7 måter å overvinne e-postavhengigheten din og øke produktiviteten

E-postinnboksen din er en av de mest lumske tidssugere i hverdagen din. Selv når du vet at du ikke har mottatt noen meldinger (fordi du nettopp sjekket), kan du ikke motstå trangen til å oppdatere og se om noe nytt har kommet inn.

Selv om denne tvangsmessige vanen med å sjekke innboksen virker ufarlig og til og med nødvendig til tider, er den som all annen avhengighet; det kan påvirke ditt velvære og produktivitet negativt. Denne artikkelen vil gi noen tips for å hjelpe deg å rømme fra innboksen din.

1. Batch e-postaktiviteten din

Snarere enn å la deg selv bli offer for sireneanropet i e-postinnboksen din og til slutt en tankeløs bla gjennom meldingene dine, ta tilbake kontrollen over fokus og tid ved å samle e-postaktiviteten din.

Oppgavefordeling er en praktisk og effektiv tidsstyringsteknikk som du kan bruke til omtrent alle oppgaver, inkludert å sjekke, lese og svare på e-poster. Den grunnleggende ideen er å planlegge bestemte tidsblokker for lignende aktiviteter, i dette tilfellet alt relatert til e-post. Så, i stedet for å sjekke innboksen med noen få minutter (eller timer, hvis du er heldig), vil du sette et par ganger, ideelt sett en eller to ganger, i løpet av dagen for å sjekke og svare på meldinger.

Denne tilnærmingen lar deg holde fokus på dagens viktige oppgaver og hjelper deg med å bli mer bevisst med e-postbruken din. Hvis du trenger litt hjelp med å komme i gang, prøv å bruke en e-postapp som Boomerang. Dette verktøyet har flere funksjoner for å forenkle e-postopplevelsen din, men den mest relevante for denne diskusjonen er Pause for innboks, som lar deg sette innkommende meldinger på pause og planlegge når du vil at de skal leveres til innboksen din.

2. Avslutt abonnement på unødvendige e-poster

Ikke alle e-postpinger er like. Faktisk er de fleste av dem bare støy som bare tjener til å distrahere deg fra viktigere meldinger og gjøre ditt beste arbeid.

En måte å temme e-postavhengigheten på er å redusere antallet e-poster du mottar i utgangspunktet ved å melde deg av unødvendige e-postlister.

Trenger du virkelig å motta oppdateringer fra det nyhetsbrevet du abonnerte på for mange år siden? Eller, hva med de reklame-e-postene fra selskaper du ikke en gang husker at du har registrert deg for?

Hvis du ikke husker hvorfor du mottar en e-post, er sjansen stor for at den ikke tjener deg, så trykk avbryt abonnementet og rydde opp i innboksen for å redusere overbelastning av e-post. Du kan bruke verktøy som Rull ut. Meg hvis du trenger hjelp til å melde deg ut av flere e-postlister samtidig.

3. Unngå å sjekke innboksen først om morgenen

Siden du sannsynligvis bruker telefonen din som vekkerklokke, er det altfor lett å rulle over og umiddelbart sjekke e-posten din om morgenen. Men å sjekke e-postboksen din før du legger deg eller først om morgenen er en smarttelefonvane som ødelegger produktiviteten din og strømmer inn i e-postavhengigheten din.

Morgenritualer setter tonen for hele dagen, så i stedet for å starte morgenen i reaktiv modus med sjekke og svare på meldinger, angi intensjonen for dagen ved å gjøre ting som nærer din velvære. Lag en produktiv morgenrutine som gir deg mulighet til å starte dagen på dine premisser.

4. Deaktiver varsler og varslingsmerker

Når vi snakker om å være i reaktiv modus, er e-postvarsler og varslingsmerker en sikker måte å gjøre det på kondisjon hjernen din til hele tiden å lete etter nye meldinger, i likhet med Pavlovs hunder som spytter til lyden av en bjelle.

Disse varslene er laget for å fange oppmerksomheten din og utløse et Pavlovsk svar med tvangskontroll. Selv om du ikke kan kontrollere når folk sender deg e-poster, kan du kontrollere hvordan enhetene dine varsler deg om nye meldinger. Når det er sagt, ta deg tid til å tilpasse e-postvarslene dine slik at de passer best til dine behov og redde fornuften din.

5. Organiser innboksen din ved å bruke etiketter

Å organisere e-postinnboksen din kan hjelpe deg med å ta kontroll over e-posten din, i stedet for å la den kontrollere deg. Av gruppering av lignende e-poster ved hjelp av etiketter, kan du enkelt finne meldingene du trenger uten å bla gjennom en uendelig liste over meldinger.

Dette systemet gjør det også enklere å triage e-postene dine, slik at du raskt kan skanne og slette uviktige meldinger. Ved å bruke farger på Gmail-etikettene dine blir det også enklere å visuelt separere ulike typer meldinger på et øyeblikk.

Du kan dempe e-postavhengigheten din ved å bruke andre kommunikasjonsverktøy, spesielt hvis du jobber på en ekstern arbeidsplass som vanligvis er avhengig av virtuell kommunikasjon.

For eksempel er Slack et utmerket verktøy for sanntidsmeldinger og samarbeid med teamet ditt, mens apper som Twist omfavner asynkron kommunikasjon, og gir deg friheten til å svare på meldinger på egenhånd tid.

Imidlertid kan du kanskje ikke unnslippe e-post helt, siden det fortsatt har sine egne unike fordeler. Men du kan utnytte apper som Spike for å forbedre e-postopplevelsen og produktiviteten. Dette verktøyet lar deg konsolidere alle meldingene dine fra ulike e-postkontoer på ett sted, samt sortere, søke og planlegge meldinger.

7. Ta en pause

I de mest alvorlige tilfellene av e-postavhengighet må du kanskje gå helt bort fra innboksen og ta en pause fra e-post. Dette kan være utfordrende hvis du er avhengig av e-post for arbeid, men det kan være nødvendig for å hjelpe deg med å bryte avhengigheten.

Men hvis du ikke kan gå helt bort fra e-post, kan du fjerne den fra alle dine personlige enheter og bare sjekke den fra arbeidsutstedte enheter. Dette lar deg trekke en klar linje mellom jobb og privatliv og flykte fra "alltid-på" forventninger til den moderne arbeidsplassen.

Bryt e-postavhengigheten din for å forbedre velvære og produktivitet

Vi lever i en tid hvor kommunikasjonen er øyeblikkelig, konstant og alltid tilgjengelig for fingertuppene. Selv om dette kan være en god ting med måte, kan det også føre til e-postavhengighet og alle de negative effektene som følger med det.

Ideelt sett bør e-postinnboksen din tjene som et middel til et mer produktivt mål, snarere enn en konstant kilde til stress. Så hvis du tilbringer mesteparten av tiden din i innboksen din, er det på tide å ta et skritt tilbake, revurdere forholdet ditt med e-post og gjøre noen endringer. Bruk tipsene og appene ovenfor for å hjelpe deg med å bryte e-postavhengigheten din og ta tilbake kontrollen over dagen.

6 tips for å få folk til å åpne og lese e-postene dine

Les Neste

Om forfatteren