3 effektive måter å bruke ChatGPT i Excel

Excel er et utrolig nyttig verktøy for å jobbe med store datamengder. Men å finne og implementere de riktige formlene kan noen ganger være en kompleks og frustrerende opplevelse. Heldigvis kan ChatGPT være en utmerket ressurs for å hjelpe med å overvinne disse utfordringene.

Ved hjelp av denne AI-språkmodellen kan du søke hjelp med Excel-relaterte problemer, lage formler og motta sanntidssvar for å hjelpe deg med å få mest mulig ut av Excel. I denne artikkelen vil vi utforske noen effektive måter å bruke ChatGPT i Excel og oppdage hvordan det kan forbedre dataanalyseopplevelsen din.

1. Bruk ChatGPT til å lage og implementere formler

Å lage eller finne de riktige Excel-formlene kan være skremmende og tidkrevende. Dessuten, hvis formelen inneholder en feil, kan den gi feil resultater, som kan være enda mer komplisert å fikse.

For å unngå alt dette bryet, kan du be ChatGPT om å lage formler for deg, basert på de spesifikke detaljene om hva du vil at formelen skal gjøre. Du kan be chatboten om å foreslå formler basert på oppgavene du har, eller du kan søke veiledning om en formel du allerede har.

For å komme i gang, skriv ned de grunnleggende kravene til formelen. Dette kan inkludere et eksempel på regnearket ditt og en beskrivelse av oppgaven du vil fullføre. Når det er gjort, kan du be ChatGPT om å lage formelen. Dette kan inkludere å bruke en formel-/funksjonsbygger eller legge til formelen manuelt i regnearket.

Her er et eksempel: Vi hadde et regneark som inneholder data om salg av ulike produkter i forskjellige byer, og vi ønsket å beregne det totale salget for hvert produkt. Vi skrev inn alle nødvendige detaljer i ChatGPT, og ba den beregne salget av produkt A.

Her er hvordan den reagerte:

Vi fulgte de nøyaktige trinnene i Excel-regnearket vårt, og formelen beregnet det totale salget nøyaktig.

Når du ber ChatGPT om å lage formler for deg, er det et par ting du bør huske på:

• Jo mer informasjon du gir, jo bedre. Sørg for at instruksjonene dine er klare og spesifikke. Hvis regnearket ikke er for langt, kan du kopiere innholdet og gi det til chatboten for et mer nøyaktig svar. Vi har også snakket om hvordan du skriver effektive ChatGPT-oppfordringer for de beste svarene i vår forrige veiledning, som du kan referere til for dette formålet.
• Dobbeltsjekk formateringen og syntaksen til formlene opprettet av ChatGPT. Hvis noen av disse er feil, vil Excel returnere en feil.
• Dobbeltsjekk alltid resultatene for å sikre nøyaktighet. Mens ChatGPT kan lage formler for deg, har det også visse begrensninger. Det er best å teste formelen på en liten dataprøve for å sikre at den gir nøyaktige resultater.

Ved å ha disse punktene i bakhodet, kan du bruke chatboten mer effektivt og med større selvtillit for å overvinne all frykt du måtte ha om å jobbe med regneark.

2. Bruk ChatGPT til å lage makroer

Makroer er et sett med instruksjoner som forteller Excel å utføre visse oppgaver i en bestemt rekkefølge. Dette betyr at makroer lar deg registrere et spesifikt sett med handlinger og deretter utføre det senere med et enkelt klikk, uten å måtte skrive koden manuelt hver gang.

Det kan imidlertid være litt skremmende å lage makroer i Excel, spesielt hvis du ikke er kjent med programmering eller VBA. Heldigvis kan ChatGPT hjelpe deg med denne prosessen ved å gi nyttig veiledning og råd.

La oss ta en titt på et eksempel. Vi har et regneark med salgsdata med følgende kolonner:

• Ansattes navn
• Region
• Fjerdedel
• Totale salg

Vi ønsker å lage et filter som viser det totale salget i første kvartal for region Nord. Vi beskrev dette til ChatGPT og laget en makro for dette, som vist nedenfor:

Når du har den nødvendige makroen, la oss implementere og kjøre den:

1. trykk Alt + F11 tastene på tastaturet for å åpne Visual Basic Editor.
2. Naviger til i det følgende vinduet Sett inn > Modul.
3. Her skriver du inn koden du kopierte fra ChatGPT tidligere.
4. Lukk dialogboksen og klikk på Fil > Lagre som.
5. Utvid rullegardinmenyen Lagre som type og velg Excel-makroaktivert arbeidsbok.
6. Klikk Lagre for å lagre makrofilen.
7. Gå nå tilbake til regnearket og gå over til Utvikler fanen.
8. Klikk på Makroer og velg FilterData fra listen.
9. Til slutt, treff Løpe.

Denne makroen vil nå filtrere dataene dine slik at de bare viser salget for den målrettede regionen.

3. Bruk ChatGPT til å automatisere sending av e-poster

Når du leder et stort team, kan automatisering av oppgaver som å sende e-poster være en livredder. Excel tilbyr ulike metoder for å automatisere sending av e-post, noe som er spesielt nyttig når du regelmessig sender e-post til en gruppe personer med lignende detaljer. I tillegg kan inkorporering av ChatGPT effektivisere e-postautomatiseringsprosessen ytterligere for maksimal effektivitet.

Den enkleste måten å gjøre det på er ved å be ChatGPT om å lage en relevant VBA-makro. Denne metoden er ganske lik trinnene vi allerede har beskrevet ovenfor. La oss ta en rask titt på et eksempel.

Anta at vi har en liste over e-postadressene til toppledelsen i firmaet vårt, og vi må sende dem inntektsrapporten for første kvartal via e-post. Her er hvordan vi vil be ChatGPT om å lage en VBA-makro.

Når vi har makroen, vil vi lagre modulen og kjøre den ved å følge trinnene beskrevet ovenfor. Så enkelt som det! Bortsett fra disse tre metodene vi har listet opp for å bruke ChatGPT i Excel, kan du også bruke chatbot for å analysere og visualisere data i Excel ved hjelp av verktøy som diagrammer og dataanalyse Toolpak. Du kan be ChatGPT om å forklare hvordan du bruker disse verktøyene effektivt.

I tillegg kan du bruke ChatGPT til å feilsøke problemer i Excel ved å gi den informasjonen om feilen du støter på. Mens det er en rekke ting ChatGPT ikke kan gjøre i Excel Likevel er det et flott verktøy som kan hjelpe deg å bli en regnearkproff.

ChatGPT til unnsetning

ChatGPT er en verdifull ressurs for å få mest mulig ut av Excel. Du kan bruke den til å lage nye formler, få hjelp med regnearkfeil og til og med lære nye ferdigheter ved å be den forklare hvordan enkelte funksjoner fungerer. Hvis den brukes riktig, kan den hjelpe deg med å maksimere Excel-produktiviteten og komme over eventuelle regnearkskrekk du måtte ha.