En nybegynnerveiledning for å bruke databaser i begrepet

Har du hørt om Notion-databaser, men frykter de er for kompliserte? Databaser er et kraftig verktøy for prosjektledelse og er enkle å bruke når de er forstått. De hjelper deg å holde deg organisert og utholdende mens du streber etter å nå dine mål. Denne veiledningen tar deg gjennom det grunnleggende om å lage og administrere en database i Notion.

Hvordan lage en database i Notion

Opprette en database i Forestilling er en enkel prosess. Først må du opprette en side for å lagre databasen. For å gjøre dette, skriv inn kommandoen /page i redaktøren. Alternativt, velg Ny side fra sidefeltet. Under tittelboksen på siden er det en liste over alternativer. Plukke ut Bord. (Dette er standardvisningen for databaser).

Du kan deretter velge en datakilde (hvis du har eksisterende data), eller treffe Ny database å lage en fra bunnen av.

Legge til innhold i databasen

Nå som databasen er satt opp, kan du begynne å legge til innhold til den. De Navn feltet brukes til å identifisere hvert element i databasen. Hvert element fungerer som en vanlig side i Notion og kan tildeles egendefinerte egenskaper. For å få tilgang til et element, hold musepekeren over tittelen og klikk på Åpen knapp:

Egenskaper hjelper deg med å avgrense databaseelementer, og gir deg all nødvendig informasjon på et øyeblikk. For å legge til egenskaper til et element, gå tilbake til databasevisningen og trykk på Plus (+)-ikonet i kolonnen lengst til høyre i databasen.

Du kan slette hvilken som helst databaseegenskap (inkludert standard Tagger egenskap) ved å velge titteloverskriften og trykke Slett eiendom. Vær forsiktig, da dette vil slette egenskapen for hvert element i databasen.

Du kan endre størrelsen på hver kolonne ved å holde markøren over hvert veikryss. For raskt å bytte to elementer i databasen, hold musepekeren over et element, klikk og hold de seks prikkene ved siden av tittelfeltet, og dra deretter elementet til ønsket ny posisjon.

Grunnleggende egenskapsfelt i Notion

Det finnes et bredt utvalg av eiendomstyper som kan hjelpe deg administrere innhold i Notion. De gjør ikke bare databasen din enkel å forstå – de er avgjørende for filtrering og sortering av databasen. Her er noen av de mest nyttige grunnleggende egenskapene du kan bruke for å organisere databasen din effektivt.

1. Tekst

Dette er den mest grunnleggende egenskapen der du kan skrive inn tekst som er tilordnet et element. Du kan bruke denne egenskapstypen til å ta små notater eller legge til påminnelser. Dette alternativet er best hvis du ikke finner en måte å representere informasjon ved å bruke noen annen eiendomstype. For å legge til en tekstkolonne i databasen din, trykk på Plus (+)-ikonet og velg Tekst.

2. Dato

Dato-egenskapen vil hjelpe deg med å praktisere effektiv prosjektledelse, spesielt hvis du har en overbelastning av tidsfrister. For at du ikke skal gå glipp av noen viktige detaljer, kan du også legge til påminnelser i datofeltet. Slik legger du til denne egenskapen:

1. Plukke ut Dato fra rullegardinmenyen når du legger til en kolonne.
2. Klikk på et hvilket som helst felt for å åpne et lite kalendervindu og velg en dato.
3. Hvis du vil endre datoformatet, klikker du på egenskapsoverskriften og velger Rediger egenskap.
4. Her kan du redigere datoformatet samt endre tidsformatet mellom 12 timer og 24 timer.

Under minikalendervinduet er det alternativer for å lage en påminnelse. Plukke ut Minne om for å få tilgang til en liste med forslag. Du kan også angi en tidsramme for et databaseelement ved å klikke Sluttdato. Dette vil vise både start- og sluttdatoene for en vare i datofeltet.

3. Plukke ut

De Plukke ut egenskap lar deg legge til spesifikke attributter til hvert databaseelement. Attributter hjelper deg med å administrere store databaser og vil hjelpe deg å finne innhold raskere. For å bruke Plukke ut egenskap, velg den fra rullegardinmenyen og gi den en tittel. Klikk nå i et tomt felt for å søke etter et alternativ eller opprette et nytt.

Du kan bruke ett alternativ på flere elementer ved å velge et felt og dra nedover. Du kan også endre fargen på et attributt ved å holde musepekeren over en og velge de tre prikkene på høyre side.

4. Flervalg

Det kan være tilfeller der du vil tilordne mer enn ett alternativ til et databaseelement. Et eksempel på dette er å bruke en database til organisere oppskriftene dine. Bruker Flervalg verktøyet, kan du tilordne flere alternativer som "Meierifri", "Vegan" og "Kalorifattig". til en enkelt vare.

Dette alternativet er plassert under Plukke ut attributt i listen over egenskapstyper. Etter å ha opprettet verdier, kan du tilordne flere av dem til et element eller fjerne en ved å trykke på x knapp. Du kan også omorganisere elementer i listen ved å klikke og dra.

Filtrering og sortering av databasen

En av de beste måtene å organisere informasjon i databasen på er å bruke filtrerings- og sorteringsalternativene. Disse tilbyr en mer praktisk representasjon av data basert på dine nåværende omstendigheter.

Hvis du bruker en database til å organisere leksene dine, kan du bruke Sortere mulighet for å organisere oppgavene dine basert på forfallsdatoen. Klikk Sortere, plukke ut Tidsfrist, og sørg for at Stigende alternativet velges fra rullegardinmenyen. Dette vil sortere alle oppgavene dine etter forfallsdato, slik at du vet hva du skal jobbe med først. På samme måte kan du sortere elementer basert på emne, oppgavetype, prioritetsnivå eller andre attributter du finner nyttige.

Filtrering er nyttig for større databaser. Ved å eliminere irrelevant informasjon fra synet ditt, vil du unngå å bli overveldet og forbedre fokuset ditt. Som et avansert verktøy kan du få tilgang til logiske filtre ved å trykke på rullegardinmenyen øverst i filterdialogboksen.

Endre databasevisningen

Notion tilbyr flere visninger for å se på databasen din i flere sammenhenger. For å opprette en ny visning, trykk på plussikonet ved siden av Bord knappen øverst i databasen. Notion tilbyr fem ekstra visninger for å endre hvordan databasen din ser ut: Tavle, Tidslinje, Kalender, Liste og Galleri.

De Kalender og Tidslinje synspunkter er nyttige for tidsstyring og for å få et klart innblikk i tidsfrister. De Liste view tilbyr en komprimert visning av databasen. For å gjøre endringer i en visning, klikk på navnet og trykk Rediger visning. Her kan du gi nytt navn til visningen, skjule og vise egenskaper og gruppere elementer.

Begynn å bruke Notion-databaser i dag og mestr ethvert prosjekt

Som du vil ta fra å følge denne veiledningen, er Notion-databaser ekstremt fleksible. Du kan tilpasse databasen slik at den passer best til prosjektet du jobber med. Filtrering, sortering og endring av databasevisningen lar deg bare få tilgang til informasjonen du trenger, noe som gir deg selv en enorm fordel. Bruk Notion-databaser til å oppgradere dine tidsstyringsferdigheter og multiplisere arbeidseffektiviteten.