9 uprofesjonelle feil når du er vert for videosamtaler på jobb

Mange fagfolk undervurderer fortsatt virtuelle møter. De gjør lite eller ingen forberedelser siden disse samtalene skjer over videokonferanseplattformer, pluss at de kan slå av kameraet og mikrofonen.

Selv om virtuelle møter er mer praktiske enn personlige samlinger, er de ikke mindre viktige. Å være dårlig forberedt kan føre til forsinkelser, hindre samarbeid eller rote meldinger. For å sikre profesjonelle, effektive virtuelle møter, følg disse tipsene når du er vert for og deltar på videosamtaler på jobb.

1. Med utsikt over sikkerhetstiltak

Å neglisjere personverntiltak før du hopper på arbeidsrelaterte videosamtaler er uprofesjonelt og utrygt. Du vil sette møtene dine i fare for inntrengningsangrep der tredjeparter kaprer tilfeldige videokonferansesamtaler, for eksempel Zoom-bombing. Merk at inntrengere har forskjellige motiver. Noen er bare internett-troll som ønsker å irritere folk, men andre er dyktige nettkriminelle som utfører datatyveri.

Den beste tilnærmingen er å sikre møter ved å:

• Angi passord: Angi et unikt passord for hvert møte – sørg for at du sender dem privat til deltakerne.
• Aktivering av venterom: De lar deg screene og bekrefte deltakere før du blir med.
• Begrensning av deltakere: Det er enklere å administrere virtuelle møter med begrensede deltakere.

Det er verdt å lese seg opp om måter å hold personvernet ditt intakt når du bruker videokonferanseplattformer.

2. La mikrofonen være på under møter

Slutt å la mikrofonen være på under videomøter. Den vil fange opp tilfeldige lyder fra folk i nærheten, kjæledyrene dine og løpende apparater, som deltakerne kan synes er distraherende. I verre tilfeller kan lyden fra din ende overdøve andres stemmer.

For å sikre klarhet i lyd og stemme, bruk mute-funksjonen med omtanke. Slå på mikrofonen når du snakker, demp deg selv når du lytter, og klikk på emojiene på skjermen hvis du trenger å avbryte høyttalerne.

Riktignok kan det bli irriterende å slå mikrofonen av og på under lange møter. Men det er en enkel, men effektiv måte å vise respekt for andres bidrag og oppmerksomhet under samtaler.

3. Stille inn dårlige bakgrunner for videosamtaler

Ansatte bør finne en ryddig, profesjonell bakgrunn for virtuelle møter – det vil forbedre inntrykket du etterlater på andre. De vil se deg som en organisert person som alltid er på topp. Alternativt kan et rotete, skittent miljø få deg til å fremstå som en som knapt deltar på nettmøter eller samarbeid.

Dette betyr selvfølgelig ikke at du skal bygge bibliotekhyller på hjemmekontoret ditt. En ren, ren vegg med minimale hindringer ser enkel og minimalistisk ut, pluss at den ikke inneholder forstyrrende elementer.

Men hvis du jobber med begrenset plass, rediger bakgrunnen din. La oss si at du ofte bruker Zoom. Du kan bla gjennom Zooms virtuelle bakgrunner eller gjøre omgivelsene uskarpe rett før Zoom-samtalen starter. Det kan også være lurt å lære hvordan du designer din egen Zoom-bakgrunn.

4. Bruk av private chat-funksjoner for personlige samtaler

Unngå å bruke den private chat-funksjonen på videokonferanseapper for personlige samtaler, spesielt når du deler ikke-arbeidsrelaterte saker. Det er en sjanse for at dine overordnede kan se disse meldingene. Selv om verter ikke kan se private chatter i sanntid, viser noen apper dem i møteposter etter samtale. Det er trygt å anta at arbeidsgivere har total kontroll over selskapets kontoer.

Men selv om lederne dine ikke gjennomgår private samtaler manuelt, er det upassende å komme med nedsettende kommentarer under jobbsamtaler. Du kan bli straffet hvis noen ser meldingene dine. Fokuser på å opprettholde en respektfull, produktiv atmosfære – spar småpratene dine for de riktige kanalene.

5. Delta på nettmøter i upassende innstillinger

Samtidig som eksterne og hybride arbeidsmodeller tilbyr fleksibilitet, bør du fortsatt delta på virtuelle møter i passende innstillinger. Slutt å delta i jobbsamtaler mens du kjører bil, reiser eller spiser. Du vil bare distrahere andre hvis du spruter ut tilfeldige, tankeløse svar når oppmerksomheten din er delt.

Den beste tilnærmingen er å kommunisere din situasjon. Enten omplanlegg møter til din neste tilgjengelighet eller velg helt å delta – begge deler er mer passende enn å bli med dem for å late som å være med. Hvis du ikke har en passende setting for å gjennomføre samtaler hjemme, kan det også være lurt å vurdere å bli med i et coworking space. Hvis du gjør det, sørg for at du vurdere ulike faktorer før du velger din coworking plass.

Skriv en profesjonell, tilpasset OOO-e-post før du går ut i permisjon. Sørg for at kollegene dine vet hvem de skal kontakte for presserende forespørsler og meldinger, ellers vil de avbryte pausen din.

6. Bli med på nettmøter sent

Punktlighet er viktig for både personlige og virtuelle møter. Det er hensynsløst å ringe for sent og forårsake forsinkelser. Du vil kaste bort alles tid på å vente på deg.

Dessuten viser de fleste videokonferanseapper varsler når brukere går inn eller ut av rommet, noe som andre kan synes er irriterende. Ta Zoom som et eksempel. Den lager høye boblelyder hver gang noen blir med i samtalen – du kan ikke bare snike deg inn i møter ubemerket. Du kan til og med avbryte hovedtalerens tankerekke.

For å unngå disse forsinkelsene, planlegg påminnelser på kalenderapper. Still inn alarmene til å gå av fem minutter før avtaler, og synkroniser dem på tvers av alle arbeids- og personlige enheter.

7. Klarer ikke å forberede enheten din for skjermdeling

Forbered enheten/enhetene dine på forhånd hvis du skal bruke skjermdelingsfunksjonen for en jobbsamtale. Ideelt sett bør du fjerne alle mappene du skal navigere. Skjul konfidensielle filer, personlige filer og upassende innhold, blant annet ikke-arbeidsrelaterte elementer, for sømløse presentasjoner. Ingenting er mer pinlig enn at kollegene dine ser noe privat.

Fagfolk som ofte holder presentasjoner bør be om utpekte arbeidsenheter; ellers vil du kaste bort tid på å tømme og gjenopprette filer.

8. Tenker ikke på utseendet ditt

Slutt å anta at virtuelle møter er kameravalgfritt. Dine forretningspartnere eller veiledere kan av og til be deg om å slå på kameraet – du bør ta vare på hvordan du ser ut. Vask ansiktet, gre håret og legg på en arbeidsegnet topp. Plasser også kameraet nær en lyskilde slik at ansiktet ditt er klart og synlig.

9. Uforsiktig engasjert i uformell samtale

Det er vanlig at ansatte deltar i småprat mens de venter på at andre deltakere skal bli med på jobbsamtaler. Hyggeligheter bryter den vanskelige stillheten før møtene starter. Selv om du kan ta opp ikke-arbeidsrelaterte emner litt, vennligst begrens deg til arbeidspassende kommentarer. Ikke bli for begeistret bare fordi vennene dine også er på samtalen. Tenk deg hvor pinlig det ville vært hvis dine forretningspartnere, klienter, kolleger og veiledere plutselig ble med.

Hvis du er vert for samtalen, aktiver venterommet slik at du kan skjerme deltakere og gi andre brukere beskjed. Sørg for at alle komponerer seg selv før de slipper inn personer med autoritet. I mellomtiden bør deltakerne være oppmerksomme på lydvarslene for nye deltakere.

Vertsarbeid ringer som en forretningsmann

Med flere selskaper som tar i bruk hybrid- og fjernarbeid, vil virtuelle møter gradvis bli normen. Du bør slutte å behandle dem mindre enn personlige sammenkomster. Tilsynelatende mindre feil som å slå av kameraet, se uryddig ut og bruke en rotete bakgrunn er uprofesjonelle. Din mangel på forberedelse kan til slutt fornærme kollegaer.

Lag en enkel rutine før du hopper på videosamtaler. Gjør det til en vane å skifte til arbeidsklær, teste enhetene dine og sette opp anstendige bakgrunner.