Hvordan skrive en kondolanse-e-post på jobben (med maler)

Når en kollega opplever et tap, kan din gjennomtenkte støttevisning være en følelse av stor trøst for dem. Men å uttrykke kondolanser via e-post kan være ganske vanskelig. I stedet for å trøste dem, kan du ende opp med å gjøre kollegaen din enda mer urolig ved å si noe galt ved et uhell.

Dette er grunnen til at du bør vite hvordan du skriver en profesjonell kondolanse-e-post på jobben. Les videre for å lære hva du bør og ikke må gjøre ved å tilby trøst via e-post. Vi har også inkludert ulike kondolanse-e-postmaler du kan bruke for å uttrykke din sympati.

Ting å gjøre når du skriver en kondolanse-e-post

Her er noen ting du bør gjøre når du skriver en kondolanse-e-post:

En passende emnelinje

Start e-posten med en passende emnelinje. Du kan bruke setninger som "Beklager tapet ditt", "Mine kondolanser", "Mine sympatier" eller "Beklager å høre om tapet ditt."

Målet er å skrive noe kortfattet, og til poenget, slik at kollegaen din umiddelbart vet formålet med e-posten. De kan da bestemme om de vil åpne den eller ikke.

Kom rett på sak

Når det kommer til profesjonelle innstillinger, er det noen vanlige feil å unngå i e-postens åpningslinjer. Så aldri gå av sporet og snakk om ikke-relaterte ting, spesielt når du skriver profesjonelle kondolanse-e-poster.

Du må forstå at kollegaen din sørger, så du bør ikke kaste bort tiden deres med unødvendig lange e-poster. Kom rett til poenget ved å si noe sånt som "Jeg hørte om tapet ditt, og jeg kondolerer på det dypeste." eller bare "Jeg beklager tapet ditt."

Gjør den personlig

Hvis du vet hvilket forhold kollegaen din hadde til den avdøde, bør du vurdere å inkludere denne informasjonen for å få e-posten til å høres mer personlig ut. Et eksempel kan være: "Jeg beklager virkelig at broren din gikk bort."

Hvis du personlig kjenner personen som gikk bort, bør du vurdere å inkludere et delt minne om vedkommende i kondolanse-e-posten. Dette vil ikke bare hedre deres minne, men også vise din støtte til de etterlatte.

Tilby din støtte

I den siste delen av din kondolanse-e-post, sørg for å tilby din støtte til kollegaen din. Fortell dem at du alltid vil være der for dem, og de har din fulle støtte i denne tøffe tiden. På denne måten vil ikke kollegaen din føle seg alene i sorgprosessen.

Enda viktigere, vær klar til å tilby din støtte hvis kollegaen din ber om det, enten det er i form av en rask samtale eller et personlig besøk. Men selv om de ikke trenger hjelp for øyeblikket, vil kollegaen din definitivt sette pris på gesten.

Du kan deretter avslutte e-posten ved å bruke en profesjonell signatur siden den er en av de topp e-postetikett å gjøre slik. Det får deg ikke bare til å se mer profesjonell ut, men hjelper også mottakeren til å kontakte deg ved behov.

Ting du bør unngå når du skriver en kondolanse-e-post

Her er noen ting du bør unngå for enhver pris når du skriver en kondolanse-e-post i en profesjonell setting:

En uformell hilsen

Når det kommer til profesjonelle e-poster, er tommelfingerregelen å styre unna tilfeldige hilsener. Dette er spesielt viktig når det gjelder e-poster med kondolanser.

Det er ulike profesjonelle hilsener du kan bruke i stedet, for eksempel «Hilsen», «Kjære herr/fru» eller en enkel «Mr/fru» foran navnet på kollegaen din. Du kan bruke et "Hei" hvis den etterlatte er en nær arbeidsvenn. Men alt mer tilfeldig kan virke frekt.

Forutsatt religiøs tro

Å anta den religiøse troen til kollegaen din og inkludere religiøse kondolanser i e-posten din basert på disse forutsetningene er aldri en god idé. Din kollega kan finne dette upassende eller direkte respektløst.

Men hvis du er nær de etterlatte, og virkelig tror at det vil trøste dem hvis du nevner et kjent religiøst ordtak, kan du gjøre det. Men sørg for at det er kort, og at ordene er riktig innrammet.

Gi uønskede råd og sammenligne deres tap med ditt eget

Mange gjør den feilen å gi uoppfordret råd når de kondolerer. Du må forstå at om nødvendig vil en person spørre om råd på egen hånd. Så hold deg unna å si ting som: "Prøv å holde deg opptatt for å holde tankene unna denne tragedien."

Videre vil ingen at sorgen deres skal bli ugyldig eller sammenlignet med andres. Så pass på å unngå å skape paralleller mellom tapet av dine kolleger og dine egne.

Kondolanse e-postmaler

Her er noen kondolanse-e-postmaler du kan bruke for å hjelpe deg med å vise din støtte til en kollega. Du kan også opprette:

Mal 1:

Emnefeltet: Jeg kondolerer

Hei [medarbeiders navn],

Jeg er dypt trist å høre om tapet ditt. Jeg vil uttrykke min dypeste medfølelse. [Avdødes navn] var en fantastisk person, og jeg husker dem med glede fra den tiden vi møtte [Oppgi da du møtte den avdøde].

Jeg vil at du skal vite at jeg er her for deg hvis du trenger noe.

Med vennlig hilsen,

[Navnet ditt]

Les mer

Mal 2:

Emnefeltet: Jeg er lei meg for ditt tap.

Hei [medarbeiders navn],

Jeg hørte om det nylige tapet i familien din. Vennligst godta min dypeste medfølelse. Jeg håper du finner trøst i de gode minnene du delte med dem. [Sett inn det delte gode minnet] er fortsatt et av mine beste minner med dem som jeg setter stor pris på.

Hvis du trenger noe eller vil ha noen å snakke med, vær så snill å vite at jeg bare er en telefon unna.

Vennlig hilsen,

[Navnet ditt]

Les mer

Mal 3:

Emnefeltet: Mine sympatier.

Kjære [medarbeiders navn],

Jeg er dypt lei meg å høre at [avdødes navn] har gått bort. Jeg håper du har all den støtten du trenger for å komme deg gjennom denne vanskelige tiden. Ta gjerne kontakt hvis du trenger noe i det hele tatt.

Med vennlig hilsen,

[Navnet ditt]

Les mer

Profesjonelle kondolanse-e-poster kan styrke arbeidsforhold

Dette er hva du må og ikke må gjøre ved å skrive en profesjonell kondolanse-e-post, sammen med noen maler for å hjelpe deg. Start e-posten din med en kortfattet emnelinje og bruk en profesjonell hilsen.

Ikke glem å holde e-posten kort, uttrykke dine kondolanser og vise din støtte. Sørg også for å lese e-posten en gang til før du trykker på "send" for å sikre at du ikke ved et uhell sier noe som gjør ting verre.