Etter hvert som flere organisasjoner omfavner fjernarbeid, trenger de alle ressursene de kan samle for å ha produktive virtuelle møter. Til tross for de mange virtuelle møteprogramvarene på markedet, har noen forretningsteam ennå ikke funnet de rette.
Microsoft Teams skaper like konkurransevilkår for arbeidslag som kan engasjere seg og samarbeide praktisk talt uten å tømme banken. Les med mens vi diskuterer hvordan du kan øke produktiviteten din med systemet.
1. Planlegg møtet nøyaktig
Planlegging er det første trinnet for å ha et møte på Microsoft Teams. Selv om du kan starte et møte når som helst, hvis du vil at andre skal bli med deg, må du informere dem på forhånd.
Når du setter opp et møte på Microsoft Teams, bør du vurdere deltakernes tidssoner. Hvis du er vert, kan du planlegge et møte med tidssonen din, og den vil automatisk gjenspeile deltakernes tidssoner på dashbordene deres.
For å øke oppmøtet til møtet ditt, planlegg det på et tidspunkt som passer de fleste deltakere, om ikke alle. Planlegging av et møte på rart tidspunkt kan hindre teammedlemmene dine i å dukke opp. Selv om de møter opp, vil de kanskje ikke delta optimalt hvis timingen er av.
2. Velg en moderator
Det faktum at du er vert for et møte på Microsoft Teams betyr ikke at du må være moderator for møtet. En av måter å holde et eksternt teammøte på er å utnevne en moderator, spesielt hvis du har for mye arbeid på hendene allerede.
Gi moderatoren din ansvaret for å drive møtets agenda og engasjere deltakerne effektivt. Moderatoren bør følge nøye med på deltakernes oppførsel og sørge for at ingen er til sjenanse under møtet. Gi moderatoren tilstrekkelig tilgang og kontroll til møteinnstillingene, slik at de kan starte kommandoer når det er nødvendig.
3. Optimaliser nettopplevelsen
Nettmøter er mest produktive i de riktige innstillingene. Før du starter et møte, finn et passende sted og sittestilling. Sørg for at kameraet på datamaskinen din er i god stand for god bildekvalitet. Det samme gjelder lyd. Sørg for en mikrofon med god lydkvalitet. Test kameraet og mikrofonen før møtet starter for å unngå ubehagelige overraskelser.
Mens de fleste verter foretrekker å sitte komfortabelt og formidle budskapet sitt med en elegant skildring, foretrekker andre å komme i kontakt med deltakere på en stand. Microsoft Teams tilbyr flere tilpassede bakgrunner for å forskjønne nettområdet ditt.
4. Ta notater
Å ta notater er en av måtene å drive et produktivt virtuelt møte på. Når du behandler mye informasjon, er det en tendens til å gå glipp av noen viktige detaljer. Siden det bare er så mye hjernen din kan beholde, risikerer du å miste viktig informasjon hvis du ikke tar notater. Det er derfor det er viktig å ta notater under møter.
Du trenger ikke penn og papir for å ta notater når du har et møte på Microsoft Teams. Verktøyet tilbyr en notisblokk der du kan skrive og lagre informasjon fra et møte. Du kan alltid gå tilbake til notatene dine for å hente nøkkelagenda for møtet.
5. Demp ikke-talende deltakere
Støy hindrer produktiviteten på arbeidsplassen. Hvis du ikke napper det i knoppen, kan det også hindre det virtuelle møtet ditt. Selv når du prøver å være på et rolig sted for møtet, kan det hende at andre deltakere ikke gjør det samme. Microsoft Teams hjelper deg med å bli kvitt støy med mute-funksjonen.
Som vert for et møte kan du dempe ikke bare deg selv, men også andre deltakere i møtet på Microsoft Teams. Regelen er å dempe ikke-talende deltakere til enhver tid. Å gjøre dette skaper ryddighet og innredning. Andre deltakere vil forstå budskapet som en talende deltaker sender videre.
6. Bruk chattevinduet for vektlegging
Virtuelle møter må være engasjerende for å holde deltakerne interessert. Folk blir lett lei av lange samtaler, så du må også bruke chattevinduet i Microsoft Teams for å holde oppmerksomheten deres.
Som vert kan du opprette et chattevindu der du og de andre deltakerne kan legge inn relevante kommentarer om møtet. Det er et godt sted å skrive nøkkelinformasjon som deltakerne bør være oppmerksomme på. Moderatoren kan også be deltakerne om å slippe spørsmål de måtte ha i chattevinduet, slik at alle kan forstå spørsmålene tydelig.
7. Ta opp møtet
En feil virtuelle møteverter gjør er å ikke holde oversikt over alle aktiviteter. Når de trenger å referere tilbake til et emne, kan de ikke. Microsoft Teams har gjort opptaksprosessen enkel ved å introdusere en opptaksfunksjon for å forstå hver minste detalj raskt.
Å lage referanser er en del av en læringsprosess, og det er svært fordelaktig å holde oversikt over hver nettsamling. Når du tar opp møtet ditt på Microsoft Teams, har du konkrete bevis på møtedetaljene.
8. Gjør bakgrunnen din uskarp
Akkurat som et støyende miljø kan føre til at noen andre går glipp av meldingen som en høyttaler passerer i et nettmøte, kan en støyende bakgrunn også forårsake distraksjoner. For eksempel kan et vakkert maleri hos en deltaker distrahere deg fra det de sier. Du kan til og med glemme tankegangen din.
Microsoft Teams lar deltakerne gjøre bakgrunnen uskarp, slik at de kan fokusere på seg selv og det de diskuterer. Med denne funksjonen trenger du ikke å bekymre deg for å ha den perfekte bakgrunnen for møtet ditt.
9. Bruk tavlefunksjonen
Mange brukere bruker ikke tavlefunksjonen på Microsoft Teams maksimalt. Det er et nettbasert lerret for å fange meldingene og ideene dine i handling.
Microsoft Teams-tavlen kommer godt med når du trenger å forklare komplekse ideer til teammedlemmene dine under et møte. Den tilbyr ulike skisseelementer for å hjelpe deg å uttrykke tankene dine tydelig.
10. Aktiver skjermdeling
Noen ganger er det ikke nok å forklare ideer og konsepter til team i et virtuelt møte. Du må vise dem informasjonen slik den er på datamaskinen din. Microsoft Teams gjør dette mulig med sin skjermdelingsfunksjon.
Du får muligheten til å øke deltakernes engasjementsnivå i ditt nettmøte med Microsoft Teams når du aktiverer skjermdeling. Den lar deg vise andre hva du snakker om og nøyaktig hvordan det er på systemet ditt.
Gjør dine virtuelle møter verdt med Microsoft Teams
Virtuelle møter har kommet for å bli. Arbeidsteam gjør store fremskritt i å samhandle med hverandre fra sine avsidesliggende steder. Men for at det skal skje, må du være bevisst på å få mest mulig ut av møtene dine ved å utnytte de mange funksjonene i Microsoft Teams.
Hvis du skal være vertskap for folk på et møte, gjør det verdt det ved å optimalisere opplevelsen. Skap rom for alle til å bidra og dele ideer. Når teammedlemmene dine ser verdien i møtene dine, vil de være ivrige etter å bli med når du planlegger et møte.