Nye ideer for arbeidsuken har dukket opp etter hvert som flere bedrifter prøver å bekjempe arbeidernes utbrenthet. For eksempel er et sosialt eksperiment å endre en 40-timers, fem-dagers arbeidsuke til en 32-timers, fire-dagers arbeidsuke.

Selv om noen bekymrer seg for at å redusere antall arbeidstimer vil redusere produktiviteten, er det ikke nødvendigvis sant. I følge rapportering fra BBC, viste en fireårig utprøving av den 32-timers arbeidsuken at "produktiviteten forble den samme eller forbedret på de fleste arbeidsplasser."

Hvis arbeidsplassen din vurderer å bytte til en 32-timers arbeidsuke, følg disse fem trinnene for å maksimere produktiviteten.

1. Organiser oppgaver

For å sikre at viktige oppgaver er en topp prioritet, liste opp oppgavene dine for den dagen (eller uken, hvis du ønsker å planlegge på forhånd). Når du ser på listen, sorterer du hver oppgave i tre kategorier: Høy prioritet, Middels prioritet, og Lav prioritet.

Oppgaver med høy prioritet er avgjørende for virksomheten din som må gjøres raskt. Oppgaver med middels prioritet bør fullføres umiddelbart, men kan bli litt forsinket. Til slutt, lavprioriterte oppgaver er de som må fullføres, men ikke med en gang.

Hvis du er usikker på hvordan du skal klassifisere oppgavene dine, prøv tre-strekker-systemet for å prioritere oppgavelisten din.

Når du viser og sorterer oppgavene dine, bruk en app for samarbeidsnotater som Microsoft OneNote eller Google Keep slik at hele teamet ditt vet hvilket arbeid de bør prioritere. En notatapp vil også tillate teammedlemmene dine å gi tilbakemelding på listen over prioriteringer, slik at du kan sørge for at det essensielle arbeidet er fullført først.

2. Del kalendere

Fortsett samarbeidet du startet med å organisere oppgaver ved å la teamet ditt dele kalenderne sine. De fleste kalenderapper, som Microsoft Outlook og Google Kalender, lar deg dele timeplanen din med andre brukere.

Bevissthet om alles timeplan er nøkkelen til å opprettholde et produktivt miljø. Ved å dele kalenderen din med teamet ditt, kan alle holde styr på viktige teammøter og sikre at de ikke forstyrrer medarbeidere i perioder med sperret tid.

Det blir også lettere å kutte ut unødvendige møter. Å kjenne alles timeplan vil tillate deg å finne ut et tidspunkt for alle å møtes i stedet for å ha flere engangsmøter. Den vil også la deg se om møteemner gjentas.

3. Bruk timerapper (og lytt til dem)

Med arbeidsuken redusert med 20 %, blir hvert minutt av dagen en mer verdifull ressurs. For å optimalisere tiden din, må du lage en tidsplan for deg selv og holde deg til den. Blokker tid i kalenderen din for hver oppgave du må fullføre og for møter og pauser (fordi du må ta tilstrekkelige og gjenopprettende pauser å være på ditt beste).

Når du har laget tidsplanen, setter du en tidtaker for hver oppgave. Noen populære timer-apper inkluderer Pomofokus og Toggl. Uansett hvilken app du velger, sørg for å lytte til den. Når tidtakeren forteller deg å stoppe, bør du stoppe og gå til neste oppgave, selv om du ikke har fullført den.

For å bekjempe uferdig arbeid, legg alltid til en catch-up-blokk i timeplanen din. En catch-up-blokk er en bestemt mengde tid du gir deg selv til å fortsette å jobbe med oppgaver du ikke rakk å fullføre. Hvis du legger til en, kan du holde deg på sporet for å fullføre alt arbeidet ditt.

4. Bruk et skylagringssystem

Deling av dokumenter er viktig for enhver bedrift. Heldigvis er dagene med papirlagringssystemer, som begrenset tilgjengeligheten, for lengst forbi. Men i et 32-timers arbeidsmiljø vil ikke et hvilket som helst digitalt lagringssystem duge.

Sørg for at teamet ditt deler dokumenter i et skydelingsmiljø, for eksempel OneDrive eller Google Disk. Når du er vert for dokumenter i et lokalt miljø, er tilgangen begrenset, noe som bremser arbeidsflyten. Skylagringssystemer lar alle få tilgang til nødvendig materiale, og forhindrer fartshumper i arbeidsdagen.

Skylagringssystemer lar også alle spore arbeidsfremdriften, noe som hjelper prosjektarbeid på tvers av samarbeid. For å gjøre skylagringssystemet ditt tilgjengelig, organiser og rydde opp i skylagringen din fra tid til annen. På denne måten vil du og teammedlemmene dine ikke kaste bort tid på å sortere utdaterte mapper og filer for å finne det du trenger.

5. Spor dagen din på et regneark

I tillegg til å sperre av tid på kalenderen, kan du registrere dine daglige oppgaver på et regneark ved å bruke et program som Microsoft Excel eller Google Sheets. Registrer hver oppgave og hvor lang tid jobben tok deg.

Når du registrerer tiden for en oppgave, ikke bare legg ned det du har sperret av i kalenderen din. I stedet, hvis du trenger mer tid til å fullføre en oppgave, skriv det ned. Å vite den totale tiden du bruker på en oppgave er avgjørende for å finne ut hvordan du kan optimalisere dagen din.

Etter en uke med sporing av tiden du har brukt på de daglige oppgavene dine, kan du se hvordan tiden din var fordelt på listen over oppgaver du måtte fullføre. Studer listen og spør deg selv hva den sier. Hvor tilbringer du mesteparten av tiden din? Hvilke oppgaver tar lengre tid enn forventet? Hvor kan du kutte ned på tidsbruken?

Denne sporingen og avhørene vil tillate deg å forstå bedre hvordan tiden din blir brukt i løpet av dagen. Når du vet hvor tiden din blir brukt, kan du finne ut hva som kan kuttes, delegeres og trenger mer oppmerksomhet.

Maksimer din 32-timers arbeidsuke

For å maksimere produktiviteten i løpet av din 32-timers arbeidsuke, husk å organisere oppgavene dine, dele kalenderne dine, bruke timer-apper, bruke skylagring og spore dagen din. Disse fem trinnene er mindre endringer i arbeidsdagen din som vil påvirke arbeidsuken din betydelig.

Det er viktig å huske at å miste åtte timer i uken ikke betyr at du må miste noe av arbeidsresultatet. Tvert imot, endring til fire-dagers arbeidsuke kan motivere teamet ditt til å jobbe hardere.

Produktivitet handler ikke alltid om tiden du har; det handler om hvordan du bruker den tiden.