Med tanke på hvor travle mange mennesker er i disse dager, har det aldri vært viktigere å administrere prosjekter effektivt. Dette gjelder spesielt hvis du jobber eller studerer eksternt og har begrenset fysisk kontakt med dine kolleger eller klassekamerater.
Heldigvis finner du mange verktøy som lar deg administrere oppgavene dine mye bedre enn det som tidligere hadde vært mulig. Notion og Asana er to av de mest populære løsningene du finner på markedet. Hva er imidlertid bedre for prosjektledelse? Vi vil analysere begge disse verktøyene i dag.
1. Opprette forskjellige kategorier
Etter hvert som arbeidsflyten din vokser, må du kanskje opprette kategorier for å holde styr på alt. Notion og Asana er forskjellige i denne forbindelse; i Asana kan du organisere arbeidet ditt i forskjellige prosjekter og utvikle kort innenfor hvert av disse. På toppen av det kan du legge til kortene dine i flere prosjekter.
I tillegg til det ovennevnte lar Asana deg lage tagger og legge dem til kortene dine. Når du har laget disse, kan du klikke på en tag for å se alle prosjekter innenfor den kategorien.
I Notion kan du lage forskjellige sider for oppgavene dine. Innenfor disse kan du lage ekstra for underemner. Du har også muligheten til å legge til forskjellige emojier for å skille mellom dem.
Når du bruker Notion for prosjektledelse, kan du også legge til tagger for kalendere og lister du oppretter i appen.
2. Tilpasse layouter
Notion og Asanas tilpasningsverktøy varierer dramatisk, og spesielt førstnevnte har mange ekstra verktøy du kan bruke. Du kan velge mellom flere gratis og betalte maler når du bruker Notion for prosjektledelse. Du finner mange temaer, inkludert flere maler du kan bruke hvis du er fotograf eller i et annet kreativt felt.
Med Notion kan du også bestemme hva du vil inkludere på hver side. Du kan for eksempel lage tabeller for å lage en leseliste. På toppen av det kan du lage prosjektarbeidsflytdokumenter og mange andre sider.
Asana er litt mer rigid når det gjelder å tilpasse oppsett. Selv om du kan lage mange kategorier og prosjekter, kan du ikke endre hvordan kortene dine ser ut for mye – minus å ha kontroll over hva du inkluderer.
På Asana-hjemmesiden kan du velge hva du vil se i denne delen. Dessuten kan du tilpasse bakgrunnsfargen.
3. Samarbeide med andre
Samarbeid er en av de mest avgjørende faktorene ved valg av prosjektstyringsløsning. Selv om du ikke oppgraderer til en betalt plan, har Notion og Asana noen nyttige funksjoner.
I desember 2022 utvidet Notion antallet personer du kunne samarbeide med i gratisplanen. På forhånd kan du jobbe med opptil fem brukere; nå har antallet økt til 10. Du kan også se hvem du samarbeider med via teamspaces.
Asana gjør det også enkelt å samarbeide med andre. Du kan legge til samarbeidspartnere nederst på siden når du oppretter et kort. På toppen av det kan du tildele oppgaver til personer i prosjektet ditt – noe som betyr at de kan få en fullstendig oversikt over hva de trenger å jobbe med.
Når bruker Asana, kan du også kommentere kort for å varsle andre brukere hvis du trenger det. Du trenger ikke å oppgradere til en betalt plan for å få tilgang til denne funksjonen. I Notion og Asana kan du bruke @-tasten for å nevne brukere på sider og kort som krever deres oppmerksomhet.
4. Prosjektledelsesfunksjoner
Siden vi sammenligner Notion og Asana fra et prosjektledelsesperspektiv, er det bare fornuftig å se på funksjonene begge appene tilbyr i denne forbindelse. Asana har flere prosjektstyringsfunksjoner som gjør det til et godt valg for både små team og store bedrifter.
I Asana kan du legge til tidsfrister for alle prosjektene dine. Når du har gjort dette, kan du få en fullstendig oversikt ved å gå til Mine oppgaver-delen. Her kan du organisere oppgavene dine basert på deadline ved å trykke på Tidsfrist fanen.
Når du oppretter et kort i Asana, kan du også se den siste aktiviteten ved å åpne det og gå til bunnen. Og hvis du oppgraderer til en betalt plan, kan du bruke Mål-delen for å spore hva du ønsker å oppnå.
Når du bruker Notion, kan du se hva som har skjedd i arbeidsområdet ditt ved å velge Oppdateringer > Alle. Du kan også legge til sider der du skisserer prosjektarbeidsflyter med teamet ditt.
5. Kompatibilitet med flere enheter
Hvis du jobber på tvers av flere enheter, vil du være sikker på at du kan bruke prosjektstyringsverktøyene dine på mer enn ett sted. Den gode nyheten er at både Notion og Asana er godt optimalisert for bruk på tvers av enheter.
Notion har apper tilgjengelig for iOS og Android, og du kan også laste ned verktøyet for Windows og Mac. I tillegg er Notion optimalisert for nettlesere.
Nedlasting: Forestilling for Windows | Mac | iOS | Android (Gratis kjøp i app tilgjengelig)
Asana har også apper for iOS- og Android-enheter, og du kan bruke dem på både smarttelefoner og nettbrett. Du kan også bruke tjenesten i nettleseren din, mens det også finnes nedlastbare apper for både Windows- og Mac-brukere.
Nedlasting: Asana for Windows (64-bit) | Windows (32-bit) | Mac | iOS | Android (Gratis kjøp i app tilgjengelig)
6. Tredjepartsintegrasjoner
Enten du jobber eksternt eller personlig, du sannsynligvis bruke flere apper for å fullføre arbeidet ditt. Alt blir mye enklere når du grupperer disse på ett sted, og du vil finne alternativer for å gjøre dette med både Notion og Asana.
Notion lar deg integrere flere kjente tredjepartsapper. Slack er ett eksempel - og hvis du er designer, kan du se Figma-prosjektene dine i Notion. Andre verktøy du kan integrere inkluderer OneDrive, Dropbox og Google Drive.
Asana integreres også med flere apper, inkludert Outlook og Gmail. Andre du kan bruke i Asana inkluderer:
- Adobe Creative Cloud
- Salesforce
- Microsoft Teams
7. Laste opp forskjellige filer
Du må kanskje laste opp et bredt utvalg av filer når du administrerer prosjektene dine. I Asana kan du inkludere eksterne lenker – for eksempel YouTube-videoer. For disse kan du se en forhåndsvisning av dem i appen.
Asana lar deg også laste opp filer fra datamaskinen din, Google Drive, Dropbox og forskjellige andre steder. Du kan laste opp lydfiler, bilder, PDF-er og andre vedlegg.
I Notion kan du også legge til eksterne lenker. Videre kan du inkludere filer fra datamaskinen din; hvis du ikke har et betalt abonnement, er den maksimale størrelsen på hver fil 5 MB.
8. Prissetting
Uansett om du bruker Notion eller Asana, finner du mange nyttige verktøy i gratisversjonene deres. Likevel kan du oppgradere om nødvendig.
Hvis du vil oppgradere til en betalt versjon av Asana, kan du få Premium-planen for $10,99 per måned med en årlig betaling—og $13,49 hvis du betaler månedlig. I mellomtiden koster Business $ 24,99 per måned (årlig) og $ 30,49 hvis du betaler på en måned-til-måned-basis.
Notion har tre betalte planer: Plus, Business og Enterprise. Pluss koster $96 per år og $10 per måned hvis du får et månedlig abonnement. I mellomtiden koster Business $180 per år for et årlig abonnement og $18 hvis du betaler månedlig. Du må kontakte selskapets salgsteam for Notion Enterprise-planen.
Forestilling vs. Asana: Hvilken vil du velge å administrere prosjektene dine med?
Notion og Asana har gode rykte i produktivitetsområdet av gode grunner. Disse appene tilbyr mange unike verktøy for å hjelpe deg med å administrere prosjektene dine og samarbeide med andre. Du vil også finne det enkelt å integrere mange av favorittappene dine fra andre steder.
Selv om du ikke oppgraderer til en betalt plan, vil du få mye nytte av Notion og Asana. Det beste valget for deg vil avhenge av dine individuelle og forretningsbehov, men det er verdt å prøve dem begge til å begynne med.
