Hvis du noen gang har ryddet opp i et skap, vet du hvor enkelt det er å finne tingene dine etterpå. Ikke bare fordi det er mindre å gå gjennom, men fordi du har fjernet alt du ikke lenger bruker eller ikke hører hjemme.
Det samme gjelder for prosjektstyringsverktøyene dine. Du bruker dem for å holde deg på toppen av oppgavene dine, men noen ganger kan det bli kontraproduktivt å sile gjennom dem eller mellom dem.
Når du praktiserer minimalisme med tingene dine, er du bare omgitt av dine mest verdifulle og favoritteiendeler. Så hvorfor bør du ta en minimalistisk tilnærming til prosjektstyringsverktøyene dine? Les videre for å finne ut.
Se for deg dette: Du og kollegene dine bruker ClickUp til å administrere den kreative arbeidsflyten din, Asana til å sende prosjektforespørsler og Notion for alt annet. Mens du vet hvor du skal finne eller plassere alt, må du bla mellom verktøyene for å komme dit. Så er det de gangene en oppgave faller i mellom. Du kan egentlig ikke plassere den i noen av programvarene, så du velger en og må minne deg selv på hvor den er.
Ved å holde deg til én programvare for alle prosjektene dine sparer du tid. Tenk på hvor ofte du logger inn eller ut eller flytter mellom flere. For ikke å snakke om å bla gjennom for bare å finne ut at informasjonen du trenger er et annet sted.
Ved første øyekast tror du kanskje at en enkelt programvare ikke vil håndtere alle behovene dine, men de som Notion, ClickUp og monday.com er svært tilpassbare. Det første steget inn komme i gang med prosjektledelsesprogramvare bestemmer hvordan du vil bruke den. Derfra kan du kombinere planlegging og kreativitet for å skissere dine arbeidsflyter og prosjekttavler.
Du og teamet ditt klarer det. Du lister nøye opp hver oppgave og sørger for å inkludere detaljer. Men du klikker ofte på feil oppgave, og sidene dine er så lange at du blir utålmodig mens du blar.
Hvis du synes at prosjektbrettene dine er for lange eller rotete, er det en enkel løsning. Enten alle er ansvarlige for sine egne oppgaver eller du utpeker noen til å rydde opp i ting, vil du sikre at du holder deg på toppen av vedlikeholdet. Dette betyr:
- Arkivering av utførte oppgaver.
- Sletting av dupliserte oppgaver.
- Liste bare opp relevant informasjon.
- Holder seg til gjeldende varer.
- Sørge for at data og notater er oppdatert.
Ved regelmessig å gå gjennom og rydde opp, vil det være en lek å finne det du trenger.
3. Færre funksjoner betyr færre elementer å administrere
Til unngå funksjonstrøtthet når du bruker prosjektstyringsprogramvare, er det viktig å ha en sterk forståelse av hva du vil gjøre med det – i stedet for å la klokkene og fløytene til et program gjøre det for deg. En widget eller integrasjon som virker nyttig nå, kan ganske enkelt bli et ekstra trinn i prosessen din.
Å se på hvordan du allerede tildeler og administrerer oppgaver, vil hjelpe deg med å finne ut hvilke funksjoner som er mest nyttige og hvilke som bare er støy. Du kan finne det nyttig nok å bruke de grunnleggende funksjonene som programvarens lister, kommunikasjonsverktøy og påminnelser.
Ved å holde seg til bare de mest nyttige funksjonene, vil oppsettet til tavlen eller arbeidsflyten også være renere og enklere å navigere.
Mindre betyr mer produktivitet og fokus
Ved å ta en minimalistisk tilnærming til prosjektstyringsverktøyene dine vil du spare tid på å finne det du trenger, og du vil ha den mest relevante og oppdaterte informasjonen foran deg. I tillegg kan du se hvor du og tiden din er på et øyeblikk.
Dette betyr å begrense antall verktøy du bruker, holde et ryddig tavle med oppdatert informasjon og bare holde deg til funksjoner som er til nytte for deg.