Hva er en SOW (Statement of Work) i prosjektledelse?

Statement of Work (SOW) dokumenter er ekstremt detaljerte og bindende kontrakter som spesifiserer alle detaljene i et prosjekt, inkludert hierarkier av rapportering, tidslinjer, budsjetter, leveranser, avhengigheter, ressurser og andre vilkår og betingelser avtalt av alle interessenter. Det er en komplett prosjektplan som legger grunnlaget for arbeidsprosessen til prosjektet fra start til slutt.

Et SOW-dokument er avgjørende for å starte arbeidet med ethvert prosjekt for effektiv prosjektledelse. Det er en tydelig skrevet prosjektledelsesplan som beskriver de minste aspektene av prosjektet for å bringe alle interessenter på samme side.

Erklæring om arbeid i prosjektledelse

Å administrere et prosjekt begynner med et godt konstruert SOW-dokument. En omfattende SOW-avtale definerer hvert eneste aspekt av prosjektet i klare termer for alle involverte parter. Den beskriver omfanget av arbeidet, inkludert daglige oppgaver, forfallsdatoer, styringsprosessen, kvalitetssikring og leveranser, sammen med passende fasiliteter, ressurser, utstyr, opplæring og budsjett som kreves for å lage prosjektet gjennomførbart.

Et formelt SOW-dokument er spesielt nyttig når du arbeider med eksterne ressurser eller outsourcer prosjekter til leverandører eller tredjeparter. Den fungerer som en juridisk bindende kontrakt som trer i bruk i tilfelle tvister som oppstår på grunn av manglende levering, økonomiske avgifter, avvik i det leverte sluttproduktet, manglende forfallsdatoer, etc.

Arbeidsomfang vs. Arbeidserklæring

Scope of Work sikrer at alle interessenter er på samme side angående leveransene av prosjektet. Den tar for seg en kort oversikt over prosjektet, oppgavelisten, en detaljert beskrivelse av tjenester, medlemmer eller team som er ansvarlige for oppgaver og tjenester, forfallsdatoer, forventede resultater og leveranser.

På den annen side omfatter arbeidserklæringen arbeidsomfanget pluss andre aspekter ved prosjektledelse som budsjettallokering, finansiering, ressurser, utstyrsforsyning, opplæring, betalingsbehandling, resultatstyring og så videre.

Hva er en SOW-avtale i programvareutvikling?

Et SOW-dokument (Statement of Work) er spesielt nyttig når du skal administrere prosjekter innen programvareutvikling, da det regulerer tjenesten avtaler mellom to eller flere team, mellom utviklere og leverandører, eller mellom IT-firmaer som samarbeider om å bygge en programvare produkt. Selv om det ikke er laget som et juridisk dokument, kan det ha juridiske konsekvenser når det ikke overholdes.

En tydelig skrevet SOW-mal i prosjektledelse for programvareutvikling inkluderer eksplisitte beskrivelser for følgende avgjørende punkter:

1. Prosjektets omfang

Inkluderer en introduksjon, en kort oversikt og tips om årsakene og målene for prosjektet, prosessene som er involvert, sluttmålet og hva som skal til for å komme dit.

2. Plassering av prosjektet

Hvor vil leverandørene, entreprenørene, lederne, utviklerne og andre interessenter jobbe fra? Kontor, fjerntliggende eller utenlandske steder?

3. Daglig arbeidsflyt

Denne delen beskriver listen over oppgaver, forfallsdatoer for oppgavene, ansvarlige team og medlemmer, rapporteringsstruktur og oppgaveresultater.

4. Prosjektplan eller tidslinje

Dato for prosjektstart, oppgavefrist, store milepæler og datoer for prosjektavslutning.

5. Leveranser

Denne delen definerer hva som skal leveres, når og hvordan.

6. Kvalitetssikring

Denne delen omhandler kvalitetstesting, tilbakemeldingssløyfer og andre standardprosedyrer for å opprettholde integriteten til leveransene.

7. Ressurser

En liste over alle fasiliteter, utstyr, avhengigheter, teknisk kunnskap, verktøy for prosjektledelse, og andre ressurser som opplæring, oppkvalifisering, etc., som kreves for å sikre vellykket gjennomføring av prosjektet.

8. Økonomi

Denne delen omhandler budsjettet som er tildelt prosjektet, betalingsplan, tjenester og varekjøp, fakturering og andre økonomiske aspekter ved prosjektet.

9. Diverse

Ting som ikke er dekket i de åtte delene ovenfor, som reiseutgifter, betaling for kortsiktige eksterne tjenester, sikkerhetsspørsmål, konfidensialitetsklausuler, etc., dekkes vanligvis under separate overskrifter dedikert til emner.

10. Suksess

Denne delen tar for seg hva som utgjør en vellykket gjennomføring av prosjektet. Den nevner standarden for akseptable leveranser innenfor den avtalte tidslinjen, med det tildelte budsjettet, og alle andre aspekter, så det er ingen forvirring eller kommunikasjonsgap mellom det som forventes og det som er levert.

11. Lukking

Den avsluttende delen omhandler fullføringsprosedyrene for prosjektet og lister opp alt papirarbeid, produktutgivelser og annet utstyr for å avslutte partnerskapet.

Eksempelmaler for arbeidserklæring

Her er en rask liste over nedlastbare maler for forskjellige typer SOW-er.

• Software Development Statement of Work mal av Bedre forslag, gratis å redigere og laste ned ved registrering.
• Regjeringens generelle tjenesteadministrasjon SOW-mal for programvareapplikasjoner og nettbaserte tjenester i PDF.
• En grunnleggende SOW-mal av PandaDoc, gratis å redigere og laste ned ved registrering.
• Standard Project Management SOW-mal i MS Word-format av Smart Sheet.
• Enkel SOW-mal i MS Word-format av Smart Sheet.

SOW Document Generation online portaler og apper

Hvis du er i bransjen med å utvikle og administrere prosjekter eller bygge programvareprodukter og -tjenester, vil du ofte ha behov for klart sammensatte SOW-dokumenter. Selv om du enkelt kan planlegge et prosjekt ved å bruke verktøy som Dropbox Paper, det hjelper ikke deg å skrive et grundig SOW-dokument. I stedet for å skrive en fra bunnen av for hvert prosjekt, kan du stole på nettbaserte portaler som spesialiserer seg på å generere forslagsdokumenter, Scope of Work-dokumenter og SOW-avtaler.

Bedre kjent som digitale kontraktsapper, tilbyr disse portalene alt fra ferdiglagde programvarekontrakter og juridiske dokumenter til verktøy for å administrere et prosjekt, forhandle vilkårene, tilpasse dokumenter i henhold til prosjektkrav, og måle fremdriften til programvareutviklingsprosjektet ditt. Her er en kortliste over slike digitale apper som kan hjelpe deg med SOW-avtalene dine.

• PandaDoc– Opprett, godkjenn, spor og signer dokumenter digitalt på nettet.
• DocuSign— Automatisert SOW-avtalegenerering, kontraktslivssyklusadministrasjon, forhandlinger, analyser og elektroniske signaturer.
• Concord– Signer og administrer kontrakter på en enkel måte, inkludert utforming av dokumenter, godkjenninger, forhandlinger, e-signaturer, søk og lagring, og frister og rapporteringsfasiliteter.
• Juro– Ett verktøy for å opprette, godkjenne, e-signere og administrere kontrakter.
• fredløs—Teamkontraktledelse med fokus på brukervennlighet.

Oppgrader din arbeidserklæring

Enten du er en frilans programvareutvikler, medlem av et team av utviklere eller et programvarefirma som ansetter leverandører, er det gitt at du må skrive eller signere et SOW-dokument før eller siden.

Du kan bruke de gratis nedlastbare malene som er oppført ovenfor, eller outsource denne prosessen til programvaretjenester som gjør prosessen enklere og også gir gratis Scope of Work-maler.

Malene for det beste arbeidsomfanget du kan laste ned gratis

Les Neste

Om forfatteren