Å bygge en gjøremålsliste er et effektivt produktivitetshack som hjelper deg å kanalisere oppmerksomheten din til de tingene som betyr noe. Du kan imidlertid vurdere å komplettere dette med en ikke-å-gjøre-liste for å forbedre produktiviteten.
Ikke-å-gjøre-listen din bør bestå av lavverdioppgaver og vaner du sjelden bevisst tenker på som kaster bort tid og energi. Å lage denne listen og unngå disse vanene vil gi plass til mer tilfredsstillende oppgaver. Selv om ikke-å-gjøre-listen din til syvende og sist er opp til deg, vil denne artikkelen dekke noen vanlige eksempler for å komme i gang.
1. Sjekker e-postene dine hele dagen
Hvis du ikke liker å legge igjen uleste eller besvarte meldinger, har du sannsynligvis en vane med å sjekke e-postene dine konstant gjennom hele arbeidsdagen. Å bruke så mye tid i innboksen din kan virke som en produktiv vane, men det er det ikke, med mindre det er det jobben din krever.
Et hovedproblem med denne vanen er at den setter deg i en reaktiv modus, ettersom du lar innboksen bestemme oppgavene dine for dagen i stedet for å prioritere dine egne oppgaver. Dette tar bort tiden og fokuset du bør investere i mer meningsfylte sysler.
Når det er sagt, bør du vurdere å være mer proaktiv med tiden og innboksen din ved å samle e-postaktiviteten din. Oppgavefordeling innebærer å gruppere lignende oppgaver og jobbe med dem på én gang, for eksempel å sjekke og svare på e-postene dine på bestemte tider på dagen, og resten av tiden overlates til produktive oppgaver.
2. Multitasking
En annen vane som maskerer seg selv som et produktivitetshack er multitasking. Selv om det kan virke kontraintuitivt, multitasking, eller, mer nøyaktig, kontekstbytte, kan være tidkrevende og ineffektivt. Det er fordi å prøve flere ting samtidig tvinger hjernen din til hele tiden å bytte mellom oppgaver, noe som kan være utmattende og føre til redusert effektivitet og nøyaktighet.
Single-tasking, derimot, lar deg fokusere på én oppgave og bruke all energien din på å fullføre den. Dette minimerer distraksjoner, forbedrer konsentrasjonen og hjelper deg med å fullføre individuelle oppgaver raskere og med et bedre resultat.
3. Si ja til unødvendige møter
Den neste vanen å legge til på ikke-å-gjøre-listen din er å si ja til unødvendige møter. Å akseptere hvert møte som kommer din vei, vil raskt fylle opp timeplanen din, noe som gir deg lite tid til å få ting gjort.
Prøv først å stille spørsmål ved formålet med hvert møte og finn ut om det er uunnværlig. Noen møter kan erstattes med raske samtaler, e-poster eller chat-meldinger. Hvis møtet er nødvendig, sørg for at det har en klar agenda og tidslinje, og prøv å holde den så kort som mulig. Å være selektiv med møtene du godtar vil bidra til å frigjøre tid i dagen din og tillate deg å fokusere på mer meningsfylte oppgaver.
Sosiale medier er et flott verktøy for å få kontakt med jevnaldrende og holde seg informert, men det kan også ta en toll på produktiviteten din når du hele tiden befinner deg i endeløse kaninhull av nyhetsstrømmer. Dette er en tøff vane å bryte, med tanke på at du kanskje ikke alltid skjønner at du gjør det før det har gått noen timer.
Til overvinn din tankeløse rullevane, må du gjenkjenne og fjerne det som utløser det. Noen av de vanlige synderne er varsler og følelsen av å gå glipp av noe. Når du har identifisert og fjernet triggerne, kan du bruke verktøy som kan hjelpe deg med å minimere tiden din på sosiale medier-apper som Skjermtid for å kutte ned iPhone-bruken eller Fokusmodus på Android.
5. Å kaste bort tid på vanlige/repetitive oppgaver
Vanskelige oppgaver tar opp verdifull tid og ressurser du kan bruke til andre, viktigere oppgaver, og de er neste oppføring på listen vår som ikke må gjøres. Disse oppgavene kan lett skli under radaren, men de legger seg raskt opp og kan være en stor sløsing med tid. Noen eksempler på hverdagslige oppgaver inkluderer dataregistrering, transkribere videomøter, og manuelt planlegge innlegg på sosiale medier, for å nevne noen.
Det er flere måter å redusere tiden du bruker på hverdagslige oppgaver, inkludert å delegere oppgaver til noen andre, outsource til en tredjepartstjeneste eller bruke automatiseringsverktøy for å takle repeterende oppgaver. En eller flere av disse strategiene kan hjelpe deg å spare tid og frigjøre energi til mer virkningsfulle oppgaver.
6. Bruke telefonen i sengen
Selv om det kanskje ikke høres så ille ut, er det å bruke telefonen i sengen smarttelefonvaner som kan hindre produktiviteten din. Å bruke smarttelefonen din om morgenen eller den siste om natten kan ha flere uønskede effekter.
For eksempel kan det blå lyset som sendes ut av telefonen din forstyrre produksjonen av melatonin, et hormon som hjelper til med å regulere søvnsyklusene. I tillegg kan det å sjekke nyhetene eller sosiale medier om morgenen sette en negativ tone for resten av dagen.
Med dette i tankene er det viktig å lage en telefonfri sone på soverommet ditt. Dette vil bidra til å forbedre søvnkvaliteten og la deg starte dagen mer produktivt. Du kan ty til andre aktiviteter som å lese en fysisk bok, skrive i en dagbok før du legger deg, og bruke en gammeldags vekkerklokke for å vekke deg.
7. Unnlatelse av å prioritere oppgavene dine
Det er greit å ha en plan for dagen ved å føre opp oppgavene dine på oppgavelisten din, men hvis du ikke prioriterer dem, er sjansen stor for at du ikke kommer til de viktigste i tide. Ideelt sett bør du ha som mål å bruke de mest produktive timene dine på de mest utfordrende og viktige oppgavene. Denne tilnærmingen sikrer at du får mest mulig ut av dagen din og ikke går glipp av noen viktige tidsfrister.
En av de beste måtene å forberede oppgavelistene dine ved å bruke Eisenhower-matrisen. Dette enkle rammeverket hjelper deg med å bestemme hvilke oppgaver du skal prioritere basert på deres haster og viktighet. Når du har identifisert dine toppprioriteringer, kan du fokusere på å takle dem først, og resten av oppgavene dine kan følge.
Automatiser lavverdioppgaver og eliminer uproduktive vaner for å øke produktiviteten
Å utvikle en personlig ikke-å-gjøre-liste er en effektiv strategi som kan hjelpe deg med å fokusere på de viktigste oppgavene dine og øke produktiviteten.
Ved å delegere, outsource eller automatisere oppgaver med lav verdi og slutte med uproduktive vaner, kan du skape mer rom for de tingene som betyr mest for deg og få mest mulig ut av dagen. Du kan bruke denne listen som inspirasjon til å lage en ikke-å-gjøre-liste og begynne å fjerne tidssløser fra den daglige rutinen.
