Å drive et distribuert team kan være utfordrende. Hvordan sikrer du samarbeid når du har teammedlemmer plassert i forskjellige tidssoner? Og har alle ressursene de trenger for å jobbe produktivt og nå teamets mål?
Selv om det er mye å tenke på når du administrerer en ekstern arbeidsstyrke, kan mange utfordringer løses når du bruker monday.coms prosjektstyringssystem for å holde kontakten. Men siden dette er en plattform med utallige alternativer, hjelper det å kjenne til noen få beste fremgangsmåter, slik at det eksterne teamet ditt vil trives uansett hvor de er basert. Her er åtte av de beste.
1. Administrere teamplanen din
Eksterne ansatte kan være basert på ulike tidssoner, noe som gjør det vanskelig å spore hvem som er online og til hvilke tider. Selv for de som er basert lokalt, betyr skjønnheten ved fjernarbeid at teammedlemmene dine kanskje foretrekker å logge på når de føler seg mest produktive. Noen kan være natteravner, mens andre kan stå opp tidlig og begynne å jobbe før solen står opp.
I stedet for å stole på tidssonekalkulatorer eller prøve å holde styr på alles tidsplaner i hodet ditt, bruk mandag å kartlegge det hele i svart-hvitt. Bruk oppdateringsdelen av ukeplanen din for å notere fravær eller be om skiftskift.
2. Bruk en firmakatalog
Avhengig av størrelsen på organisasjonen din, kan du ha hundrevis eller til og med tusenvis av ansatte som jobber på tvers av lokasjoner. Sett opp en bedriftskatalog for å holde kontakt med alle og samarbeid på monday.com.
Du vil legge til teammedlemmer i henhold til deres rolle, og deretter legge til en kolonne for å vise deres profilbilde, kontaktinformasjon og lokal tidssone. Enda bedre, klikk deg frem til kartvisningen for å se deres globale plassering.
3. Organisering av møter
Eksterne videomøter kan være avgjørende for teamcatch-ups, men det kan være vanskelig å koordinere disse når teammedlemmer er i forskjellige tidssoner. Det er også viktig at disse ansikt-til-ansikt-interaksjonene ikke hindrer produktiviteten.
Bruk monday.com til å lage et møtebord, med linjeelementer for å beskrive møtets tema. For å få ting til å gå knirkefritt, last opp møteagendaen på forhånd og tilordne handlinger til bestemte teammedlemmer. Slik vet alle hva som skal diskuteres og kan forberede egne ord og dokumentasjon på forhånd.
Legg til et sammendrag av møtets høydepunkter etter at møtet er avsluttet, slik at alle er oppdatert på hva som ble diskutert, inkludert handlingspunkter etter behov. Og hvis noen ikke klarte det? Monday.com integreres med Zoom, slik at du kan legge til et opptak av møtet som teamet ditt kan følge med senere.
4. Sette opp et teamressursbibliotek
Eksterne ansatte trenger tilgang til delte ressurser, for eksempel retningslinjer for bedriftens merkevarebygging, maler og onboarding-dokumenter for ansatte. Men det kan være tidkrevende å gå gjennom en delt stasjon eller mapper på mapper med e-poster for å finne det riktige dokumentet.
Sett i stedet opp et ressursbibliotek i Monday.com, og legg til alle relevante filer og lenker på ett sentralt sted. Du kan også legge til kommentarer til hvert dokument, slik at teammedlemmer kan stille spørsmål eller gi tilbakemelding uten å måtte søke etter den rette personen å kontakte.
5. Spor lagmål
Å opprettholde åpenhet er nøkkelen til å drive et vellykket eksternt team. Når alle kan se hvordan teamet presterer og hva som fortsatt må oppnås, kan de holde fokus og motivere.
Bruk monday.coms målsporingsfunksjon for å sette mål og nøkkelresultater (OKR) for teamet ditt. Bruk widgets som batteriskjermen eller diagrammer, slik at alle kan se hvor nær du er å nå målene dine.
6. Bruker automatisering
Monday.com tilbyr en rekke funksjoner for å automatisere oppgaver og holde teamet ditt tilkoblet, selv når du ikke er på kontoret. Automatiseringer gjør det enkelt å maksimere effektiviteten uten å forstyrre arbeidsflyten. De kan settes opp til å gjøre ting som å sende påminnelser, oppdatere statuser og tildele oppgaver.
Du kan for eksempel opprette en automatisering som sender en melding til et teammedlem når de har blitt tildelt en oppgave. Eller du kan sette opp en automatisering for å oppdatere statusen til en oppgave når noen kommenterer den. Få mest mulig ut av plattformens evne til å tilpasse automatiseringer, slik at du kan fullføre handlinger som flytte elementer inn i en egen arbeidsflyt eller utløse et spesielt varsel for teamet ditt med bare ett klikk.
For å sette opp en monday.com-automatisering, velg en utløser, for eksempel en statusendring eller en person som blir tildelt et element. Triggerne dine trenger en betingelse tilordnet den, og deretter velger du et handlingspunkt, for eksempel å varsle en Slack-kanal eller sende en e-post.
7. Bruke teammaler
Forenkle måten teammedlemmene jobber på, ved å lage en serie teammaler for oppgaver de utfører regelmessig. For eksempel, hvis teamet ditt holder ukentlige statusmøter, kan du lage en møtemal med agenda og møteformat. På denne måten kan teammedlemmene bare fylle ut de relevante detaljene hver uke, uten å måtte starte fra bunnen av.
Du kan også lage maler for introduksjon av nye teammedlemmer, prosjektplaner og markedsføringskampanjer.
8. Hurtigsøkefunksjoner
Produktivitet er alt i fjernarbeid. Det er lett å bli overbelastet av selve kommunikasjons- og samarbeidsverktøyene som var ment å forenkle rollene våre. For å spare tonnevis av tid hver dag, venn deg til å bruke følgende funksjoner:
- Raskt søk: bruk CTRL/CMD + K for å få tilgang til hurtigsøk og umiddelbart dykke inn i nylig brukte tavler.
- Batch Velg: herfra kan du ta tak i flere gjenstander ved å bruke Batch Select-funksjonen på brettet ditt. Klikk på handlingsboksen til venstre for ethvert element, og hold deretter inne SKIFTE for å klikke en annen boks på et eget element.
Ved å dra nytte av mandagens funksjoner som maler, automatisering og hurtigsøk, kan du strømlinjeforme teamets arbeidsflyt og øke produktiviteten.
Hvis du ikke er solgt på å bruke mandag, er andre prosjektstyringsverktøy som Asana og Trello også verdt å se på. Det viktigste er å finne et verktøy som fungerer for deg og teamet ditt. Med det riktige systemet på plass kan du administrere det eksterne teamet ditt, uansett hvor de er i verden.
