Hvordan velge riktig prosjektstyringsverktøy

Hvis du jobber med noe viktig med et lite team eller på et personlig prosjekt, er det viktig å holde deg oppdatert og organisere arbeidsflyten din. Den beste måten å gjøre det på er å investere i et prosjektstyringsverktøy. Bruk av spesialisert programvare kan bidra til å strømlinjeforme arbeidsflyten din og holde alle de bevegelige delene organisert.

Men med så mange alternativer der ute, hvordan velger du den rette? Det første trinnet er å vite hvilke funksjoner og aspekter du skal se etter. Fokuser på det som virkelig betyr noe for deg og teamet ditt. Tenk på funksjonalitet, fleksibilitet, grensesnitt, sikkerhet og støtte.

1. Funksjoner og funksjonalitet

Før du søker et prosjektstyringsverktøy, bør du finne ut funksjonene som vil hjelpe deg å få ting gjort effektivt. Still deg selv noen spørsmål før du går videre. Vil du for eksempel jobbe alene eller med et team? Hvis det er sistnevnte, hva er størrelsen og omfanget av teamet ditt? Hvilke verktøy trenger du, og hva kan du klare deg uten?

Vanligvis vil du ha alternativer for å lage oppgaver, milepæler, tidsplaner og tidslinjer for å holde alle på sporet. Jo mer tilpassbare og fleksible disse verktøyene er, jo bedre. Noen verktøy lar deg sette opp gjentakende oppgaver, avhengigheter og varsler for å holde prosjekter i gang effektivt.

Enkelte verktøy er mer allsidige enn andre. For eksempel kan du bruk ClickUp som et verktøy for personlig produktivitet så vel som for små lag. Så det første trinnet er å vurdere behovene til arbeidsflyten din og deretter velge det verktøyet som passer best.

2. Et grensesnitt du faktisk vil bruke

Mange prosjektstyringsverktøy er svært allsidige og kan tilpasses ulike situasjoner. For eksempel, det er mye du kan gjøre med Notion, for eksempel å ta notater, lage gjøremålslister eller til og med bygge et tilpasset CRM. Selv om det kanskje er et av de beste verktøyene for produktivitet, vil noen kanskje foretrekke noe enklere som de raskt kan bli komfortable med.

Hvis det er tilfelle, se etter en enkel og intuitiv design som er enkel å navigere med noen få klikk. Funksjoner skal være lett tilgjengelige og ikke begravd under lag med menyer. Punkter, nummererte lister og rikelig med hvit plass gjør instruksjoner og informasjon enkle å skanne.

Appen bør også ha et dashbord som gir en rask oversikt over oppgaver, tidsplaner og varsler for å hjelpe deg med å holde deg oppdatert på alt effektivt. Husk at du kommer til å bruke dette verktøyet nesten hver dag, så finn noe du kanskje liker å bruke.

3. Tilpasningsalternativer

Det ideelle verktøyet skal gi deg full kontroll over hvilke funksjoner og visninger som er synlige for deg eller teamet ditt. Noen av dere trenger kanskje et enkelt Kanban-tavle og oppgaveliste, mens andre foretrekker diagrammer, grafikk og tidsregistrering for å visualisere alle disse dataene. Uansett bør seksjoner være tilpassbare og enkle å aktivere eller deaktivere.

Du bør også kunne legge til egendefinerte felt, visninger og filtre for å spore fremdriften som virkelig betyr noe. Det kan for eksempel være lurt å merke enkelte oppgaver med en klients navn eller prioritetsnivå. På samme måte vil du kanskje ha en tilpasset visning som bare viser høyprioriterte oppgaver som er tildelt teamet ditt.

4. Samarbeid og kommunikasjon

Samarbeid er nøkkelen til ethvert godt prosjektstyringsverktøy. Du vil ha noe som lar deg enkelt jobbe med teammedlemmer og kunder, slik at alle kan spore fremdriften og holde seg informert. Sørg for at du kan legge til brukere og spesifisere deres tilgangsnivå.

Du bør kunne legge til administratorer, teammedlemmer med forskjellige tillatelser og klienter med begrenset tilgang. Det skal også være enkelt å tildele oppgaver og tidsfrister. Når en oppgave er tildelt, skal mottakeren umiddelbart varsles via et varsel. Annet enn det, skal teammedlemmer kunne kommentere oppgaver, dele oppdateringer, stille spørsmål og enkelt dele filer.

5. Fleksibilitet

Et godt prosjektstyringsverktøy er et som tilpasser seg dine behov etter hvert som prosjektet ditt vokser i omfang, kompleksitet og data. Verktøyet skal kunne håndtere denne økningen i data og kompleksitet uten at det går på bekostning av ytelse eller samarbeid.

Når du utvider prosjektet ytterligere, vil du etter hvert trenge flere verktøy for å håndtere alle prosessene. Som sådan er det viktig at verktøyet kan integreres godt med annen programvare som fildelingsapper, e-posttjenester og forretningsverktøy.

6. Mobil tilgjengelighet

Hvis enkelte medlemmer av teamet ditt jobber eksternt og ikke alltid har tilgang til et dedikert arbeidsområde, kan en mobilapp hjelpe dem med å holde kontakten fra nesten hvor som helst. Sjekk om verktøyet har en dedikert iOS- eller Android-app, og om funksjonene overføres fra hele skrivebordsopplevelsen.

Som et minimum skal brukere kunne svare på kommentarer, sjekke tildelte oppgaver og følge med på prosjektfremdriften mens de bruker mobilappen. Dette er mindre av et problem i disse dager som noen av de beste prosjektstyringsverktøyene har allerede dedikerte mobilapper som gir en produktiv opplevelse.

7. Sikkerhet og datavern

Selv om mange mennesker kanskje overser sikkerhetsaspektet, er det viktig når du betro verktøyet sensitive prosjektrelaterte data, dokumenter og informasjon. Krypteringsverktøy som f.eks SSL-sertifiseringer er svært viktige. Dette betyr at dine data og dokumenter er kodet for å forhindre uautorisert tilgang.

Tofaktorautentisering er også viktig, og krever ikke bare et passord, men også en kode sendt til telefonen eller en autentiseringsapp. Dette gjør det mye vanskeligere for hackere å få tilgang til kontoen din.

Til slutt, se etter verktøy for sikkerhetskopiering og gjenoppretting av data. Det er mulig at programvareserverne kan gå ned eller bli et offer for nettangrep. Regelmessige automatiserte sikkerhetskopier og en plan for å få dataene dine i gang igjen er avgjørende i slike situasjoner.

8. Priser og planer

Mange prosjektstyringsverktøy er gratis å bruke, men de fleste av dem har funksjoner låst bak et abonnement. Du kan kanskje bruke et bestemt verktøy helt gratis, men du vil få begrenset tilgang til antall personer du kan legge til ombord.

Sørg for at verktøyet du bruker er rimelig, slik at det passer perfekt til prosjektbudsjettet ditt. Mens du tar hensyn til prisen, sjekk anmeldelser på nettet for å se om kundestøtten er god. Du vil ha enkel tilgang til å chatte, ringe eller sende e-post til selskapet i tilfelle noe går galt.

Et prosjektstyringsverktøy er svært viktig for bedrifter eller personer som ønsker å bygge noe med potensiell vekst i fremtiden. Det er kanskje ikke like viktig for uavhengige frilansere, men det hjelper likevel mye med å effektivisere arbeidsflyten og sørge for at du ikke går glipp av tidsfrister.

Det beste er at mange av disse verktøyene er mer enn bare prosjektstyringsprogramvare. Du kan bruke dem til å ta notater, lage veikart eller til og med som en arbeidskalender. Denne alt-i-ett-funksjonaliteten gjør dem til en stor verdi hvis du kan finne de riktige brukstilfellene for hver funksjon.