Hvordan lage et tidskart for å forbedre produktiviteten

Hvor ofte finner du deg selv fortapt – ute av stand til å håndtere den endeløse strømmen av oppgaver som blir kastet i vei? Du lå på sengen din om natten og tenkte på alt arbeidet du kunne ha utført i løpet av dagen, men ikke klarte.

Du tenker på hvordan du kunne ha disponert tiden din bedre og fått mer gjort. Men dagen er tapt. Hvis du bare hadde gjort all den planleggingen på forhånd. Hvis scenarioet ovenfor beskriver situasjonen din, må du vurdere tidskartlegging.

Hva er tidskartlegging? Hvordan er det forskjellig fra tidsblokkering?

Tidskartlegging refererer til prosessen med å lage et rammeverk som kartlegger aktivitetene dine (arbeid, møter, personlige forpliktelser) med hensyn til tid. Det er lett å forveksle tidskartlegging med planlegging eller konvensjonelle tidsstyringsmetoder som tidsblokkering. Det er imidlertid en merkbar forskjell.

Et tidskart gir en helhetlig oversikt over dagen, uken eller måneden din. Det gir klarhet i hvordan du skal bruke dagene dine, hva du trenger å gjøre og når. Når du har fått et skjelett av hvordan du planlegger å bruke tiden din, kan du begynne å planlegge tidsblokkeringer for høyprioriterte oppgaver (tidsblokkering).

I motsetning til andre tidsstyringsmetoder, er tidskartlegging ikke bare å tildele tid til arbeid. Det er den komplette planen for hvordan du bruker tiden din, fra jobb og hobbyer til fritid og familietid. Og når du først har gjort deg til en vane med tidskartlegging, skjer magi.

Du får et klart kart over hva du må gjøre, så beslutningstrøttheten forsvinner. Dager med sjonglering mellom ulike prosjekter går unna fordi du allerede har planlagt tidsblokker for høyprioriterte oppgaver. Du vet når det er på tide å jobbe og når det er på tide å slippe bekymringene og ta en varm kopp kaffe. Du skynder deg ikke lenger, og du får gjort mer arbeid.

Høres fint ut, ikke sant? La oss snakke om hvordan du lager et tidskart for å øke produktiviteten og ta kontroll over livet ditt.

Hvordan lage et tidskart for å forbedre produktiviteten

Det er ingen standard måte å lage et tidskart på fordi tidskartlegging er personlig. Folk har forskjellige mål, temperament og omstendigheter. Det som fungerer for en fungerer kanskje ikke for en annen. Den følgende guiden gir imidlertid en skisse av en typisk tidskartopprettingsprosess som du kan følge og forme i henhold til dine spesifikke omstendigheter.

Trinn 1: Vurder hvordan du bruker tid

Før du begynner å lage et tidskart, er det avgjørende å spørre deg selv: Hvorfor lager du et tidskart, og hva forventer du å oppnå? Dette er viktige spørsmål som påvirker hvor effektiv tidskartlegging kommer til å være for deg. Det er derfor det er avgjørende å være sannferdig når du svarer på disse spørsmålene.

Du kan begynne med å tenke på hvordan du bruker tiden din på en gjennomsnittlig dag. Er du fornøyd med din nåværende rutine? Hvis ikke, tenk på hva du ønsker å forbedre. Ikke glem at du lager et tidskart for deg selv.

Det betyr at du må ta hensyn til din personlighet, topp produktive timer og vaner mens du svarer på disse spørsmålene. Hvis du for eksempel vet at du jobber best sent på kvelden, kan du sette tidsblokker for dine høyest prioriterte oppgaver om natten for å sikre maksimal effektivitet.

Når du har tatt et fugleperspektiv av livsstilen din, vurdert feilene i rutinen din, bemerket ting du ønsker å forbedre, og innså hva du ønsker å oppnå med tidskartet ditt, gå videre til neste steg.

Trinn 2: Lag en gjøremålsliste

List ned aktiviteter du vil gjøre i en fastsatt tidsramme. For førstegangskartet ditt er det best å holde seg til en kortere tidsramme, helst en uke. Det er fordi en kortere tidsramme hjelper deg med å sette realistiske mål og føle deg mindre overveldet.

Når du legger opp aktivitetene dine for uken, lag kategorier for de forskjellige områdene av livet ditt (arbeid, hobbyer, helse, venner og familie). Du kan enkelt administrere oppgavene dine når du deler dem inn i relevante kategorier. Men ikke overdriv. Det er best å holde kategoriene dine mellom 3-5 for å unngå rot.

Trinn 3: Fargekode forskjellige aktiviteter

Å lage tidskart trenger ikke å være kjedelig. Du kan (bør) legge til farge til de forskjellige tidskartkategoriene. Det gjør tidskartleggingen din morsom, og de forskjellige fargene hjelper deg med å visualisere tidskartet ditt. Men ikke legg til farger tilfeldig. Ulike farger representerer forskjellige følelser, så fargekode deretter.

Grønt representerer natur og overflod, og det er derfor vi har tildelt en grønn farge til helsekategorien min i Clockify.

Trinn 4: Prioriter oppgaver

Mens du lister opp aktivitetene du vil fullføre i løpet av en uke, vil du innse at det ikke er nok timer til å fullføre alle oppgavene. Det er her du må begynne å prioritere. De fleste synes imidlertid det er vanskelig å prioritere. Hvis det er deg, bruk Eisenhower-matrisen til å prioritere oppgavene dine.

Eisenhower-matrisen hjelper til med å kategorisere oppgaver i fire kvadranter på grunnlag av deres viktighet og haster. De viktigste og mest presserende oppgavene får høyest prioritet, mens de minst viktige og mindre presserende oppgavene planlegges senere, delegeres eller fjernes fra gjøremålslisten.

Trinn 5: Planlegg tidsblokker

Etter at du har prioritert oppgavene, er tidsblokkering neste trinn. Slik lager du tidsblokker i kalenderen din:

1. Lag tidsblokker for toppprioriterte oppgaver.
2. Deretter oppretter du tidsblokker for møter.
3. Hvis du har nok tidsluker igjen, kan du opprette tidsblokker for andre viktige oppgaver eller prosjekter.

Selv om prosessen virker enkel, vil du gjøre feil i utgangspunktet. Men ikke bekymre deg, du vil bli bedre på det etter hvert. Men for å lette deg inn i prosessen og minimere sjansene for feil, her er noen tips du bør huske på:

• Hold tidsblokkene fleksible nok til å gi rom for uventede anrop og uunngåelige distraksjoner.
• Sett en fast tid for rutineoppgaver (frokost, morgenjogging, middag).
• Planlegg møter (hvis mulig) i en enkelt tidsblokk fordi møter spredt utover dagen kan hemme produktiviteten.
• Ikke glem å lage tidsblokker for hvile.
• La det være tomme tidsblokker for plutselige, uventede hendelser.

Trinn 6: Gjennomgå og revider

Nå som du har laget tidskartet ditt, er det på tide å vurdere det. Se om det ukentlige tidskartet ditt perfekt representerer hvordan du ønsker å tilbringe uken. Hvis ikke, endre den. For eksempel, hvis du har stablet mye intensivt arbeid på mandag og tirsdag – mens du har mye tid til overs på onsdag – du kan legge til noe av arbeidet på onsdag for å balansere dine dager.

Tidskartet ditt er ikke en rettskjennelse, så du må gjerne endre det og gjøre justeringer du finner passende. Men gjør det før du begynner å følge det fordi å endre tidskartet midtveis kan kaste av hele ukens timeplan.

Mens du følger tidskartet ditt, kan du se hvor godt det fungerer. Spør deg selv: Klarte du å følge det gjennom? Økte det produktiviteten din? Er det noen områder som trenger ytterligere forbedring? Basert på svarene dine, gjør nødvendige justeringer av dine fremtidige tidskart.

Tidskartprogramvare er ikke en nødvendighet, men de gjør prosessen mer effektiv. Alt du trenger er en penn og papir for å lage et tidskart ved å liste opp og prioritere ukentlige aktiviteter og lage tidsblokker for uken.

Men det er et problem med dette. Du kan ikke gjøre endringer. Programvare for tidskartlegging gjør tidskartlegging enklere og mer effektiv. I tillegg er tidskartet ditt alltid tilgjengelig på telefonen.

Clockify er en av de beste programvarene for tidsstyring. Den tilbyr et ryddig grensesnitt som er lett å navigere og mange funksjoner som hjelper til med å lage omfattende tidskart.

Du kan enkelt lage tidsblokker i appens kalendervisning. Klikk på en hvilken som helst tidsramme (som ikke allerede er tidsblokkert), og en Legg til tidsregistrering pop-up vises. Fyll nå ut detaljene og klikk på LEGG TIL knapp. Gjenta prosessen i så mange tidsblokker du vil.

Du kan bruk TimeCamp for å spare tid, øke produktiviteten, og lag tidskart. Etter å ha lagt til tidsblokker for uken (eller måneden), integrer Google Kalender i TimeCamp.

Tidsblokker fra Google-kalenderen din vil automatisk vises på TimeCamp-timelisten på det tildelte tidspunktet. I tillegg tilbyr TimeCamp automatisk tidsregistrering – en livredder for folk som ofte glemmer å legge til tidsregistreringer.

Planyway lar deg integrere Trello, Jira, Google Kalender og Microsoft Teams. Hvis du administrerer prosjekter i Trello og planlegger møter på Google Kalender, kan det være vanskelig å vite hva du skal gjøre og når.

Planyway bringer alt på ett sted, noe som gjør det enklere å lage et tidskart. Du kan dra tidsblokker over Planyway-kalenderen, noe som gjør det enklere å foreta justeringer i siste liten.

Fra å skrive artikler og lage budsjetter til å lage en overvåkningsliste over favorittfilmene mine, du kan gjøre mye med Google Docs Editors-pakken. Å lage et tidskart er ikke annerledes.

Google Sheets tilbyr alt du trenger for å lage det perfekte tidskartet. Det som skiller Google Sheets fra annen tidskartprogramvare er friheten den gir deg. Du kan lage ditt tidskart slik du vil uten å begrense deg til applikasjonsgrensesnittet.

Men hvis du ikke vil ha bryet med å lage et tidskart fra bunnen av, her er et Tidskartmal for Google Sheets som du kan bruke og tilpasse.

Utsettelse er fienden

Tidskartlegging hjelper deg med å administrere tiden din bedre. Det gir deg retning og et spor å følge. Men du må forplikte deg til det for at det skal vise sine underverker. Og det største hinderet du vil møte på veien er utsettelse.

Mange sliter med utsettelse og bruker ulike metoder for å håndtere det. Mens alle disse metodene har sine plusspoeng, er fem-minutters regelen en av de mest effektive.