I evigheter har bedrifter og selskaper over hele verden brukt Excel som et lagerstyringsverktøy. Men ettersom mange dedikerte programvare for lagerstyring introduseres, stilles spørsmål ved Excels levedyktighet for denne oppgaven.

Selv om Excel er et svært nyttig program, er det nok for lagerstyring? For å svare på dette spørsmålet, la oss sammenligne Excel-lagerstyring med lagerstyringsprogramvare.

Hvorfor mange bedrifter bruker Excel til lagerstyring

Excel er i utgangspunktet et regnearkprogram som bruker cellenett for å hjelpe deg raskt å konsolidere, organisere og beregne data. Det går imidlertid utover grunnleggende aritmetikk—Excel har maler og funksjoner for prosjektledelse, regnskap, prognoser og andre faglige oppgaver. Derfor er det også mange bedrifters go-to inventory management app.

Excel har lav inngangsbarriere fordi det er økonomisk. Du trenger bare å kjøpe en lisens for Microsoft Office, og du er i gang. Det er derfor du vil finne alle fra startups til selskaper som bruker det.

Videre er Excel svært allsidig. Du kan tilpasse den i henhold til dine unike krav og legge til makroer, formler og maler. Med Excel er du ikke bare begrenset til kjedelige tall. Du kan lage kraftige grafer og diagrammer i Excel å visuelt presentere og analysere data på et øyeblikk.

6 ulemper med lagerstyring i Excel

Det er ingen tvil om at Excel tilbyr imponerende funksjoner som startups og små bedrifter bruker til å administrere varebeholdningen sin. Når bedrifter vokser, oppstår det imidlertid problemer på grunn av Excels begrensninger som et lagerstyringsverktøy. Her er noen av begrensningene.

1. Tidkrevende prosess og mangel på automatisering

Større virksomheter håndterer mer omfattende varelager, som må dokumenteres manuelt i Excel. Fra å legge inn og oppdatere data til organisering og gjennomgang, Excel-lagerstyring koster et selskap mye manuelt arbeid og tid.

I en ideell verden vil du at Excel skal spørre deg etter at beholdningen din faller til et visst nivå, slik at du kan bestille på nytt. Dessverre er det ikke tilfelle på grunn av mangel på automatisering i Excel.

2. Økt mulighet for menneskelige feil

Et annet problem med manuell datainntasting er muligheten for menneskelige feil. Mens slike feil ofte kan unngås i mindre skala, er menneskelige feil nesten uunngåelige når man håndterer en massiv tilstrømning av data fra flere kilder.

For eksempel kan en feil formel påvirke flere celler, hvis ikke hele regnearket, og føre til feilrapporter. Tilsynelatende harmløse, kan slike feil ofte generere feil resultater som koster et selskap millioner av dollar.

Å finne og fikse disse feilene er et helt nytt ballspill. Hvordan finner du et manglende komma eller desimaltegn i tusenvis av dataceller? Selv om du finner problemet, må det ofte korrigeres på tvers av flere celler, noe som kan ta flere timer.

3. Mangel på sanntidsoppdateringer

Effektiv lagerstyring krever sanntidsdata for rask og nøyaktig beslutningstaking. Det er imidlertid umulig med Excel siden du må oppdatere regnearket manuelt etter hver forsendelse eller solgt produkt. Selv med de mest engasjerte medarbeiderne som er opptatt av tilgjengelige beholdninger og forsyninger, vil Excel-dataene dine ofte ligge ett skritt bak.

På grunn av mangel på sanntidsoppdateringer, må bedrifter ofte ta beslutninger basert på utdaterte data. Dette kan føre til flere problemer, for eksempel overstocking eller understocking.

4. Begrenset samarbeid

Effektivt samarbeid er avgjørende for lagerstyring siden det omhandler data fra flere kilder. Det er få samarbeidsfunksjoner i Excel foruten deling av arbeidsbok, kommentarer og tredjeparts tillegg. Samtidig oppdatering av lagerdata er imidlertid et problem i Excel.

5. Mangel på sikkerhet og datahistorikk

I enhver virksomhet trenger flere interessenter tilgang til bestemte deler av lagerdata. Dette blir problematisk når du arbeider med Excel fordi det ikke tilbyr rollebasert tilgang. En person med tilgang til inventarregnearket kan enten få tilgang til det helt eller ikke i det hele tatt, noe som gjør det vanskelig å beskytte sensitiv bedriftsinformasjon.

Selv om du kan spore endringer i Excel, er det ikke nok for selskaper med større og mer komplekse lagerdatasett. Det er vanskelig å følge med på hvem som har gjort endringer i lagerdataene, hvilke endringer som ble gjort og når de ble gjort.

Et slikt begrenset revisjonsspor gjør det enkelt for alle å endre lagerdata for å skjule uredelige aktiviteter, noe som setter integriteten til lagerdataene på spill.

Hvorfor bytte til programvare for lagerstyring?

Hvis du står overfor problemer mens du administrerer beholdningen din med Excel, er det på tide å gå over til programvare for beholdningsadministrasjon. I motsetning til Excel, er denne programvaren spesielt utviklet for lagerstyring og kombinerer sømløst alle aspekter ved lagerstyring, for eksempel salgskanaler, lagerpåfylling og lager.

Bortsett fra å tilby en one-stop-løsning, lagerstyringsprogramvare som Cin7 og Zoho inventar automatisere prosessen med varsler og varsler. De tilbyr spesialiserte rapporteringsfunksjoner som hjelper til med å forutsi salgstrender og ta beslutninger støttet av sanntids lagerdata.

5 fordeler med programvare for lagerstyring i forhold til Excel

Den nyeste programvaren for lagerstyring gir enorme fordeler i forhold til Excel. Dette gjør at problemene med automatisering og skalerbarhet som Excel-brukere står overfor blir overflødige med programvare for lagerstyring.

La oss se på fordelene med apper for lagerstyring for å se hvordan den overgår Excel.

1. Automatisering sparer tid og ressurser for selskapet

Programvare for lagerstyring automatiserer lagerstyring ved hjelp av RFID-teknologi eller strekkodeskannere. Den automatiserer også ombestilling. Når lagernivåene dine når en viss terskel, genereres innkjøpsordrer automatisk, noe som forhindrer over- eller underlager.

Automatisering av prosessen gjør ting håndterbare, og sparer selskapet for tid og ressurser. Det er et steg opp fra Excel, noe som gjør det mye enklere å skalere virksomheten din ved å strategisk tildele den sparte tiden og ressursene til profittgenererende bestrebelser.

2. Mer pålitelige data

Ved å automatisere de fleste aspekter av lagerstyring, minimerer programvare for lagerstyring sjansene for menneskelige feil. Ikke bare gjør det de innhentede dataene mer pålitelige, men det kutter også ned på tiden og ressursene som ellers brukes på revisjon og retting av feil.

Pålitelige data oversettes til nøyaktige prognoser som er avgjørende for enhver bedrifts vekst. Nøyaktig dataanalyse kan hjelpe bedrifter til å ta velinformerte beslutninger angående ombestilling og ressursallokering, forbedre lønnsomheten og muliggjøre skalerbarhet.

3. Systemintegrasjon blir en lek

Programvare for lagerstyring kan integreres med bedriftens andre avdelinger, for eksempel innkjøp, salg, regnskap osv. En slik sømløs integrasjon sparer bedrifter fra å manuelt samle inn data fra ulike avdelinger og konsolidere dem til en Excel-arbeidsbok.

Skalering innebærer ofte å gjøre forretninger på flere salgsmarkeder samtidig. Med Excel må du opprette og administrere en rekke arbeidsbøker for inventar for forskjellige salgskanaler og strebe etter å holde dem pålitelige og oppdaterte.

En programvare for lagerstyring gjør prosessen enklere ved å integrere alle kanaler. Du trenger ikke å gå gjennom bryet med å administrere slike data i stor skala med programvare for lagerstyring, da den automatisk samler inn data og gir sanntids lagersporing.

4. Enklere prognoser og planlegging

Excel lagerstyring henger etter det som skjer på grunn av dens manuelle inndata. Dette gapet mellom regnearkbeholdningen og lagerbeholdningen blir et betydelig hinder i effektiv prognoser, planlegging og beslutningstaking. Til syvende og sist sliter bedrifter med å møte de stadig økende markedskravene og klarer ikke å konkurrere med selskaper som bruker automatiserte løsninger.

Bruk av programvare for lagerstyring fjerner dette gapet med sanntids lagerdata. Når som helst er du klar over lagernivåene dine på flere lokasjoner, innkjøpsordrer og mer. Prognosering og planlegging blir enklere og mer nøyaktig ved hjelp av tilgjengelige sanntidsdata.

5. Økt datasikkerhet med rollebasert tilgang

I motsetning til Excel, gir lagerstyringsprogramvare rollebasert tilgang. Administratorer kan tildele roller med ulike tillatelser og tilgjengelighetsnivåer.

En varehussjef kan for eksempel ha full tilgang til programvaren med tillatelse til å få tilgang til tilgjengelige data, generere rapporter, legge inn bestillinger og mer. Samtidig kan en dataregistreringsassistent bare få tilgang til dataregistreringsskjermer.

Rollebasert tilgang bidrar til å skape og vedlikeholde et selskapshierarki og forbedrer sikkerheten til sensitiv selskapsinformasjon. Dessuten hjelper det med å spore opp hvilke endringer som ble gjort i systemet, hvem som gjorde dem og når. Dette øker ansvarligheten og minimerer sjansene for personvernbrudd og svindel.

Apper for lagerstyring hjelper til med å skalere virksomheten din

Excel er vanligvis tilstrekkelig for en liten bedrift, spesielt hvis den ikke har penger til å bruke på spesialiserte apper og tjenester. Dette er imidlertid et hinder for skalerbarhet når virksomheten din vokser. Så det vil komme en tid da merkbare problemer oppstår. Når den tiden kommer, er spesialisert lagerstyringsprogramvare en del av løsningen.

Med programvare for lagerstyring kan bedrifter bedre administrere varebeholdningene sine ved å automatisere prosessen, fjerne menneskelige feil og forbedre samarbeidet. Automatisering bør imidlertid ikke begrenses til lagerstyring. Bedrifter bør alltid strebe etter å forbedre effektiviteten og lønnsomheten ved å automatisere ulike aspekter av virksomheten.