Fildelingsteknologi gjør det enkelt å dele data med hvem som helst, uavhengig av hvor de befinner seg. Selv om dette er en lettelse for arbeidslag, gir det nettangripere en sjanse til å slå til.
Hvis du ikke beskytter de delte filene dine mot uautorisert tilgang, beklager vi å si at nettkriminelle vil gjerne enten stjele eller avsløre dem. Du vil vel ikke at det skal skje?
Så her vil vi liste opp de beste fildelingspraksisene for å sikre dataene dine.
1. Bruk en integrert fildelingsprogramvare
Å ta i bruk en integrert fildelingsløsning eller programvare er en av de beste måtene å sikre filene dine mot nettangripere. Fildelingsløsningene er satt opp slik at brukere kun kan dele filer i programvaren, ikke eksternt.
Bruk av et integrert fildelingssystem forhindrer sending av filer til feil mottaker, da hver bruker som er medlem av teamet har en dedikert brukerkonto.
Den eneste ulempen er at de fleste av disse er betalt programvare. De gratis tilbyr begrenset lagring og bruk til interesserte brukere, som inkluderer Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, iCloud Drive og mer.
2. Unngå å dele filer via e-post
Bortsett fra å miste filer som ikke kommer til mottakerens innboks, er e-postsvindel stadig mer utbredt.
Ett sted hackere søker etter sensitiv brukers informasjon er i offerets e-post. Med de fleste som har svake e-postpassord, er daglig hacking av e-post nesten uanstrengt for nettkriminelle. I tillegg angriper de sine uvitende ofre gjennom e-postfisking, og fronter infiserte lenker som filer. Brukere går i fellene når de klikker på lenkene eller laster ned filene.
For å forhindre at organisasjonen din blir sårbar for denne svindelen, oppfordre de ansatte til ikke å sende eller motta filer via e-post. I stedet bør de implementere bruk av fildelingsprogramvare som bare interne teammedlemmer har tilgang til.
3. Bruk en sikker tilkobling for å dele filer
En nettverkstilkobling kan opprinnelig involvere to eller flere parter, men inntrengere kan infiltrere nettverket. Så det er viktig å ta det i betraktning og sikre nettverket ditt med kryptering.
En sikker tilkobling krypterer én eller flere sikkerhetsprotokoller, noe som gjør det vanskelig for folk å få tilgang til den. Når et nettverk er ukryptert, blir det utsatt for alle som vet hvordan man enkelt kan kapre og true.
Når ingen sterke barrierer krypterer et nettverk, kan nettkriminelle trenge inn i det og hente sensitiv informasjon som påloggingsinformasjon, økonomiske poster, passord og annet privat informasjon.
4. Ta i bruk sikre skytjenester
Sikre skytjenester tilbyr et ekstra lag med datasikkerhet. De har bedre fleksibilitet, tilgjengelighet og kapasitet sammenlignet med konvensjonelle databehandlings- og lagringsmetoder. Cloud computing erstatter også raskt tradisjonell databehandling som en hjørnestein for mange bedrifter i dag.
De fleste skytjenesteleverandører opprettholder aktivt integriteten til serverne sine ved å følge standard sikkerhetspraksis. Disse tredjepartsleverandørene har ansvaret for å administrere skytjenesteinfrastrukturen samt sikkerheten og ansvarligheten til dataressurser.
5. Implementer arkivfilformat
Arkivfilformatet handler om å stable en eller flere filer og metadata. Du kan kombinere flere datafiler til én enkelt arkivfil for enkel tilgjengelighet og lagring. Den lar deg også komprimere filer for å ta opp mindre lagringsplass.
Lagring av dataene dine i arkivformatet beskytter slike data mot lekkasje eller eksponering. Med flere filer i en arkivfil, vil det være vanskelig for en svindler å identifisere en bestemt fil raskt.
6. Generer sterke passord
Svake passord er det viktigste middelet nettkriminelle bruker for å få tilgang til ofrenes kontoer eller nettverk. De gjør dette enten ved å gjette passord eller ved å knekke passord gjennom en brutalt styrkeangrep.
Generering av sterke passord bør være en del av cybersikkerhetskulturen din. Du må lære teammedlemmene dine om viktigheten og nytten av å bruke et sterkt og sikkert passord. I stedet for å bruke tall, fødselsdato eller hendelser, bør de velge en passordfrase.
Å huske tonnevis av passord kan være slitsomt og føre til passordtretthet. Gjør det enklere for teamet ditt ved å ta i bruk et effektivt passordadministrasjonsverktøy for å ivareta passordbehovene deres.
7. Begrens bruken av USB-er
For å beskytte sensitive data og arbeidsfiler generelt, forby bruk av USB-er i nettverket ditt. Og det er fordi det er enkelt å overføre informasjon, filer og data i et sveip med USB- eller flash-stasjoner.
En annen grunn til at du bør forby USB-er i organisasjonen din, er for å forhindre overføring av virus eller korrupte filer til nettverket ditt. Du har ingen anelse om hvor disse enhetene har vært og hva de har avtalt. Bruk av en virusinfisert USB kan ødelegge dataene dine fullstendig uten mulighet for datarekonstruksjon.
8. Velg et brukervennlig fildelingssystem
Selv om det kan virke som en god idé å bruke den nyeste teknologien eller programvaren for å dele filer i organisasjonen din, bør du ikke bytte det for enkelhets skyld. Et sofistikert fildelingssystem er til ingen nytte hvis du og teamet ditt ikke kan bruke det uten hjelp, veiledning eller opplæring.
Hvis fildelingssystemet er vanskelig å bruke, er det en tendens til at dataene dine kan gå tapt i det, og du vil ikke kunne gjenopprette det. Det er også mulighet for ved et uhell å sende sensitiv informasjon til feil personer når du prøver å navigere gjennom systemet.
9. Bruk troverdige VPN-er mens du deler filer
Med Virtual Private Network (VPN) teknologi, kan brukere sende og motta innhold gjennom delte eller åpne internettforbindelser akkurat som om enhetene deres var koblet til et privat nettverk. Dette er til fordel for regionale kontorer eller eksterne ansatte som trenger ekstern tilgang til data og filer fra et sentralt hovedkontorsystem eller database.
Det er utbredte, troverdige VPN-er som ExpressVPN, CyberGhost, Torguard VPN, NordVPN og mange flere. I tillegg, hvis du bruker en fildelingsløsning eller -tjeneste som DropBox, trenger du ikke kjøpe en ekstern VPN-tjeneste da de tilbyr en alternativ VPN-tjeneste. Dette gjør det kostnadseffektivt.
En annen enkel, men svært effektiv sikkerhetspraksis for fildeling er å alltid dobbeltsjekke lenker før du klikker på dem. Så enkelt som dette kan virke, kan det føre til enorme konsekvenser for tap av data.
Dyrk forretningsetiketten for å utdanne dine kolleger og ansatte om hvor viktig denne enkle forretningsaktiviteten er. Å betale en nærmere inspeksjon av lenker før du klikker på dem forhindrer nettverkskaping og hacking. Ofte maskerer hackere lenker med tvilsomme lenker som umiddelbart kan ta kontroll over bedriftsfilene dine eller til og med pålogginger.
Forhindre cyberangrep med sikker fildelingspraksis
Fildeling er uunngåelig for samarbeid. Så lenge to eller flere jobber sammen, må de dele filer, spesielt når de er på forskjellige steder. Det er imidlertid deres ansvar å sikre filene deres.
Å dyrke sikker fildelingspraksis er en sikker måte å unngå å bli offer for de overivrige nettkriminelle som venter på den minste mulighet til å angripe.