Nøkkelen til vellykket samarbeid er kommunikasjon. Ikke bare sørge for at du kommuniserer nok, men også sørge for at du ikke overdriver det.
Du har sannsynligvis vært der. Du føler at du har svart på et spørsmål flere ganger, eller det er mer enn én samtale på gang om det samme prosjektet. På den andre enden kan det hende du synes det er distraherende å motta de samme meldingene ved repetisjon.
Hvis du vil lære hvordan du kan unngå overkommunikasjon, les videre. Her lærer du hvordan du bruker mindre tid på å kommunisere – og mer tid på å jobbe – med ClickUp.
Slik reduserer du e-poster ved å bruke ClickUp-oppgaver
For å delegere eller dele oppdrag, trenger du ikke lage den perfekte e-posten. Du trenger heller ikke å finkjemme en tråd med svar med folk som er CC’et inn og ut. Alt du trenger er utmerket programvare for prosjektstyring.
Det er mange tidsbesparende fordeler ved å bruke programvare for prosjektstyring. En av de beste fordelene ved å bruke Klikk opp er det vil bidra til å redusere antall e-poster du sender og mottar angående oppgaver eller oppgaver.
Det er fordi du gir kollegene dine en detaljert oversikt over viktig informasjon fra starten. Ikke bare dem, men alle med tilgang til oppgaven.
Det kan være hele avdelingen din, hele bedriften din, eller til og med et lite team som takler prosjekter sammen. Det betyr imidlertid ikke at alle vil motta varsler.
Du kan raskt bringe de nødvendige kollegaene inn i løkken ved å legge dem til som en overvåker ved å bruke øyeikonet i oppgavekortet. I motsetning til CC'er noen i en e-post, som en overvåker, vil de automatisk motta alle oppdateringer fremover. I tillegg vil de se eldre informasjon selv om du legger dem til i oppgaven senere.
Den største fordelen med å bruke oppgaver i ClickUp er at når noen først ser på oppgaven, kan de se den grunnleggende informasjonen med en gang. Det er også mindre sannsynlig at du går glipp av å legge til detaljer selv fordi hver oppgave du lager i utgangspunktet starter med en mal som består av kolonnene i listen din.
Hvordan redusere e-postene ytterligere ved å bruke ClickUp-oppgavebeskrivelser
I tillegg til å inkludere oppgavenavn, forfallsdato, prioritet og andre elementer du vanligvis vil inkludere, tilbyr ClickUp en rekke områder for samarbeid. Det mest bemerkelsesverdige for å erstatte prosjektforespørsels-e-poster er beskrivelsesfeltet som finnes i oppgavekort.
Beskrivelsesfeltet er akkurat slik det høres ut, men det tilbyr mer enn bare et sted å feste tekst. Her kan du legge til unike prosjektdetaljer som ellers ikke ville passet inn i kolonner og kle dem opp ved hjelp av kommandoer.
Når du bruker denne plassen, blir viktig informasjon heller ikke begravet i en kollegas innboks eller en superlang tråd fordi den blir liggende – selv når du redigerer eller legger til den. Dessuten tilbyr dette feltet en versjonshistorikk som lar deg gå tilbake til tidligere utgaver av beskrivelsen hvis du trenger det.
Hvordan bruke mindre tid på møter ved å bruke ClickUp
ClickUp tilbyr en rekke nyttige visninger for å hjelpe deg med å organisere prosjektene dine og samarbeide med andre. Et av disse synspunktene er Chat.
Ved å legge til en Chat-visning på listen din, kan du og kollegene dine kommunisere om prosjektdetaljer i sanntid. I tillegg vil alle vite hvor de skal henvise til tråden senere hvis de trenger en oppfriskning.
I ClickUps chat kan du nevne andre for å sende dem et varsel, eller alle som bruker @watchers. Hvis du nevner en oppgave, kan du opprette en direkte lenke til den. Du kan også få mer dybde ved å bruke kommandoer, skjermopptak eller legge til filer.
En nyttig funksjon i Chat-visningen er å gi andre til å kommentere. Hvis noen har et spørsmål eller en kommentar som en kollega kan svare på, kan du gjøre vedkommende oppmerksom på det – eller tilordne det til deg selv som en påminnelse til senere.
I likhet med Slack kan du svare i en tråd hvis du ønsker å holde ting ryddig og organisert. Med denne variasjonen av funksjoner kan du bruke Chat-visningen til å erstatte prosjektspesifikke møter eller daglige standup-møter. En annen fordel med å ha denne messengeren tilgjengelig rett i prosjektområdet ditt, er at det vil bidra til å minimere ikke-relatert skravling.
Hvordan effektivisere kommunikasjon i ClickUp
Det er mange måter du kan kommunisere med kollegene dine på. Du kan gjøre det via messenger, tekstmelding, e-post, en rask samtale eller et kort besøk. Senere, når du trenger en oppfriskning, kan du prøve å huske hvilken app du pleide å snakke med eller hvor du skrev det ned.
ClickUps kommentarseksjon hjelper til med å eliminere behovet for å bla gjennom flere apper og medier fordi alt er der i én programvare. Hvis du har et spørsmål om en spesifikk oppgave, kan du stille det rett på det respektive kortet.
I likhet med Chat-visningen kan du nevne andre personer, nevne oppgaver, tilordne personer til kommentarer og bruke kommandoer, skjermopptak eller legge til filer for å forklare. I tillegg kan du opprette nye dokumenter i kommentarer der du og kollegene dine kan samarbeide.
Hvordan raskt samarbeide i ClickUp-dokumenter
Å samarbeide i ClickUp-dokumenter fungerer omtrent som Google Docs. Du kan holde dem private eller invitere kollegene dine til å bidra til siden.
Her kan du jobbe på siden ved å bruke kommandoer for å legge til tekst og elementer. Du kan også kommentere frem og tilbake med kollegene dine hvis du ikke vil gjøre endringer på en gang.
Mens du jobber, kan du se kollegaens markør og redigeringer i sanntid. Hvis du vil forsikre deg om at de ser noe, kan du gjøre oppmerksom på spesifikke linjer i rommet for å stille spørsmål eller formidle ideer.
I tillegg, når du og kollegaen din er klare, kan du eksportere den som en PDF hvis du vil dele den utenfor ClickUp.
Bruk mindre tid på å gå frem og tilbake med ClickUp
Takket være de mange kommunikasjonsverktøyene, vil ClickUp hjelpe deg med å redusere frem og tilbake av prosjektsamarbeid og delegering. Du vil også oppdage at du bruker langt mindre tid på å bla mellom apper og grave gjennom samtaler for å finne informasjonen du trenger.
Enten du leter etter en rask måte å kommunisere med hele teamet ditt på prosjekter, eller spesifikke personer på oppgaver, er det stedet å være. Hvis overkommunikasjon har stoppet fremgangen din, hvorfor ikke prøve det?
