Selv om produktivitetsapper er designet for å gjøre deg i stand til å jobbe mer effektivt, virker det noen ganger som om de gjør det motsatte. Det er fordi det er én ting å ha eksepsjonelle produktivitetsverktøy til disposisjon. Men det er en annen ting å bruke dem på en måte som gjør deg mer produktiv.
Alt kommer ned til hvordan du bruker dem. Denne artikkelen dekker tips for å hjelpe deg med å maksimere produktivitetsverktøyene dine.
Det første trinnet for å bruke produktivitetsverktøyene dine mer effektivt er å innse at de ikke kan gjøre mye selvstendig. Selv om nesten alle produktivitetsapper på markedet lover å "gjøre" livet ditt enklere, er sannheten at de bare kan gjøre så mye. Noen kan skryte av unike funksjoner og muligheter med potensial til å hjelpe deg med å gjøre mer på kortere tid, men de er til syvende og sist bare muliggjørere.
For å maksimere fordelene med produktivitetsverktøyene dine, må du være tydelig på målene dine og ha ferdighetene og systemene til å støtte dem. Dette ligner på en fotograf som har det beste og mest funksjonsrike kameraet, men fortsatt ikke kan ta flotte bilder. Å vite dette og redusere forventningene dine til hva produktivitetsverktøyene dine kan hjelpe deg med å oppnå, er et flott utgangspunkt.
Du trenger systemer og prosesser som støtter produktivitetsverktøyene dine for å bruke dem effektivt. Disse er produktivitetspilarer som holder alt sammen og lar deg få mest mulig ut av appene dine. Uten dem vil du hele tiden jage den nyeste produktivitetsappen som lover verden, men du kommer aldri noen vei.
For eksempel er det meningsløst å skrive ned alle oppgavene dine i en oppgaveliste-app hvis du ikke har et system for å takle dem. En grunn til dette er at hver oppgave har ulik grad av haster og viktighet, og du har bare en begrenset mengde tid og energi hver dag. Så i dette tilfellet trenger du en prioriteringssystem, som Eisenhower Matrix, for å hjelpe deg med å finne ut hvilke oppgaver du skal gjøre først, og sikre at du gjør fremgang på de tingene som betyr mest.
I andre tilfeller kan det hende du trenger et system som hjelper deg å opprettholde fokus og begrense distraksjoner eller kontekstbytte. Task batching er et passende produktivitetssystem som kan hjelpe med dette. Det innebærer å gruppere lignende oppgaver sammen og jobbe med dem etter hverandre for å minimere distraksjoner og maksimere fokuset ditt.
Alt i alt er målet å finne eller sette opp systemer som støtter produktivitetsverktøyene dine og hjelper deg med å oppnå de ønskede resultatene.
Med det omfattende utvalget av produktivitetsverktøy tilgjengelig for hånden, kan det være utfordrende å velge den rette for jobben eller fristende å bruke flere alternativer samtidig for det samme oppgave. Men oftere enn ikke kan det å bruke ulike produktivitetsverktøy for det samme føre til forvirring og faktisk gjøre deg mindre produktiv. Så det er viktig at du nøye velger det riktige produktivitetsverktøyet, et som vil fungere best for deg basert på dine behov, mål og omstendigheter.
For å gjøre dette, start med å evaluere behovene dine og den spesifikke oppgaven du prøver å oppnå. Derfra kan du undersøke, sammenligne forskjellige alternativer og prøve dem ut (hvis mulig) for å se hvilken som fungerer best for deg. Du må kanskje eksperimentere med noen få verktøy før du finner den perfekte passformen, men det vil være verdt det til slutt.
Når du har funnet det riktige verktøyet, unngå fristelsen til å hele tiden lete etter den nyeste appen med skinnende nye funksjoner. Sjansen er stor for at du ikke trenger å legge til flere produktivitetsverktøy for samme oppgave, fordi det du allerede har dekker alle dine behov. Så du kan holde deg til dine nåværende verktøy og fokusere på å bruke dem mer effektivt.
Nå må du lære inn og ut av din nåværende produktivitetsverktøykasse. Dette er viktig hvis du ønsker å få mest mulig ut av dem og oppnå de ønskede resultatene. Siden deres endelige formål er å spare tid, vil det å kjenne hver eneste krok og krok av verktøyene dine hjelpe deg med å bruke dem mer effektivt og få mer gjort på kortere tid.
For eksempel, hvis du er en Slapp bruker som lærer de mest avanserte funksjonene vil lette arbeidsflyten din, spar tid og gjør kommunikasjonen med teamet ditt mer effektivt. Videre kan du også slå opp Slack-arbeidsområdet ditt ved å legge til noen integrasjoner.
Det samme gjelder for Gmail-brukere. Å lære det meste nyttige hurtigtaster vil hjelpe deg å gå raskere gjennom innboksen din, slik at du sparer tid til andre viktige oppgaver. Generelt sett vil det å ta deg tid til å lære hvordan du bruker verktøyene dine mer effektivt lønne seg i det lange løp ved å øke produktiviteten.
Vi har allerede fastslått at du i de fleste tilfeller ikke trenger flere apper for samme oppgave. På en typisk arbeidsplass vil du imidlertid trenge ulike løsninger for kommunikasjon, oppgavehåndtering, skylagring og mer. Dette betyr at du vil kaste bort dyrebar tid på å bytte mellom apper konstant og risikerer å miste viktig informasjon.
For å unngå dette må du integrere produktivitetsverktøyene dine for å få dem til å fungere sømløst sammen. Heldigvis tilbyr de fleste populære produktivitetsverktøyene integrering med et omfattende utvalg apper, slik at du enkelt kan koble til de du bruker og effektivisere arbeidsflyten din. Du kan også bruke Zapier-integrasjoner for å automatisere arbeidsflyten for oppgavebehandling.
Alternativt, når du leter etter de riktige verktøyene for dine behov, kan du velge en arbeidsplasspakke som inneholder alt du trenger på ett sted. For eksempel, Notion er et alt-i-ett-arbeidsområde som kombinerer flere funksjoner, inkludert oppgavebehandling, notattaking og dokumentsamarbeid på samme plattform.
6. Tilpass varslene dine
Sist, men like viktig, må du administrere varslene dine nøye for å unngå distraksjoner og fokusere på arbeidet ditt. Som standard er de fleste apper satt opp til å sende varsler for alt, noe som fort kan bli overveldende og gjøre det vanskelig å konsentrere seg.
Først må du finne ut hvilke varsler som er viktige for deg og hvor ofte du vil motta dem. Deretter kan du gå inn i appens innstillinger og finjustere varslingspreferansene dine for å matche dine behov. Andre ganger, når du jobber med en kjedelig oppgave som krever dypt fokus, kan du deaktivere alle varsler for å holde fokus.
Produktivitetsverktøy kan hjelpe deg å oppnå mer på kortere tid, men bare hvis du bruker dem på riktig måte. Med så mange tilgjengelige alternativer på markedet, er det lett å bli fanget av det skinnende nye app-syndromet og miste oversikten over dine behov og mål.
Nøkkelen er å være strategisk når det gjelder produktivitetsverktøysettet og kun bruke verktøyene som passer dine spesifikke behov. Tipsene vi har delt ovenfor vil hjelpe deg å gjøre det og ta produktiviteten til neste nivå.
