Når du administrerer et prosjekt, er det viktig å sørge for at teamet ditt er på samme side og jobber effektivt. Det er imidlertid lettere sagt enn gjort. Å oppmuntre til produktivitet blant teamet kan være litt skremmende. Heldigvis kan apper som Microsoft Lists gjøre denne oppgaven mer håndterlig.
Microsoft Lists er en del av Microsoft 365-økosystemet. Mens det på overflaten høres ut som en enkel oppgaveliste-app, lar den deg gjøre mye mer enn det takket være fleksible maler. Vi tar en titt på hva som er mulig med denne appen og hvordan du kan bruke den til å øke produktiviteten.
1. Planlegging av innhold
Microsoft Lists lar deg raskt og enkelt administrere innholdspublisering på tvers av flere plattformer. Innholdsplanleggeren er en av de mange malene som er tilgjengelige i appen. Du kan planlegge innlegg for sosiale medier, blogger eller nettsteder og til og med spore ytelsen til disse innleggene.
Det ligner på lage en innholdsplanlegger i Google Kalender, men du får en ferdig mal her som er enkel å finpusse. Denne malen lar deg fokusere på å lage innhold av høy kvalitet og strømlinjeforme opprettelses-/distribueringsprosessen ved å dele kalenderen med teamet ditt. Listen lar deg også tilordne prosjekter til forskjellige teammedlemmer og lar deg holde oversikt over tidsfrister med letthet.
2. Spore arbeidsfremdrift
De Work Progress Tracker mal vil hjelpe deg med å organisere og administrere arbeidet og prosjektene dine. Den lar deg se alle oppgavene og prosjektene dine på ett sted, slik at du kan prioritere og holde deg oppdatert på hva som må gjøres.
Du kan tildele oppgaver til teammedlemmene dine, og sjekke fremgangen deres i sanntid. Dette er også nyttig for å bedømme hvor lang tid en bestemt oppgave vanligvis tar, slik at du kan ta hensyn til det for fremtidig planlegging. Appen gjør det også enkelt å kategorisere oppgaver, angi en prioritet og sette en start-/forfallsdato.
Noen av disse funksjonene ligner på beste oppgavebehandlingsapper, og det er stor ros for det som egentlig er en enkel regnearklignende app på overflaten.
3. Sporingsproblemer
Enten du jobber alene eller med et team, vil problemer og problemer oppstå på prosjekter. Dette kan inkludere programvarefeil, tekniske problemer, designrevisjoner osv. Heldigvis kan du bruke Issue Tracker mal i Microsoft Lists for å håndtere eventuelle problemer som oppstår under et prosjekt.
Malen inneholder detaljer om hvert problem, for eksempel prioritet, status og hvem som er ansvarlig for å løse det. Du kan bruke denne informasjonen til å sikre at viktige problemer blir håndtert raskt, slik at teamene kan holde seg organiserte og på toppen av arbeidet. Den forteller deg til og med når et problem ble rapportert, slik at du kan komme tilbake til det for fremtidig referanse.
4. Sporing av nye rekrutter
Hvis din del av jobben innebærer å ansette, intervjue og ta med nye rekrutter, er du godt klar over hvor utmattende hele prøvelsen kan være. De Rekrutteringssporer mal i Microsoft Lists gjør det enkelt å administrere prosessen med å ansette nye rekrutter.
Du kan holde styr på hver enkelt kandidats spesifikasjoner, for eksempel stillingstittel, intervjutid, rekrutterer og mer. Denne malen lar deg til og med se hver kandidats LinkedIn-profil og fortsette rett fra appen. Det gjør det også enkelt å overvåke hver enkelt søkers fremgang gjennom hele ansettelsesprosessen
5. Forbedre arbeidsprosesser
Microsoft Lists hjelper også med å bygge en effektiv arbeidsprosess for produktive arbeidsflyter. Dette gjør det enklere å administrere arbeidet ditt. Dette verktøyet hjelper deg med å identifisere flaskehalser og ineffektivitet i din nåværende prosess og finne måter å fikse dem på.
Selv om det ikke er noen mal satt for dette spesifikt, kommer kombinasjonen av arbeidsfremdrift, innholdsplanlegger og begivenhetsreisemaler godt med. Du kan enkelt finne ut hvilke oppgaver som tar lengre tid, slik at du kan finne ut hvordan du kan effektivisere prosessen i planleggingsfasen.
Hver liste lar deg også se hvilke teammedlemmer som bruker mer tid på å fullføre en bestemt oppgave, slik at du raskt kan løse produktivitets-/effektivitetsproblemer med teamet.
6. Spore utgifter
Kontantstrømstyring er avgjørende for økonomisk suksess, og å holde oversikt over utgiftene dine er viktig for enhver bedrift. Heldigvis finnes det en mal for dette som heter Expense Tracker i Microsoft-lister. Den lar deg spore og kontrollere alle utgifter bedriften din har.
Du kan legge inn individuelle utgifter ved å angi beløp, dato og kategori for kjøpet eller utgiften. Kategorisering forenkler denne malen ganske mye, slik at du raskt kan sortere og administrere forskjellige kategorier.
Den lar deg til og med legge til kvitteringer for å beregne kontantstrømmen din månedlig eller årlig. Dette fungerer på samme måte som Notions budsjettsporer og hjelper til med å administrere prosjektbudsjetter.
7. Administrere eiendeler
De Kapitalforvalter malen i appen lar deg holde oversikt over alle enheter i organisasjonen din. Ved å bruke denne malen kan du enkelt finne ut når enheter er sjekket inn og returnert. Du kan tilordne en aktiva-tag til hvert produkt, og enkelt se status, modell, serienummer og nåværende eier av hver enhet.
Videre kan du raskt legge til et bilde, kjøpsdato, kjøpspris og ordrenummer for hver enhet som enten er sjekket ut eller sjekket inn i systemet. Du kan til og med legge til notater som forteller deg om enhetstilstanden for hver ressurs.
Microsoft-lister: En svært undervurdert programvare for å administrere arbeidet ditt
Du kan bli overrasket over hva som tilbys med Microsoft Lists. Hvis du allerede abonnerer på Microsoft 365, bør det være enkelt for deg å bruke lister. Den kan også sammenlignes med andre produktivitetsapper, med tanke på at malene er på nivå med noen av de beste Notion-malene.
Det eneste som mangler med Microsoft Lists er å ta notater. Mens du kan lage notater i appen, vil en riktig mal for å gjøre dette gjøre dette til en av de beste produktivitetsappene der ute. Selv da er mengden ting du kan gjøre med denne appen utrolig.