7 tips og verktøy for å kommunisere med klienter og team i sanntid

Som frilanser eller fjernarbeider må du kanskje jobbe med klienter og kolleger i forskjellige tidssoner. Dette betyr imidlertid ikke at du alltid må være tilgjengelig for respons i sanntid, selv på bekostning av å miste fokus og konsentrasjon.

Du kan unngå utmattelse mens du opprettholder et jevnt forhold til andre interessenter ved å implementere flere strategier. Finn ut hvordan du gjør dette med følgende tips og verktøy.

1. Beslutning/tilbakemeldingsdeling uten oppfølging

Du trenger kommunikasjon i sanntid når det er behov for umiddelbar tilbakemelding eller oppfølging. Overkommunikasjon kan spare deg for bryet med å være tilgjengelig hele tiden for rask respons. Hvis du gir all nødvendig informasjon til klienten eller kolleger, trenger de ikke følge opp for å klargjøre meldingen din.

For det, ikke vekk fra å forklare ting i full beskrivelse. Noen ganger er umiddelbar tilbakemelding ikke passende eller fullstendig. Det kan også forårsake misforståelser. Forsinket tilbakemelding hjelper deg med å unngå ulogiske utbrudd og lar deg gi mer gjennomtenkte svar.

Ved å kommunisere grundig og tydelig med dine kunder og team, unngås unødvendig frem og tilbake. Det er forskjellige apper for å ta notater på nettet, for eksempel supernoter. Du kan bruke dem til å oppnå nesten perfekte meldinger.

Du og din samarbeidspartner kan legge igjen notater i den samme filen etter å ha gått gjennom hverandres svar gjennom notater og dokumenter som kan deles.

2. Planlegg på forhånd for å tillate rimelig forsinkelse i responstid

Noen prosjekter og oppgaver kan trenge umiddelbar respons fra kundene eller teammedlemmene, mens et sent svar kan føre til forsinkelse i prosjektet. Det er en av hovedgrunnene til at mange går inn for sanntidskommunikasjon mens de jobber eksternt.

Imidlertid er asynkron kommunikasjon også et mulig alternativ i disse tilfellene hvis du kan planlegge oppgaver og deloppgaver. Invester tilstrekkelig tid til å lage en opptrappingsarbeidsflyt som lar teamet ditt håndtere nødssituasjoner. Vurder tidssoneforskjellen og planlegg uavhengige oppgaver under responsforsinkelsen.

Det vil være nyttig å integrere kalenderappen med oppgavehåndteringsverktøy som Asana. Hver gang du oppretter en hendelse, blir oppdateringen dermed tilgjengelig i oppgavebehandlingsappene som alle kan følge.

3. Skjermopptak/digitale tavler for å demonstrere feil

Tenk deg at det er en kompleks feil i programvaren. Nå må du beskrive det hele gjennom å skrive til et eksternt team! For ikke å snakke om spørsmålene som dukker opp imellom fra den andre enden, og du går deg vill.

Du kan unngå alle disse kompliserte situasjonene ved å bruke skjermopptaker -apper. Demonstrer og registrer programvarefeilen ved hjelp av en gratis skjermopptaker som ActivePresenter eller Apowersoft. Du kan også inkludere lyden din for å beskrive problemet verbalt for å unngå forvirring.

I slekt: De beste gratis skjermopptakerne for å lagre dine nettmøter

Du kan også bruke online tavler som Freehand for å beskrive app- eller nettstedfeil. Disse appene er gode for fjernsamarbeid. Kollegaen din kan jobbe med tavlefilen og legge igjen notater der, slik at du kan se den når det er din tur.

Jo mer du kan redusere behovet for lyd/videokommunikasjon, jo flere kolleger og klienter vil kunne konsentrere seg om det som virkelig betyr noe. I dag kan du enkelt lage en detaljert arbeidsflyt for prosjektet ditt og gjøre det digitalt tilgjengelig for alle andre involverte. For å gjøre det, kan du bruke samarbeidsprogrammer som Jira.

I tillegg til å støtte den visuelle arbeidsflyten til oppgavene dine, lar disse omfattende appene deg legge til kommentarer til oppgavene. Disse kommentarene hjelper til med å finne nødvendig informasjon raskt og dermed effektivisere diskusjonene.

For eksempel, hvis klienten trenger å vite om prosjektets fremgang, kan de se på oppgavekommentaren for å finne ut fullførte oppgaver. Det sparer dem fra å sende meldinger til deg mens de umiddelbart gir dem informasjonen de trenger.

5. Lag og definer sprints for prosjekter

Hvis du er en del av et team som følger en smidig eller scrum arbeidsflyt, vet du at samarbeid og kommunikasjon i sanntid er uunnværlige deler av arbeidet ditt. Likevel kan du redusere avhengigheten av umiddelbar kommunikasjon ved å definere sprintene riktig.

Mens du lager en sprint, må du svare på de åpenbare spørsmålene som målene eller målene, veikart, ressurser, etterslep, kapasitet, arbeidsprosess, tidsfrister, etc. Oppdragsgiverne stiller deg derfor ikke disse spørsmålene og begynner å jobbe umiddelbart.

Du kan også ta hjelp fra forskjellige gratis Scrum-støttede prosjektstyringsverktøy som iceScrum. Disse appene lar teamet ditt arbeide effektivt med minimumskravet til hastesvar.

6. Distribuer møteopptak for å minimere tretthet i videomøter

Noen ganger betyr det å være en del av et eksternt team å delta på en rekke møter for å kompensere for den fysiske avstanden. Det kan føre til en situasjon som kalles Zoom -tretthet, noe som ikke er bra for produktiviteten. I stedet kan du fokusere på alternative kommunikasjonskanaler og avslå møteforespørslene under fokusert arbeid.

Det er viktig å delta på møtene for strategiske diskusjoner eller fokuserte agendaer. Likevel kan du stole på tekstbasert kommunikasjon for å løse de fleste gjenværende saker. Bortsett fra dette bør opptak av møter være obligatorisk.

Dermed kan alle som savnet det sjekke innspillingen praktisk for innsikt og kan tilføre verdi til diskusjonen senere. Du kan bruke VLC til å ta opp Zoom -møter eller innspillingsfunksjonen i Google Meet for å ta opp Meet -møter. Begge disse appene er gratis, så de koster deg ingen ekstra penger.

7. Å bruke digital kalender på riktig måte ved å blokkere tid

En av hovedårsakene til å velge kommunikasjon uten tale er å ha en produktiv tid uten avbrudd. Selv om dette hjelper oss med å gjøre betydelige fremskritt på et prosjekt eller en oppgave, merker ikke folk dette i kalenderen som om de markerer et møte eller en presentasjon. Som et resultat har andre lagmedlemmer vanligvis ingen anelse om det.

Du kan imidlertid markere tidspunktet for litt grundig arbeid i kalenderen din for andre å vite om det. Mellomrom med kalender betyr at du er ledig for et møte eller tekstmelding. Hvis du blokkerer tiden i kalenderen, vil de avstå fra å planlegge møter eller sende deg tekster på det tidspunktet.

Du kan bruke gratis kalenderverktøy som Google kalender eller TeamUp å blokkere tiden din. Derfor vil andre bli hensynsfulle og mer avhengige av online kommunikasjon som e -post og prosjektdiskusjonskanaler.

Kommunikasjon trenger ikke alltid å være øyeblikkelig

Mens du jobber hjemmefra eller er en del av et hybridteam, kan sanntidskommunikasjon ta en belastning på deg.

Prøv disse tipsene og verktøyene for online kommunikasjon for å unngå å bli overveldet. Ettersom disse lar deg jobbe uten avbrudd, ser du et løft i din daglige produktivitet.

De 9 beste gratisappene for å øke din personlige produktivitet

Det er så mange produktivitetsapper og verktøy å velge mellom. Men bare noen få av dem fokuserer på å forbedre din personlige produktivitet. Sjekk de ut!

Les neste

Om forfatteren