De 7 beste tipsene om slakk etikette for eksterne lag

Slack har flere funksjoner som har gjort den til den foretrukne meldingsappen på den moderne arbeidsplassen, inkludert tredjepartsintegrasjoner, støtte for rike medier og tilpasningsmuligheter, for å nevne noen.

Imidlertid kommer alt ned på hvordan du bruker Slack. Ved riktig bruk kan Slack være et uvurderlig verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Misbruk det, og det blir forbannelsen av din eksistens. I denne artikkelen vil vi dekke noen Slack-etikettetips for å hjelpe til med å øke teamets produktivitet.

1. Svar i tråden

Tråder er en fin måte å holde relaterte meldinger sammen og unngå å rote opp hovedkanalen. Dette er effektivt når du har mange mennesker i en kanal som deltar i flere diskusjoner som fort kan bli vanskelig å følge.

Når du svarer i en tråd, vises meldingen nestet under den opprinnelige meldingen, noe som gjør det lettere for teammedlemmene dine å følge den spesifikke samtalen.

Du trenger bare å klikke på "Svar i tråden”-ikonet øverst til høyre i meldingen du vil svare på.

2. Få poenget ditt over i én melding

Tenk på at hver gang du sender en direkte melding til kollegene dine, mottar de et varsel, som kan være forstyrrende. Å separere tankene dine i forskjellige meldinger fører til flere varsler og resulterer i kontekstbytte og redusert produktivitet.

For eksempel å sende "hei" etterfulgt av "hva skjer?" så betyr "håper du har det bra" din eksterne kollega får tre muligheter til å bli distrahert fra arbeidet mens de venter på at du skal skrive ut ditt beskjed.

En bedre måte å gjøre dette på er å skrive inn poenget ditt i en direktemelding og sende alt på en gang. Prøv å være kortfattet i meldingene dine for å unngå forvirring eller utvekslinger frem og tilbake. Du kan bruke punkttegn og tall for å organisere meldingen din hvis den er for lang.

På denne måten mottar kollegaen din ett varsel og kan svare på én gang, i stedet for å måtte stoppe det de gjør flere ganger for å svare på meldingene dine.

3. Vær oppmerksom på tidssoner

Arbeide produktivt med et team spredt over forskjellige tidssoner kan være vanskelig. Når det gjelder meldinger, må du være oppmerksom på når folk er tilgjengelige for å unngå å forstyrre dem når de er fri.

Generelt sett, prøv å unngå å sende meldinger til folk utenfor arbeidstiden med mindre det er nødvendig. Heldigvis kan du tilpasse varslingsplanen din på Slack.

For å angi varslingsplanen din, klikk på profilbildet ditt øverst til høyre i Slack-grensesnittet, og velg deretter Preferanser > Varsler. Derfra kan du velge timene du vil motta varsler og til og med sette opp "Ikke forstyrr" timer.

I tillegg til dette kan du også planlegge meldinger som skal sendes senere (i arbeidstiden til din kollega). Dette er en mer praktisk måte å sende meldinger til en ekstern kollega som ikke er tilgjengelig. Etter å ha skrevet inn meldingsfeltet, klikk på pilikonet ved siden av Send-knapp og velg når du vil at meldingen skal sendes.

4. Gi kanaler passende navn og legg til beskrivelser

Å navngi kanaler og legge til beskrivelser bidrar til å holde ting organisert og gjør det lettere for folk å finne den rette kanalen for deres behov. Å legge til en beskrivelse er spesielt nyttig i større organisasjoner med flere kanaler med lignende navn.

For å navngi eller legge til en beskrivelse til en kanal, klikk på kanalnavnet og velg "Få kanaldetaljer." Når du har gjort dette, er det viktig at alle bruker hver kanal til det tiltenkte formålet for å unngå forvirring. Du bør for eksempel bruke kunngjøringskanalen din til ting som firmaoppdateringer, i stedet for å bruke den til vannkjøler chat.

5. Fest viktige meldinger i kanaler

Å feste meldinger er en fin måte å holde viktig informasjon på toppen av en kanal. Dette er spesielt nyttig hvis kollegene dine trenger å referere til en tidligere melding i kanaler med høy trafikk, hvor nye meldinger raskt kan presse eldre meldinger.

For å oppnå dette, klikk på ikon med tre prikker ved siden av meldingen og velg "Fest til kanal." Du kan også legge til et bokmerke for lenker du vil lagre for senere eller tror andre i kanalen kan være nyttige. Alt du trenger å gjøre er å klikke på "Legg til et bokmerke" øverst til venstre på kanalen.

6. Bruk @channel og @here på passende måte

De @kanal og @her omtaler er flotte for å få folks oppmerksomhet, men du bør bruke dem med måte. Hver gang du bruker "@”-symbol, varsler det enkelte personer, som fort kan bli irriterende og distraherende hvis de brukes for mye. Dessuten kan det også miste effektiviteten hvis folk blir immune mot det.

Derfor er det viktig å bruke disse omtalene klokt og bare når det er nødvendig.

Noter det @kanal vil varsle alle i kanalen (inkludert personer som ikke er aktive på det tidspunktet), mens @her vil kun varsle personer som er aktive i Slack.

Når det er sagt, kan du bruke @kanal når du trenger å sikre at alle ser budskapet ditt, for eksempel en kritisk kunngjøring for hele selskapet. På den annen side kan du bruke @her når du trenger å få rask tilbakemelding på noe som ikke nødvendigvis krever alles oppmerksomhet.

7. Ikke bruk Slack for prosjektledelse

Mens Slack er en funksjonsrik plattform som lar deg gjøre mange ting, er det imidlertid å foretrekke å bruke dedikerte prosjektstyringsverktøy for å administrere oppgavene dine.

Slack er et effektivt verktøy for intern kommunikasjon, men det finnes bedre alternativer for å administrere prosjektene dine. Å bruke Slack til å administrere prosjektene dine kan fort bli overveldende og utfordrende å holde styr på.

Asana og Trello er gode alternativer som tilbyr flere funksjoner og funksjonalitet for prosjektledelse. Dessuten integreres de sømløst med Slack.

Opprette et produktivt og samarbeidende arbeidsområde ved å bruke Slack

Noen ganger kan det å anta uuttalte eller uskrevne regler føre til problemer nedover. Ved å ta deg tid til å etablere noen Slack beste praksis fra starten, kan du spare deg selv for mye hodepine senere.

Tipsene ovenfor kan være en grunnlinje som du kan utnytte for å skreddersy Slack-etiketten din for organisasjonen din og få mest mulig ut av dette kraftige kommunikasjonsverktøyet.

De 8 beste Slack Team Building-ideene for eksterne team

Les Neste

Om forfatteren