Microsoft Outlook er alles favoritt e-postklient. Det er enkelt å bruke, med mange produktivitetsforbedrende funksjoner som regelmessig brukes i bedriftsmiljøer. Du utfører ofte handlinger gjentatte ganger i løpet av dagen i Outlook.

Heldigvis har Microsoft inkludert en smart produktivitetsøkende funksjon kalt Quick Steps for å hjelpe med å automatisere en rekke trinn. Les videre mens vi forteller hva Quick Steps er og hvordan du kan få mest mulig ut av det for å bli mer produktiv i Outlook.

Hva er raske trinn i Microsoft Outlook?

Quick Steps er en brukervennlig produktivitetsfunksjon som er tilgjengelig i Outlook 2013 og utover. Det gjør det mulig å automatisere en serie med flere repeterende handlinger raskt. Automatisering av disse oppgavene har den ekstra fordelen at det gjør det enklere å administrere mange postkasser samtidig, samtidig som du sparer dyrebare mengder tid daglig.

Du kan bruke Quick Steps for forskjellige scenarier. En hverdagsbruk kan være å automatisk flytte en e-post til en bestemt mappe samtidig

instagram viewer
videresende en e-post til en kollega og flagge det som avgjørende med bare et enkelt klikk.

Som standard gir Microsoft Outlook deg noen ofte brukte hurtighandlinger. Du kan bruke dem som de er eller tilpasse standard hurtigtrinn i henhold til dine behov. Hvis det ikke er nok, kan du lage et tilpasset Quick Step for å forbedre rutinearbeidsflyten din.

Bruke standard hurtigtrinn i Microsoft Outlook

På Microsoft Outlook kan du enkelt bruke standard hurtigtrinn på farten. Det er fire forhåndsdefinerte hurtigtrinn i Outlook (som en del av Office 365): Flytt til, til leder, team-e-post, og Svar og slett.

Du må konfigurere disse med riktige mottaker-e-postadresser og foretrukne mapper før du kan bruke dem for første gang. For å bruke Flytte til Quick Step, følg trinnene nedenfor:

  1. Fra Hjem fanen, klikk på Flytte til fra Raske trinn seksjon.
  2. I Førstegangsoppsett dialogboksen, velg mappen du vil flytte e-post til og gi nytt navn til Quick Step om nødvendig.
  3. Klikk på Lagre, og du er klar til å flytte e-poster raskt.
  4. Velg e-posten du vil flytte til en annen mappe og klikk på det lagrede hurtigsteget fra Hjem fanen. Outlook flytter e-posten direkte til den konfigurerte mappen.

Du kan konfigurere de andre standard hurtigtrinnene på lignende måte. Du kan også være interessert i å lære hvordan du arkiverer e-postene dine i Microsoft Outlook på datamaskinen.

Hvordan lage et tilpasset hurtigtrinn i Microsoft Outlook

Hvis du finner at standard hurtigtrinn ikke passer til arbeidsflyten din, kan du enkelt lage et tilpasset hurtigtrinn. Det kan bare være en enkel handling, for eksempel å slette eller videresende en e-post, eller en rekke handlinger, for eksempel å videresende en e-post til en kollega og deretter flytte den til en dedikert mappe.

Når du er konfigurert, kan du automatisere disse strenge oppgavene med bare et enkelt klikk. For dette eksemplet skal vi lage et tilpasset Quick Step i Microsoft Outlook som:

  • Flytter en e-post til en annen mappe
  • Merker e-posten som ulest
  • Videresender e-posten til en kollega
  • Flagger e-posten som viktig

Slik setter vi det opp:

  1. Velg Lag ny alternativ fra Raske trinn fanegruppe under Hjem.
  2. Gi Quick Step et navn under Navn feltet (vi gir det navnet Demo).
  3. Fra rullegardinmenyen under Handlinger seksjon, velg først Flytt til mappe og vil velge målmappen.
  4. Klikk på Legg til handling knappen og velg Merk som ulest.
  5. Nok en gang, klikk Legg til handling for å sette opp videresending av e-post og velg Framover.
  6. I Til… feltet, skriv inn e-postadressen du vil videresende e-posten til, eller velg en fra adresseboken.
  7. Til slutt klikker vi videre Legg til handling for å inkludere flaggstatusen.
  8. Eventuelt kan du også sette opp en Hurtigtast fra rullegardinmenyen.
  9. Når du er klar, klikk på Bli ferdig.
  10. Du kan bruke din egendefinerte Quick Step fra Raske trinn eller den konfigurerte hurtigtasten.

Microsoft Outlook er like produktivt som alltid

Raske trinn i Microsoft Outlook er et bevis på Outlooks rykte som en profesjonell e-postklient som gjør rutinearbeid enkelt. Hvis du noen gang tenker på å bytte fra Microsoft Outlook, kan du bli positivt overrasket over funksjonene til andre e-postklienter.