Slik planlegger du uken i Google Kalender

Hvis du ikke er en Apple-bruker, er det stor sjanse for at du bruker Google Kalender til å spore viktige ting i livet ditt. Og selv om du bruker en iPhone, iPad eller Mac, foretrekker du kanskje fortsatt å bruke Google-versjonen for å følge med på hva som skjer.

Å planlegge uken på forhånd er en utmerket måte å sikre at du ikke blir distrahert av oppgaver som ikke er viktige, slik at du kan fortsette å jobbe mot målene dine. Dessuten vil du finne det mye lettere å unngå å overplanlegge timeplanen din og overvelde deg selv.

I denne veiledningen får du en gjennomgang av hvordan du planlegger uken mer effektivt i Google Kalender.

1. Blokkering av tid i timeplanen din

Når du først blir interessert i produktivitet, du vil sannsynligvis eksperimentere med tidsblokkering. Noen bruker denne taktikken til å planlegge hver time på dagen, men du kan finne det litt for mye. Og hvis noe uventet skjer, kan du slite med å oppfylle de gjenværende oppgavene dine.

Men selv om det ikke alltid er den beste ideen å planlegge hele dagen, bør du sette av litt tid til viktige oppgaver som krever mer kognitiv energi. For eksempel, hvis du må skrive en oppgave for universitetet, gi deg selv et par timer hver dag fokusere intenst på at én ting kan hjelpe deg med å produsere arbeid av høyere kvalitet og fullføre oppgaven raskere.

Det er enkelt å planlegge tid for perioder med fokus i Google Kalender. Først klikker du på den grove tidsluken du vil at denne oppgaven skal begynne. Når neste vindu vises, skriv inn navnet på oppgaven. Du kan endre klokkeslett og dato om nødvendig, sammen med å legge til beskrivelser og vedlegg.

Når du er fornøyd med alt, trykk på Lagre knapp. Gjenta dette trinnet for hver aktivitet du ønsker å blokkere et bestemt tidspunkt for i uken.

2. Fargekoding av oppgavene dine

Når du planlegger uken i Google Kalender, kan du fort innse at du har mange forpliktelser. Når du har lagt til alle disse, kan du oppleve at alt ser overveldende ut. Heldigvis kan du fikse dette problemet ved å fargekode oppgavene dine.

Du kan velge mellom over 10 forskjellige farger i Google Kalender, noe som gir deg et anstendig nivå av tilpasning. Å bestemme hva du skal bruke for hver kategori er opp til deg; som du kan se fra kalenderen nedenfor, har vi beholdt standard blå for treningsøkter og valgt oransje for forretningsoppgaver som ikke er relatert til klientarbeid.

For kurs er fargen lysebrun. I mellomtiden er sosiale arrangementer kodet i salvie. For å fargekode oppgavene dine, klikk på hendelsen du vil endre. Nederst ser du en fargeikon; velg dette.

Velg fargen du vil endre arrangementet til. Klikk deretter på Lagre knapp.

Med mindre du har fått spesiell tilgang, kan du ikke tilpasse farger for arrangementer som andre har invitert deg til. Begivenhetsfargen din endres umiddelbart, som du kan se på skjermbildet ovenfor.

3. Gjør alle kalenderne dine synlige

Når du først bruker Google Kalender, vil du motta en standardkalender som lar deg legge til alle viktige oppgaver for hver uke. Appen er imidlertid også flott for å samarbeide med andre—spesielt hvis du jobber eksternt eller som en del av en hybridavtale. Du kan få andre til å invitere deg til deres kalendere, og disse vil bli synlige i grensesnittet ditt når de gjør det.

Hvis du ønsker å få full oversikt over uken din i Google Kalender, er det en god idé å gjøre alle kalenderne dine synlige. Å gjøre det kan også bidra til å sikre at arrangementene dine ikke kolliderer med andre som du allerede har forpliktet deg til å bli med på.

Det er enkelt å gjøre alle kalenderne dine synlige i Google Kalender. På venstre side vil du se to seksjoner som er relevante akkurat nå; en heter Mine kalendere, og den andre heter Andre kalendere.

Alt du trenger å gjøre for å gjøre kalenderne dine synlige er å krysse av i boksen ved siden av dem.

4. Legge til hendelser som krever din tilstedeværelse

I tillegg til å blokkere tid i uken for viktige prosjekter, kan det hende du også har satt hendelser som krever din tilstedeværelse. Hvis du studerer på universitetet, for eksempel, vil du ha forelesninger og seminarer. Og hvis du er ansatt eller selvstendig næringsdrivende, må du kanskje bli med på møter med de andre teammedlemmene dine.

For hendelser som gjentar seg ukentlig, vil sannsynligvis sjefen eller utdanningsinstitusjonen din invitere deg til å integrere disse i kalenderen din – noe som reduserer det manuelle arbeidet ditt. Men hvis det ikke skjer, eller du er pålagt å sette opp individuelle hendelser, kan du enkelt inkludere disse i kalenderen din.

Som du gjorde når du blokkerte tid i timeplanen din, klikk på tidsluken du trenger for å bestille. Skriv deretter inn navnet på arrangementet ditt.

Du kan legge til folk til arrangementet ditt ved å gå til Legg til gjester. I delen under det, du kan sette opp en konferansesamtale i Google Meet. Google Kalender lar deg også legge til steder, og du kan velge mellom foreslåtte tidspunkter hvis du ikke vet når du skal planlegge møtet. I tillegg kan du endre tillatelsene gjestene har for å tilpasse seg arrangementet.

Du kan velge Lagre når du er klar til å sette opp arrangementet.

5. Legge til arbeid og ikke-arbeidsspesifikke hendelser

Å legge til hovedoppgavene du må fullføre for jobben eller studiene er avgjørende når du planlegger uken i Google Kalender. Men når de organiserer timeplanene sine, glemmer mange mennesker å sette av tid til hobbyene sine.

Å ha noe morsomt å gjøre på fritiden kan forbedre trivselen din betydelig. Hvis du for øyeblikket ikke har en hobby, vurder å prøve disse spennende hobbyene for teknologielskere. En annen fordel med å inkludere hobbyer i ukeplanen din er at du kan—på grunn av Parkinsons lov– Finn deg selv i å fullføre oppgaver tidligere.

Du bør også planlegge tid i kalenderen din for å tilbringe tid med venner og familie. Å gjøre det vil ikke bare sikre at du ikke glemmer ting du allerede har planlagt, men det vil også gi deg ting å se frem til i løpet av uken.

Når du legger til oppgaver som ikke er spesifikke for arbeid i timeplanen din, kan du følge samme prosedyre som du ville gjort når du blokkerer tid for andre ting. Velg når du vil opprette disse oppgavene, og sett den opp til å gjenta om nødvendig. Du kan fargekode og til og med invitere andre.

Forbedre tidsstyringen din med Google Kalender

Å planlegge uken på forhånd vil gi deg mer klarhet i hva du trenger å gjøre, og Google Kalender er et flott sted å samle alt. Du kan legge til oppgaver relatert til arbeid, sammen med å planlegge hobbyer og andre forpliktelser.

Google Kalender gir deg flere tilpasningsalternativer for å hjelpe deg med å administrere tiden din bedre. Du kan for eksempel fargekode hver oppgavekategori – noe som gjør alt enklere å følge. Dessuten kan du legge til flere kalendere for å sikre at du ikke går glipp av noe.