Microsoft Excels OFFSET-funksjon er et svært kraftig og allsidig verktøy. På grunn av kompleksiteten og antallet lignende funksjoner, blir den dessverre ofte underutnyttet.
Den relativt enkle funksjonen kan spare Excel-forfattere for tid og frustrasjon. Det forenkler å trekke presise datapunkter fra et godt organisert masterdatasett. Det gjør det også enkelt å lage svært detaljerte rapporter, interaktive visualiseringer og komplekse dashboards.
1. Opprette datasett i variabel størrelse
En av de vanligste bruksområdene til Excels OFFSET-funksjon er fangst av datasett med variabel størrelse. Gitt et stort sett med data, kan det være lurt å se på bare en liten del av dataene til enhver tid.
For eksempel, gitt en automatisk rapport over salgstotaler for ansatte daglig, kan det hende du må trekke totalene for en gitt uke eller uker.
Å skrive en annen SUM-funksjon for hver total kan være ganske enkelt. En OFFSET-funksjon kan imidlertid være mye raskere for enkel bruk og gjenbruk.
Skriv først inn dagen i måneden som vi ønsker å starte med i celle B6. Deretter legger vi inn hvor mange dager vi ønsker å kjøre rapporten inn i B7. Da kan vi bruke en enkel SUM-funksjon og AVERAGE funksjon for å få mer data om hver ansatt over det valgte tidsrommet:
=SUM(OFFSET(B2; 0; B6 - 1; 1; B7))=GJENNOMSNITT(OFFSET(B2; 0; B6 - 1; 1; B7)Å justere startdatoen eller tidslengden er like enkelt som å justere en enkelt celle, noe som kan gjøre det mye enklere å hente datasett med variabel størrelse.
2. Tillater generering av tilpassede rapporter
Å bruke lignende metoder som de ovenfor gjør det relativt enkelt å utvikle en komplett rapport med variabel justering. Du kan få det første argumentet i OFFSET-funksjonen til å referere til et annet ark. Ved å gjøre det kan du holde dataregistrering og rapportering atskilt.
Dette vil gjøre det mulig å trekke utvalgte dataskiver fra ett ark til et annet. I tillegg lar den deg bare vise informasjonen som er relevant for din nåværende rapport. Det er ganske enkelt å sette opp en rapport som viser daglige totaler ved å bruke de samme dataene fra før. Du kan gjøre dette uten å trekke dataene for irrelevante dager.
Følgende offsetfunksjon plassert i celle B5 vil trekke antall dager spesifisert i B2. Den starter på uken spesifisert i B1, og viser kun data for den relevante perioden:
=OFFSET(Ark1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Det er mulig å begrense oppføringene i B1 og B2 og lage rullegardiner i Excel med antall tilgjengelige uker ved bruk av datavalidering.
3. Paginering av regneark
OFFSET-funksjonen kan også oppnå enkel regnearkpaginering, en oppgave som vanligvis forbindes med ved å bruke Excel-utviklerfanen. Dette kan gjøre arbeidet med store datasett enklere og langt mer effektivt.
Når du arbeider med et regneark med 30 000 rader med data, vil det være vanskelig å se over hele datasettet på en gang. Ved å lage en rullegardin som godtar en rekke tall fra 1 til 300, kan vi raskt dele dataene opp i sider med 100 resultater hver.
OFFSET-funksjonen vil alltid ha sitt anker satt til øverste venstre celle i dataene. Det andre argumentet er imidlertid den vertikale forskyvningen. Dette vil tilsvare det valgte sidetallet minus én ganger 100. Den horisontale forskyvningen, det tredje argumentet, kan settes til 0.
Det fjerde argumentet er satt til 100, og det femte argumentet til antall kolonner i datasettet. Denne metoden gjør det enkelt å dele ekstremt store databiter i mye mer håndterbare deler.
Her er et eksempel på et paginert datasett. Dataene inkluderer 500 eksempler på informasjon registrert fra et sett med sensorer på ett ark, og en paginert rapport på det andre.
Rapporten bruker datavalidering i celle B1 for å lage en rullegardin med sidene i den. Følgende uttrykk i celle A3 lager rapportens brødtekst:
=OFFSET(Ark1!A2, (B1 - 1) * 100; 0; 100; 21)4. Skjæring av data for grafer
Vi kan legge til en graf i salgsrapporten vi laget før vi brukte OFFSET-funksjonen. Grafen kan trekke variabel informasjon basert på dataene som er valgt i de to rullegardinlistene øverst på arket.
Når du endrer verdiene øverst på arket, endres grafen automatisk for å gjenspeile de valgte ukene, og gir en rask visuell referanse til alle som ser på rapporten.
Ved å kombinere diagrammer og grafer med offset-funksjonen blir det mye enklere å visualisere komplekse og skiftende data. Det tillater også generering av enkle dashbord i Excel.
5. Trekker informasjon etter datoforskyvninger
Å søke etter spesifikk informasjon basert på tidsstempler er ikke uvanlig når man snakker om rapportdata eller data hentet fra automatiserte tidsprosesser. Når du vurderer en enkelt periode, er det ikke vanskelig å bruke betingede funksjoner som IF eller IFS for å trekke ned de nødvendige dataene. Hvis du trenger å hente data basert på en rekke dager eller tider, er det for lett å falle inn i en massiv nestet betinget.
Ved å bruke en kombinasjon av COUNTIF og OFFSET er det ganske enkelt å hente data fra en rekke tider eller dager. Bruk en enkelt celle for å representere en startdag. Deretter bruker du en annen celle for å representere lengden på tiden du vil trekke fra.
I OFFSET-funksjonen kan høyden eller bredden, avhengig av utformingen av dataene dine, settes til en verdi ved å bruke COUNTIF-funksjonen i Excel. Dette lar deg bestemme hvor mange oppføringer som ligger innenfor det forespurte området og trekke bare de relaterte dataene.
I dette eksemplet har vi et datasett som inneholder oppføringer over flere år. Vi kan bruke datoen angitt i celle B1 og følgende funksjon for å trekke bare oppføringer som skjedde etter den datoen:
=OFFSET(Ark1!U2, ANTALLHVIS(Ark1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(Ark1!V2:V501, " & B1), 1)Dette gir betydelig nytte til en rapport, slik at du kan filtrere verdier som kom før eller etter en bestemt dato. Hvis du bruker COUNTIFS-funksjonen i stedet, kan du til og med legge til en sluttdato, noe som gir sluttbrukeren mer variasjon.
6. Kombinert med COUNTIF
I tillegg til å utvide tidsområdene, tjener COUNTIF-funksjonen godt til å trekke spesifikke skiver av alle typer velordnede data med Excels OFFSET-funksjon. Det er mulig å angi høyde- og breddeargumentene til OFFSET-funksjonen ved å bruke COUNTIF. I tillegg kan du enkelt endre alle numeriske data med en justerbar verdi fra et sted på arket ditt.
Hvis du hadde en liste over transaksjoner fra en dag sortert etter antall transaksjoner, kan du bruke denne teknikken til å trekke hver transaksjon over et bestemt beløp. Dette kan oppnås ved å bruke en enkel OFFSET-funksjon som følgende:
=OFFSET(A2, ANTALLHVIS(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)En av de viktigste tingene å merke seg i denne funksjonen er det nest siste argumentet, COUNTIF(B2:B22, "
En annen viktig faktor for de som ønsker å bruke OFFSET på denne måten er at det bare vil fungere i tilfelle dataene du jobber med er velordnet. Uordnede data vil ikke returnere resultatene du leter etter. Heldigvis inkluderer Excel også en pakke med automatiske sorteringsverktøy for å få orden på dataene dine.
Du kan bruke dette til å utføre handlinger fra variabelt skjæring av produkter basert på pris til å trekke bare operasjoner som kjøres over et visst antall ganger. Muligheten til å kontrollere den nøyaktige mengden data som hentes gir finkornet kontroll over det nøyaktige datautvalget du henter fra regnearkene dine. Dette gjør det mulig å lage en rekke detaljerte, interaktive rapporter.
Dette er hva OFFSET-funksjonen faktisk er nyttig for
Til syvende og sist lar OFFSET-funksjonen brukere hente informasjon fra regnearket med høy presisjon. Dette sparer tid og lar brukere utføre flere operasjoner med færre funksjoner.
Det forenkler å hente de nøyaktige dataene du trenger uten å ty til hekkebetingelser. Det sparer også brukere for tid og krefter ved å lage tilpassede rapporter, dashbord og mer i Excel.
