Hvordan forstå Excel-formler trinn for trinn

Å forstå formlene kan være utfordrende til tider når dataarkene våre blir komplekse. Heldigvis har Excel flere funksjoner for formelrevisjon som hjelper oss å forstå dem bedre.

I denne artikkelen skal vi undersøke hvordan evalueringsfunksjonen hjelper deg å forstå komplekse formler ved å dele dem ned i trinn, og hvordan andre revisjonsfunksjoner forenkler prosessen.

Hvordan hjelper formelrevisjonsfunksjoner til å forstå formler bedre?

Følgende er noen fordeler ved å bruke revisjonsfunksjoner for å forstå formler bedre:

1. De er nyttige når du evaluerer formler som brukes i forhåndsberegnet ark laget av andre.
2. De gjør det lettere å finne og fjerne feil, både fra formler og celler som utførelsen av formelen avhenger av.

Hvordan fungerer Evaluate Feature?

Her er noen ting du bør huske på når du bruker evalueringsfunksjonen i Excel:

1. Det understreker den delen av formelen som vil bli evaluert i neste trinn.
2. Hver gang du klikker Evaluere, vil evalueringsprosessen gå videre til neste trinn ved å beregne resultatene fra forrige evaluering.
instagram viewer
3. Hvis du vil se hvilke celle(r) funksjonen refererer til i den understrekede delen, klikk Gå inn.
4. Pressing Gå ut tar deg tilbake til evalueringsprosessen.

Det er mulig å stoppe evalueringsprosessen ved å trykke Lukk, men du kan ikke hoppe over noen trinn involvert i evalueringsprosessen.

For en klarere forståelse av dette, la oss bruke det på et datasett.

Slik bruker du Evaluer Formel-funksjonen for å forstå formler trinn for trinn

Som et eksempel kan du vurdere følgende situasjon der bonusberettigelse ble beregnet ved hjelp av Nested-formelen.

For å se hvordan Excel har implementert denne formelen, gå til cellen der formelen er implementert, klikk på Formler fanen, og klikk Vurder formel i båndet.

Fortsett å trykke på Evaluere knappen til evalueringen når det endelige resultatet.

Nedenfor er en liste over alle trinnene som er involvert i prosessen.

Jo mer komplisert formelen er, vil du finne flere trinn i evalueringsprosessen. Hvert trinn utføres imidlertid separat, som vist her.

Men som med enhver formel eller funksjon i Excel, har evalueringsfunksjonen også noen begrensninger. For å lære mer om disse begrensningene, besøk notatdelen av Microsofts støtteside. Hvis noen av disse begrensningene begrenser deg fra å gjøre jobben din, kan du bytte til Excel-alternativer er alltid tilgjengelig.

Andre revisjonsfunksjoner for å forstå formler bedre

Noen få andre revisjonsfunksjoner hjelper bedre med å forstå og analysere formelen i tillegg til evalueringsfunksjonen. Her er noen av dem:

1. Spor presedenser

Trace presedens er en formelrevisjonsfunksjon som tegner piler som indikerer alle cellene som den endelige utgangen til den valgte cellen avhenger av.

For eksemplet vist ovenfor, celle D2-er endelig utgang avhenger av celler B2 og C2. Så snart du velger ønsket celle og klikker på Spor presedenser alternativet, vil Excel tegne piler som refererer til celler B2 og C2.

Derfor, når du arbeider med komplekse datasett med mange formler, kan du raskt sjekke avhengighetene til alle formler og filtrere ut celler for å gjøre endringene du trenger.

2. Spor avhengige

De sporavhengige gjør det motsatte av sporpresedensene i Excel. Den viser deg raskt hvilke formler eller celler som vil bli påvirket hvis du endrer verdiene i de valgte cellene.

Derfor er denne funksjonen også nyttig når du endrer verdier i datasettet ved å spore pilene for å unngå å forstyrre formler som allerede er på plass.

Som vist i eksempelet ovenfor, endre verdiene i cellen C2 vil endre formelutgangen i cellen D2.

Derfor er det nyttig å spore deres avhengige og presedenser for bedre å forstå eller evaluere formler og deres avhengigheter. Når du har analysert formelen, klikker du på Fjern piler for å fjerne sporene.

3. Vis formel

En annen funksjon, vis formel, viser formlene i hver celle i stedet for utdataverdiene. På denne måten, hvis det er mange formler spredt over et regneark, kan du raskt se på hver enkelt for rask forståelse.

4. Feilkontroll

Ved å bruke feilkontroll kan du raskt identifisere typen feil i en formel. Den viser deg den nøyaktige feilen, hvilken type feil det er, og en kort beskrivelse for å hjelpe deg å forstå den bedre. Dermed kan du raskt identifisere feilene og feilsøke dem med bare noen få klikk.

Videre hjelper denne funksjonen med å finne feil i komplekse formler som ellers ville vært vanskelig å finne. I tillegg hjelper det når formler som kjøres på noen celler ikke klarer å generere utdata på andre.

Begrensninger for formelrevisjonsfunksjoner

En av de betydelige begrensningene til alle fire formelrevisjonsfunksjonene er at de bare fungerer på ett enkelt ark. Mens sporavhengige og presedenser viser at formelen avhenger av celler i et annet ark, kan den ikke finne dem slik den kan i samme ark.

Derfor, hvis du vil sjekke avhengigheten av celler i ett ark eller arbeidsbok med verdier i andre ark eller arbeidsbøker, vil de ikke hjelpe mye, og du må finne dem manuelt.

Watch window, en annen revisjonsfunksjon i Excel, lar deg krysssjekke informasjon på tvers av forskjellige ark uten å bytte ark gjentatte ganger. La oss se hvordan det hjelper deg med å forstå formler.

Hvordan bruke Watch Window-funksjonen for å forstå formler bedre

Overvåkningsvinduet fungerer som et lite vindu som inneholder informasjonen du har lagt til og forblir synlig når du bytter ark i samme arbeidsbok. Du kan bruke den til å analysere avhengigheten av formler i ett Excel-ark ved å endre verdier i et annet regneark og observere effekten uten å bytte mellom ark.

La oss bruke det på et datasett for å gjøre poenget klart. Nedenfor kan du se at formelen i celle F3 er avhengig av en celle i ark 2. Ettersom den viser en feil, la oss analysere formelen bedre ved å lage et vaktvindu.

1. Velg celle F3 og klikk på Vaktvindu.
2. Gå til Ark 2.
3. Du kan fikse feilen i ark 2 ved å bruke Feilkontroll trekk.
4. Skriv inn en ny verdi i cellen B4 i ark 2.
5. Truffet Tast inn.

Trinnene ovenfor vil endre dataene i ark 1, som kan vises i Watch Window-boksen uten å bytte til ark 1.

Derfor, mens du analyserer komplekse formler med flere avhengigheter på tvers av flere ark, kan du opprette mange klokkevinduer, endre verdier på tvers av forskjellige ark, og se den resulterende innvirkningen på formlene dine. Derfor forenkler vaktvindusfunksjonen formelanalyse for oss.

Excel-funksjoner hjelper oss å forstå formler bedre, men du bør også organisere regnearkene dine bedre, så de er lettere å navigere.

Bruk formelrevisjonsfunksjoner for å bedre forstå formler

Formelrevisjonsfunksjonene vil være nyttige når du analyserer og forstår formlene i regnearkene dine. Bruk dem når det passer deg for å forenkle håndteringen av regneark.

Excel har mange avanserte funksjoner som forenkler dataadministrasjon, som formelrevisjonsfunksjoner som hjelper deg å forstå formler bedre. Disse inkluderer fuzzy matching, import av statistikk fra nettsteder, fjerning av duplikater, etc.

6 avanserte Microsoft Excel-funksjoner du må kjenne til

Les Neste

Om forfatteren