ble jeg overveldet av vekten av min uendelige oppgaveliste. For å gjøre ting mindre stressende tenkte jeg en plan som jeg nå kaller Ukens boble. Det har hatt den ønskede effekten på arbeidsdagen min og kan gjøre det samme for deg. Slik fungerer det:

Tenk på arbeid i ukentlige spenn, eller ukentlige bobler, hvis du vil. På søndag kan du liste over varene du vil og kan fullføre realistisk den kommende uken. Angi en bufferperiode for uforutsette problemer som kan dukke opp. Foreløpig kan du ignorere resterende gjenstander eller hva som vil være på oppgavelisten uken etter denne. Mellom mandag og fredag, fullfør oppgavene du skrev ned. Hvis du har holdt listen realistisk, bør denne være ganske håndterbar. Så langt det er mulig, viet lørdag og søndag til personlige forpliktelser, sideprosjekter og avslapning.

Denne strategien har fungert bra for meg de siste månedene. Årsaken til at denne tilnærmingen fungerer, er at det hindrer deg i å se / planlegge for langt fremover med tanke på det vakre arbeidet ditt. Hver gang du gjentar syklusen, må du bare sette søkelyset på den kommende uken, og en uke med solid, fokusert arbeid virker mulig og ikke for overveldende.

Du kan ty til papir eller enkelt Excel-planleggere og maler 10 kraftige Excel prosjektledelsesmaler for sporingGratis prosjektledelsesmaler er de beste. Få tak i disse viktige Microsoft Excel-regnearkmallene for å spore ethvert prosjekt. Les mer for å holde deg på oppgaven. Du kan konstruere din favoritt-gjør-app også for jobben, eller bruke noe som det minimale Weekis ukeplanlegger og lignende online verktøy.

Carpe Diem

Ingen av disse metodene vil legge til ekstra timer til dagen din. De vil ganske enkelt hjelpe deg med å avklare prioriteringene dine og passe dem komfortabelt inn i det døgnåpne tidsrommet som er tilgjengelig. Par dem med Ryan's tips om tidsstyring 5 Tips for tidsstyring som kan gjøre deg til leder i livet og jobbenEnten du innser det eller ikke, er du leder. Selv om det betyr å være leder i ditt eget liv. Disse tipsene vil hjelpe deg å bli enda bedre. Les mer eller Justin's LEGO teknikk for å administrere tid Slik bruker du LEGOs for å administrere tiden din bedreJeg tror jeg har funnet det ultimate produktivitetsverktøyet: LEGO-er. Ikke la være! La meg forklare. Les mer . Du vil snart oppdage at arbeid og lek ikke trenger å være eksklusivt og deg gjøre ha all tiden du trenger på en dag.

Hva er din tilnærming til tidsstyring? Fungerer det for deg? Del strategien din i kommentarene.

Bildetillegg: Valerie Everett via Compfightcc, Teo via Compfightcc, smlp.co.uk via Compfightcc, Lisa Brewster via Compfightcc