3 måter å organisere jobbsøket ditt med Excel-regneark

Å søke etter en jobb i dagens marked er en ofte kompleks prosess. Uten de riktige organisasjonsstrategiene kan jakten på en jobb fort bli et komplisert rot. Å finkjemme tusenvis av jobbresultater på flere nettsteder og sende hundrevis av CV-er på e-post kan fort bli forvirrende.

Å opprettholde en organisert jobbsøking er avgjørende for jobbsøkere som ønsker å få en ny karrieremulighet. Organisering av potensielle jobber basert på kategori, skraping av nettet for å lage en filtrerbar resultatliste og automatisering av e-poster kan forenkle prosessen. Heldigvis kommer Excel med flere funksjoner som kan hjelpe deg med å administrere jakten og holde orden på applikasjonene dine.

1. Organisering av jobber etter kategori i Excel

Hvis jobbjakten din krever at du søker gjennom mer enn én type bransje, er det avgjørende å holde dem sortert etter kategori. Å sende feil CV til en åpning kan bety å unnlate å få et intervju.

For hver stilling du søker på, legg den til i en løpende liste i et Excel-regneark. Oppgi stillingstittelen, selskapet, stillingskategorien og kontaktpunktet ditt i selskapet hvis du har en.

Med stillingene kategorisert kan du gjøre flere ting for å sikre at du ikke gjør noen feiltrinn med ytterligere søknader. Når det gjelder å søke på mer enn én type jobb, må du ha en CV og følgebrev for hver.

Du kan enten forhåndsopprette dem og ha kopier som venter på å bli sendt ut, eller du kan bruk Excels ERSTATT-funksjon å generere dem automatisk.

Hvis du har flere kopier av CV-en og følgebrevet forhåndslaget, kan du gjøre det enkelt å få tilgang til den rette til rett tid. Noen få nestede IF-funksjoner, eller en enkel SWITCH-funksjon, kan sikre at du ikke sender ut feil kopier.

=BYTTE OM(F2, "Nettverk", ResumeList! A1, "Utvikling", ResumeList! A2, "Brukerstøtte", ResumeList! A3, "Generell IT", ResumeList! A4, CV-liste! A1)

Ved å bruke en funksjon som den ovenfor, kan du trekke lenker for CV-er som er lagret på et annet ark. Excel gjør det imidlertid enkelt å lage en enkelt mal og deretter bruke Excels ERSTATT-funksjon for å gjøre det tunge arbeidet.

Ved å sette flere ERSTATT-funksjoner i én enkelt formel kan du raskt og enkelt lage skjemakommunikasjon. Kobling av flere ERSTATTER og IF eller SWITCH-betingelser kan forvandle en mal eller serie med maler til introduksjons- eller oppfølgings-e-poster.

Excel kan ta en rekke maler som de nedenfor, og konvertere dem til en komplett, klar til å sende e-post.

Ved å bruke en hurtigfunksjon kan du kombinere hver av disse malene til et enkelt, sammenhengende følgebrev.

Hver celle bruker et sett med enkle erstatninger som den nedenfor fra G2 for å lage teksten:

=ERSTATT(Ark4!A1, "{ kontakt navn }", C2)

Her lagres kontaktnavnet for stillingen i C2. Du kan også bruke betingelser for å blande forskjellige maler avhengig av kategorien for hver posisjon, eller spesifikke ord i tittelen på rollen.

Formateringen i sluttproduktet kan oppnås ved å bruke CHAR(10)-funksjonen for å produsere linjeskift. Du kan pakke inn alle avsnittene i en CONCAT-funksjon for å produsere en ferdig e-post:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Ark4!A5, CHAR(10), Ark4!A6)

2. Bruke Excel til å analysere utskrapte webdata

De fleste jobbsider lar deg filtrere stillinger med noen få grunnleggende alternativer, for eksempel basert på tittel, plassering og ferdigheter. Ved å bruke ekstra filtre på disse resultatene kan du få mest mulig ut av hver applikasjon.

Excels funksjoner gjør det enkelt å bruke avansert filtrering på en liste over potensielle jobbresultater. Du kan automatisk fjerne enhver jobb med en lønn under en bestemt terskel, eller inkludere bare jobber som krever spesifikke ferdigheter. Excel lar deg bruke så mange filtre du vil på et datasett for å få de mest relevante resultatene.

Det første du trenger er en liste over jobber fra de forskjellige sidene du prøver å søke gjennom. Den raskeste måten å få den listen på er å bruke en nettskraping Google Chrome-utvidelse eller søknad. Det er mange gode alternativer tilgjengelig på nettet som er raske å sette opp og brukervennlige.

Hvis du leter etter et gratis alternativ, tilbyr Google Sheets en innebygd IMPORTXML-funksjon som kan brukes til å skrape nettdata.

Når du har trukket ned et datasett, må du importere det til Excel. Excel inkluderer en innebygd XML-importør som kan gjøre det enkelt å trekke inn store skrapte datasett. Bruk importfunksjonen som er gjort tilgjengelig etter at du har gjort det låste opp denne skjulte utviklerfanen på båndet.

Mens du importerer, blir du bedt om å sette opp det nye datasettet. For best resultat, prøv å normalisere dataene dine så mye som mulig under importen. Sørg for at de samme dataene fra hvert nettsted havner i samme kolonne, helst med samme format.

Når dataene dine er fullstendig importert, kan du bruke Excels filterfunksjonalitet for raskt å sortere gjennom listen over potensielle kunder. Dette vil gi deg finmasket kontroll over søkeresultatene dine, slik at du kun kan søke på de mest relevante stillingene.

3. Send kommunikasjon automatisk fra Excel

I dagens arbeidsmarked er det umulig å få jobb uten å kunne sende ut hundrevis av e-poster. Det er viktig å kunne automatisere prosessen. Å generere skjemakommunikasjon er et flott første skritt. Det beste alternativet ditt er imidlertid å sende e-poster direkte fra Excel.

Det er to forskjellige måter å gjøre dette på i Excel. Den mer komplekse måten er bruke VBA til å lage en makro som kan sende e-post fra Excel. Den enkleste måten å gjøre dette på er imidlertid å bruke Excels innebygde HYPERLINK-funksjon.

HYPERLINK lar brukere opprette koblinger som åpner standard e-postapplikasjonen deres, og forhåndsutfyller en melding. Funksjonen kan fylle ut sending til e-post, emnet, e-postens brødtekst og, om nødvendig, en CC for e-posten.

Det er enkelt å lage en automatisk e-postkobling med en funksjon som den nedenfor:

=HYPERLINK("mailto:" & A2 & "?subject=" & E2 & "&body=" & F2, "Send e-post")

Funksjonen vil opprette en lenke i Excel som, når du klikker, åpner e-postklienten din med hele e-posten du må sende allerede fylt ut. Alt som gjenstår for deg å gjøre er å klikke på send-knappen.

Ved å bruke HYPERLINK-funksjonen, og den automatisk genererte korrespondansen ovenfra, kan du enkelt sende ut massee-poster.

Excel er den ideelle måten å holde jobbjakten din organisert på

Excels verktøy kan holde jobbjakten din organisert og øke sjansene for at applikasjonene dine når de riktige hendene. Fra å raskt tilpasse skjemakommunikasjon for hver stilling til automatisk utsendelse av e-poster, Excel kan enkelt hjelpe deg med jobbjakten din.

Det kan holde søknadene dine organisert og filtrere potensielle ledige stillinger for å sikre at du bare søker på de mest aktuelle stillingene med den mest målrettede versjonen av CV-en din.